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FAQs für Drittmittel

Diese FAQs (frequently asked questions) dienen als Hilfestellung für alle mit der Bewirtschaftung von Drittmitteln betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Freien Universität. Wir hoffen, eine möglichst große Themenbreite abgedeckt zu haben.

Einrichtungen zur Forschungsförderung, im Drittmitteljargon auch "Mittelgeber" oder "Zuwender" genannt, sind sowohl auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene angesiedelt.

Fördermöglichkeiten auf nationaler Ebene

Im Folgenden finden Sie Links zu den wichtigsten deutschen Mittelgebern: Förderorganisationen in Deutschland.

Fördermöglichkeiten auf europäischer Ebene

Auf europäischer Ebene steht das Forschungsrahmenprogramm Horizon 2020 der Europäischen Union (2014-2020) als Hauptinstrument zur Forschungsförderung zur Verfügung.

Fördereinrichtungen auf internationaler Ebene

ESF European Science Foundation http://www.esf.org
GIF German-Israeli Foundation for Scientific Research and Development http://www.gif.org.il
NSF National Science Foundation http://www.nsf.gov
JF Japan Foundation http://www.jpf.go.jp
JSPS Japan Society for the Promotion of Science http://www.jsps-bonn.de

Diese Auswahl stellt selbstverständlich nur einen Ausschnitt aus den Möglichkeiten zur Forschungsförderung dar. Weitere Informationen zu Fördereinrichtungen erhalten Sie bei der Forschungsförderung der Freien Universität Berlin.

Da die Richtlinien zur Projektförderung sehr spezifisch auf die Bedürfnisse des jeweiligen Projektes abgestimmt sind und auch abhängig vom jeweiligen Mittelgeber variieren, ist es kaum möglich, hierzu eine allgemeingültige Aussage zu treffen.
Die Fördereinrichtungen stellen Ihnen jedoch viele hinsichtlich der Mittelvergabe relevante Informationen bereits auf den Websites zur Verfügung und stehen auch persönlich beratend zur Seite.

Wichtig ist, dass Sie neben den Hinweisen zur Erstellung eines Förderantrags auch die Richtlinien zur Mittelverwendung beachten.

Des Weiteren können Sie sich mit Ihren Fragen natürlich auch gern an unsere Forschungsförderung und Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung wenden.

Unter Auftragsforschung ist im Allgemeinen das wissenschaftliche Forschen im Auftrag eines privatwirtschaftlichen oder öffentlich-rechtlichen Mittelgebers (=Auftraggeber) zu verstehen. Das Ziel des Auftrages wird hierbei vom Auftraggeber vorgegeben, und die Rechte an den Forschungsresultaten sind in den meisten Fällen dem Auftraggeber vorbehalten. Die Auftragsinhalte werden in einem Forschungs- und Entwicklungsvertrag festgelegt, der zwischen dem Auftraggeber und der Freien Universität Berlin geschlossen wird. Auftragsforschung ist in der Regel vollkosten- und umsatzsteuerpflichtig.

Forschungsförderung kann sowohl durch nationale und internationale Fördereinrichtungen (s.o.) als auch durch die Privatwirtschaft und ebenfalls als Auftragsforschung bzw. als Forschungskooperation erfolgen. In der Regel ist Forschungsförderung projektgebunden und muss als solche beantragt werden. Ausnahmen hiervon sind Spenden und Preise. In jedem Fall werden Zuwendungen von der Freien Universität Berlin verwaltet und müssen daher bei der Abteilung Forschung angezeigt werden. Nähere Informationen finden Sie hier.

Da die Freie Universität Berlin bei dem Großteil von Forschungsvorhaben Antragstellerin bzw. Vertragspartnerin des Zuwendungsvertrages ist, ist die Hochschule automatisch auch Zuwendungsempfängerin. Diese Forschungsgelder werden auch FU-Zuwendung genannt. Abweichend hiervon gibt es Forschungsgelder, die personengebunden an Wissenschaftler/innen vergeben werden (z.B. Sachbeihilfen der DFG, Preise o.ä.). In diesem Fall ist die/der betreffende Wissenschaftler/in auch die/der Vertragspartner/in des Zuwendungsvertrages und entscheidet allein über die Verwendung der Mittel. Es handelt sich um eine so genannte persönliche Zuwendung. Die Freie Universität Berlin leistet hierbei Verwaltungshilfe, d.h. ist für die Einrichtung des Drittmittelfonds zuständig und steht in administrativen Fragen zu den Bereichen Personal und Haushalt zur Verfügung.

  1. Grundsätzlich ist jedes in der Forschung tätige Hochschulmitglied im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit berechtigt, aus Drittmitteln finanzierte Forschungsvorhaben durchzuführen (siehe hierzu § 40 BerlHG bzw. § 25 HRG).
  2. Informationen zu Forschungsprogrammen/Projektförderung erhalten Sie z.B. bei den oben genannten Fördereinrichtungen, über die regelmäßigen Ausschreibungen zur Forschungsförderung im Internet und beim Team Forschungsförderung und -information.
  3. Die Freie Universität Berlin muss über die geplante Einwerbung von Forschungsgeldern informiert werden - im Besonderen die Hochschulleitung, die Fachbereichs- bzw. Institutsleitung sowie die Abteilung Forschung. Im Idealfall geschieht dies vor der Beantragung, spätestens jedoch vor Annahme eines Forschungsprojektes. Hierfür verwenden Sie bitte den Anzeigebogen für Drittmittelprojekte. Lassen Sie sich zunächst von Ihrer Instituts- bzw. Fachbereichsleitung die Durchführbarkeit des Forschungsprojektes bestätigen (Punkt E des Anzeigebogens) und leiten Sie den Anzeigebogen dann an das Team Forschungsförderung weiter.
  4. Sollte die Freie Universität Berlin Vertragspartnerin des Zuwendungsvertrages, also auch Antragstellerin und Mittelempfängerin sein, ist die Unterschrift der Hochschulleitung bzw. der -verwaltung auf dem Projektantrag erforderlich. Bitte planen Sie daher im Hinblick auf den Beginn des Forschungsprojektes einen zeitlichen Spielraum ein. Dies gilt ebenfalls für Forschungs- und Entwicklungsverträge und Forschungskooperationen. Ferner ist eine dreifache Ausfertigung des Antrages im Original erforderlich, die Sie direkt an Ihre/n Ansprechpartner/in im Team Forschungsförderung senden.
  5. Im Falle einer persönlichen Zuwendung wird der Originalantrag von dem/der Wissenschaftler/in direkt an den Mittelgeber geschickt.
  6. Wenn der Mittelgeber einen Gemeinkostenanteil (Overhead) vorsieht bzw. ermöglicht, müssen Sie diesen zum Projektbudget hinzufügen. Dieser Gemeinkostenanteil fließt zentral an die FU Berlin, Sie erhalten für Ihr Projekt zusätzlich zum Projektbudget von der FU Berlin die sogenannte "Ergänzungsausstattung".
  7. Bei der Kalkulation von Personalkosten ist zu beachten, dass es abhängig vom Mittelgeber spezifische Personalkostensätze gibt. Die beantragten Personalkosten müssen das Arbeitgeberbrutto (also alle Zahlungen inklusive des Arbeitgeberanteils an Kranken- und Sozialversicherungen) umfassen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Personalkostenkalkulation an das Team Forschungsförderung.

Die Antragsphase eines Forschungsprojektes wird mit der Bewilligung bzw. Ablehnung durch den Mittelgeber beendet. Im Falle einer Bewilligung erhält die Freie Universität Berlin bzw. das antragstellende Hochschulmitglied (=der/die Projektleiter/in) einen Zuwendungs-/Bewilligungsbescheid.

Im Zuwendungsvertrag (der zwischen dem Mittelgeber und der Freien Universität Berlin als Forschungseinrichtung oder direkt mit einem Wissenschaftler bzw. einer Wissenschaftlerin der Freien Universität Berlin geschlossen wird) werden alle Details bezüglich eines beantragten Forschungsprojektes (Beginn, Dauer, Umfang, Zielsetzung, Höhe der bewilligten Mittel, Einstellung von Personal etc.) festgelegt.

Zuwendungsverträge, die im Auftrag der Freien Universität Berlin geschlossen werden, müssen vom Beauftragten des Haushaltes (der Kanzlerin / dem Kanzler) bzw. den von diesen befugten Personen unterzeichnet werden.

Ferner sollten Sie prüfen, ob die Höhe der im Zuwendungsvertrag mitgeteilten Finanzierung mit der beantragten übereinstimmt (insbesondere auch die im Einzelnen beantragten Budgets für Sachmittel, Personal, Reisen, Investitionen o. ä.). Sollte(n) die bewilligte(n) Summe(n) die beantragte(n) deutlich unterschreiten, ist zu prüfen, ob das Forschungsprojekt im Hinblick auf das Ergebnis dennoch durchführbar ist. Im Zweifelsfall muss die Zuwendung abgelehnt werden. In besonderen Fällen besteht die Möglichkeit der Zusatzfinanzierung nach den Richtlinien der Forschungskommission.

Bitte wenden Sie sich in diesen Fragen entweder an das Team Forschungsförderung.

Sobald das Forschungsprojekt durch den Mittelgeber bewilligt wird, kann ein Drittmittelfonds de facto eingerichtet werden:

Bei Projektbewilligung wird der Zuwendungsbescheid vom Mittelgeber an die Drittmittelverwaltung geschickt. Sofern der Originalzuwendungsbescheid bei Ihnen als Projektleitung eingeht, leiten Sie diesen bitte zusammen mit dem Formular Feststeller der sachlichen Richtigkeit (vierfache Ausfertigung) sowie dem Anzeigebogen für Drittmittelprojekte (zweifache Ausfertigung), sofern nicht bereits mit dem Projektantrag eingereicht, an Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung weiter. In einigen Fällen muss die Annahme der Zuwendung zunächst durch die Unterschrift des Kanzlers rechtsverbindlich bestätigt werden (erschließt sich aus dem Schreiben) und anschließend an den Mittelgeber zurückgesendet werden. Die Projektleitung erhält in diesem Fall eine Kopie des Schreibens, das zweite Original verbleibt in der Projektakte.

Sollte Ihnen die für Ihr Projektkonto reservierte Nummer, auch als Drittmittelfondsnummer bezeichnet, nicht bereits kurz nach Anzeige des Forschungsvorhabens mitgeteilt worden sein, erhalten Sie sie spätestens nach der erfolgten Einrichtung des Fonds (Kopie des Einrichtungsformulars).

Seit dem 01.01.2004 vergebene Fondsnummern orientieren sich an folgender Struktur:

Position 1-2 3-4 5-6 7 8 9-10
Entsprechung Verwahr-
konto
FB/ZI-
Kennzahl
Professoren-
kennzahl
Geldgeber-
kennzahl
Programm/
Förderart
fortlaufende
Zählung
innerhalb des
Mittelgebers
Beispiel 04 32 05 2 1 03

 

Zeichnungsberechtigt in allen Fragen der Drittmittelbewirtschaftung sind ausschließlich die Projektleiter/innen, denen aus diesem Grund bei Berufung bzw. bei Eröffnung des Drittmittelfonds eine so genannte Bewirtschaftungsbefugnis durch die Freie Universität Berlin erteilt wird (betrifft FU-Zuwendungen). Dies bedeutet, dass beispielsweise Bestellungen nur mit Unterschrift der Projektleitung veranlasst werden dürfen. Die/der Projektleiter/in hat ferner die Möglichkeit, über die Drittmittelverwaltung für eine/n Mitarbeiter/in eine weitere Bewirtschaftungsbefugnis ausstellen zu lassen und somit die Bestellbefugnis auf diese Person zu erweitern.

Bei persönlichen Zuwendungen verfügt die/der Projektleiter/in automatisch über die Bewirtschaftungsbefugnis, da die Freie Universität Berlin hier lediglich Verwaltungshilfe leistet, und kann diese auch auf Mitarbeiter/innen erweitern. Bitte setzen Sie hiervon die Rechnungsstelle mittels eines kurzen Anschreibens und der entsprechenden Unterschriftsprobe in Kenntnis.

Das Formular Feststeller der sachlichen Richtigkeit dient zum einen dazu, eine Unterschriftsprobe der Projektleitung zu dokumentieren. Des Weiteren benennt die Projektleitung auf diesem Formular Mitarbeiter/innen (ebenfalls mit Unterschriftsprobe), die in Vertretung der Projektleitung die sachliche Richtigkeit bei der Drittmittelbewirtschaftung durch Unterschrift bestätigen (insbesondere auf den Rechnungsvorblättern, Rechnungen, Lieferscheinen etc.). Die rechnerische Richtigkeit sollte stets von einer/einem haushaltskundigen Mitarbeiter/in der Freien Universität Berlin gegengezeichnet werden.

Bei den meisten Förderungseinrichtungen muss das bewilligte Geld per Mittelabruf (auch Zahlungsanforderung o. ä. genannt) von der Projektleitung oder einer/einem dazu beauftragten Mitarbeiter/in angefordert werden. Die betreffenden Formulare werden Ihnen zugeschickt bzw. sind bei vielen Zuwendern auch auf der jeweiligen Website abrufbar. Auf diesen Formularen geben Sie bitte die Bankverbindung der FU Berlin für Drittmittelvorhaben an, da die bewilligten Fördergelder nur auf diesem Wege Ihrem Projektkonto gutgeschrieben werden können.

Je nachdem, ob es sich um ein mehrjähriges Forschungsprojekt oder um eine Konferenz beispielsweise handelt, variiert nicht nur die Höhe des abzurufenden Betrages sondern auch das Intervall des Mittelabrufs: die Zahlungen für kleinere Vorhaben wie Druckkostenzuschüsse, Tagungen oder Kongressreisen werden in der Regel in ein bis zwei Raten ausgezahlt. Für Langzeitprojekte bewilligen der DAAD und das BMBF Mittelabrufe für 2 Monate im Voraus, die DFG für 3 Monate. Bei der Volkswagenstiftung besteht die Möglichkeit, einen Mittelabrufplan für 1 Jahr zu erstellen, bei dem Ratenhöhe und Intervall individuell vereinbart werden. Generell sind für Fragen bezüglich der Auszahlung der bewilligten Gelder natürlich die Richtlinien der einzelnen Mittelgeber maßgebend. Auskünfte dazu erhalten Sie bei der/dem Sie betreuenden Ansprechpartner/in des jeweiligen Zuwenders sowie bei Ihrer/m Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Grundsätzlich kann aus Drittmitteln finanziert werden, was mit dem Mittelgeber vereinbart ist. Der Zuwendungs-/Bewilligungsbescheid ist also ausschlaggebend dafür, ob Sie aus den Zuwendungen Personal, Reisekosten, Stipendien, Gastwissenschaftler, Verbrauchsmaterialien oder andere Sachmittel, Geräte, Bewirtungskosten für Symposien oder andere Veranstaltungen im Rahmen des Forschungsprojektes finanzieren können. Zu beachten ist außerdem, dass die Grundausstattung für Forschungsprojekte (wie z.B. Büromaterial, Telefonkosten, PC, Schreibtisch etc.) generell aus Haushaltsmitteln getragen wird. Dennoch gibt es je nach Forschungsprojekt spezielle Anforderungen an die Ausstattung, so dass diesbezügliche Fragen jeweils individuell mit dem Zuwender geklärt werden sollten. Helfende Hinweise erhalten sie auch gern von Ihrer/m Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

In Fragen bezüglich der Bewirtschaftung von Drittmitteln sind folgende Ansprechpartner wichtig für Sie:

Allgemeines:

Bitte bedenken Sie in jedem Fall, Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung rechtzeitig über die jeweilige Art und Höhe der entstehenden Kosten zu informieren, damit die Mittel entsprechend budgetiert werden können und die Rechnungserstattung zügig erfolgen kann. Idealerweise sollte dies zu Beginn des Projektes (also bei Erhalt des Zuwendungsbescheides) geschehen.

Barzahlungsverkehr

Barzahlungsverkehr im eigentlichen Sinne gibt es an der FU Berlin nicht mehr. Insbesondere bei der Drittmittelbewirtschaftung sollte auch davon abgesehen werden. In einigen Ausnahmefällen ist es möglich, über das Barscheckverfahren beispielsweise Honorare für Gastwissenschaftler auszuzahlen, siehe dazu die Hinweise der Drittmittelverwaltung. Wenden Sie sich in solchen Fällen bitte zunächst an Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Erstattung von Auslagen

Im Rahmen der Forschungsarbeit ist es ab und zu notwendig, dass Projekt-Mitarbeiter/innen zu verschiedenen (projektbezogenen) Zwecken privates Geld verauslagen. Die Erstattung solcher Auslagen erfolgt folgendermaßen:

  1. Alle Ausgaben müssen mit Originalquittungen (Bankbelegen bei Überweisung oder Kreditkartenzahlung) belegt werden und gegebenenfalls aufsummiert werden (siehe Rechenfeld Rechnungsvorblatt).
  2. Setzen Sie ein formloses Schreiben zur Rückerstattung auf, aus dem die private Anschrift, die Bankverbindung und der Betrag hervorgehen und unterschreiben Sie es.
  3. Füllen Sie ein Rechnungsvorblatt aus, das "sachlich und rechnerisch richtig" gezeichnet ist. Achten Sie darauf, dass Zahlungsempfänger und Zeichner der sachlichen Richtigkeit nicht identisch sein dürfen.
  4. Reichen Sie die Unterlagen bei der Rechnungsstelle der FU Berlin ein.

Erstattung von Rechnungen

Der Erstattung von Rechnungen aus Drittmitteln liegen die gleichen gesetzlichen Regelungen wie bei der Erstattung von Rechnungen aus Haushaltsmitteln zugrunde:

  1. Bitte füllen Sie für jede Rechnung ein Rechnungsvorblatt aus, das "sachlich und rechnerisch richtig" gezeichnet ist. Achten Sie darauf, dass Zahlungsempfänger und Zeichner der sachlichen Richtigkeit nicht identisch sein dürfen.
  2. Fügen Sie die Rechnung(en) stets im Original bei.
  3. Beachten Sie bitte, dass der Adressat der Rechnung (bei Erstattung aus FU-Zuwendungen) in erster Linie die FU Berlin (also die Institution) und nicht der Projektleiter oder ein(e) andere(r) Mitarbeiter(in) ist. Selbstverständlich dürfen die entsprechenden Namen zusätzlich vermerkt sein.
  4. Reichen Sie die Unterlagen bei der Rechnungsstelle der Freien Universität Berlin ein.

Wichtig:
Sofern Sie Waren aus den EU-Nachbarländern bestellen, ist es wegen der Verrechnung der Mehrwertsteuer notwendig, das EU-Rechnungsvorblatt verwenden, sowie ein Formular zur statistischen Erfassung auszufüllen.

Erstattung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten im Rahmen des Forschungsvorhabens werden erstattet, wenn die Zuwendungsbedingungen seitens des Mittelgebers dies ausdrücklich zulassen und wenn das Treffen dem Fortgang des Projektes dient (Arbeitsessen, Empfang, Workshop, Tagung, Konferenz etc.).

  1. Bitte reichen Sie eine detaillierte Abrechnung mit Originalbelegen ein und geben Sie den konkreten Anlass der Bewirtung an.
  2. Fügen Sie eine Teilnehmerliste bei (Workshops, Konferenzen etc.) bzw. notieren Sie die Namen der bewirteten Personen mit Angabe von Funktion und Einrichtung (Arbeitsessen u.ä.)
  3. Reichen Sie die Unterlagen zusammen mit einem ausgefüllten Rechnungsvorblatt bei der Rechnungsstelle der FU Berlin ein.

Erstattung von Reisekosten

Soweit im Zuwendungsvertrag bzw. Bewilligungsbescheid vereinbart, werden aus Drittmitteln auch Reisekosten erstattet. Hierbei orientiert sich die Bezuschussung an den Richtlinien des Bundesreisekostengesetzes sowie den vom Land Berlin erlassenen Rechtsverordnungen (siehe hierzu auch das Rundschreiben V 7/05). Darüber hinaus gelten die Bestimmungen des jeweiligen Zuwenders.

Reisekosten werden erstattet im Rahmen von Dienstreisen (für hauptberuflich an der FU Berlin beschäftigtes Personal sowie für studentische Hilfskräfte) oder im Rahmen einer Kostenerstattung (z.B. Privatdozenten, Beschäftigte mit Privatdienstverträgen, Stipendiaten, Studierende, sonstige Personen), soweit mit dem Mittelgeber vereinbart.

Fall A: Dienstreisen
Der/die Projektleiter/in stellt den Dienstreiseantrag an die/den jeweilige/n Vorgesetzte/n (Dekan/in, Institutsratsvorsitzende/n, Leitung der Zentraleinrichtung oder Abteilung der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), die/der auch die entsprechende Genehmigung erteilt. Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt dann nach Abschluss der Reise über das die Abt. I A (RK). Dort sind eine Reisekostenrechnung mit Originalbelegen, sowie die Dienstreisegenehmigung und die Kopie des Dienstreiseantrages einzureichen.
Die Genehmigung von Dienstreisen für andere im Forschungsprojekt und an der FU Berlin beschäftigte Mitarbeiter/innen (s.o.) erfolgt mittels Dienstreiseantrag durch die/ den Projektleiter/in bzw. eine von ihr/ihm dazu bestimmte sachkundige Person. Die Abrechnung mit den Originalbelegen erfolgt ebenfalls über das Referat I A 3.
Fall B: Kostenerstattung
Personen, die nicht hauptberuflich an der FU Berlin beschäftigt sind (Privatdozenten, Lehrbeauftragte, Stipendiaten etc.) benötigen keine Dienstreisegenehmigung. Die Projektleitung bestätigt durch Unterschrift auf dem Reisekostenformular, dass die Erstattung der Kosten genehmigt ist. Die Abrechnung mit Originalbelegen erfolgt über das Referat I A 3.

Erstattung von Honoraren/Reisekosten an Gastwissenschaftler

Hinweise zur Vorgehensweise bei Einladungen von Gastwissenschaftlern/innen, sowie zur Abrechnung von Honoraren und Reisekosten finden Sie unter dieser Adresse.

Erstattung von Honoraren/Werkverträgen

Für die Erstattung von Honoraren oder Vergütungen aus Werkverträgen muss vom Auftragnehmer eine Rechnung gestellt werden, die im Original gemeinsam mit einer Kopie des Honorarvertrags bzw. Werkvertrags (Bestellschein) und im Falle eines Werkvertrages zusätzlich mit der ausgefüllten "Anlage zu Werkverträgen mit Privatpersonen" sowie einem ausgefüllten Rechnungsvorblatt bei der Rechnungsstelle der FU Berlin zur weiteren Bearbeitung eingereicht wird. Teilzahlungen der vereinbarten Gesamtsumme sind ebenfalls möglich.

Auszahlung von Stipendien

Stipendien werden in der Regel anhand einer Wiederkehrenden Zahlung / neu: Dauerauftrag zur Auszahlung beauftragt. Voraussetzung ist natürlich ein vom Zuwender bewilligtes Stipendium, welches anhand eines Stipendienvertrages mit dem Stipendiaten schriftlich fixiert wird. Dem Dauerauftrag sollte dieses Schriftstück in Kopie beigelegt werden.

Wichtig hierbei ist auch, dass die Auszahlung von Stipendien nur aus FU-Zuwendungen erfolgen darf.

Allgemeines:

Die Beschäftigung von Personal aus Drittmitteln kann nur befristet erfolgen, d.h. maximal für die Dauer der bewilligten Projektlaufzeit. Bei einer Verlängerung der Projektlaufzeit ist gegebenenfalls eine Verlängerung des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses möglich.

Außerdem gilt generell, dass Personal nicht rückwirkend eingestellt werden kann.

Die Personalplanung erfolgt in der Regel bereits bei der Projektbeantragung, d.h. dass bereits an dieser Stelle eine Entscheidung über das Rechtsverhältnis bezüglich der Einstellung getroffen wird (z.B. wissenschaftliche/r Mitarbeiter/In, nichtwissenschaftliche/r Mitarbeiter/In oder studentische Hilfskraft) sowie über Dauer und zeitlichen Umfang der Beschäftigung. Ausschlaggebend für die tatsächlichen Kriterien der Beschäftigung ist letztendlich jedoch der Zuwendungsbescheid/-vertrag des Mittelgebers. Hierzu erhalten Sie beratende Unterstützung von Ihrer/m Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Vorgehensweise:

Bitte prüfen Sie zunächst, welche der folgenden Rechtsformen des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Zuwender vereinbart sind:

  • Beschäftigung als wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in
  • Beschäftigung als nichtwissenschaftliche/r Mitarbeiter/in
  • Beschäftigung als studentische Hilfskraft

Überprüfen Sie ebenfalls, ob die Beschäftigung im Rahmen eines Universitätsvertrages (bei FU-Zuwendungen) oder im Rahmen eines Privatdienstvertrages (ausschließlich bei persönlichen Zuwendungen) erfolgen soll:

Bei einer Beschäftigung im Rahmen eines Universitätsvertrages ist die Personalabteilung der FU Berlin die zuständige administrative Instanz für die Einstellung, da die einzustellende Person Angehörige/r der FU Berlin wird. Des Weiteren müssen grundsätzlich der Personalrat, die Frauenbeauftragte, sowie gegebenenfalls die/den Schwerbehindertenbeauftragte/n am Entscheidungsprozess beteiligt werden, wobei die Auswahl der einzustellenden Person selbstverständlich der Projektleitung obliegt.

Privatdienstverträge werden nach erfolgter Bewerberauswahl zwischen der Projektleitung und der einzustellenden Person geschlossen. Hierbei leistet die Personalabteilung der FU Berlin Verwaltungshilfe. Der/die über einen Privatarbeitsvertrag beschäftigte Mitarbeiter/in wird kein/e Universitätsangehörige/r (ist also nicht im öffentlichen Dienst beschäftigt und muss durch die Projektleitung gegen Arbeitsunfälle (z.B. bei der VBG oder einer anderen entsprechenden Berufsgenossenschaft) versichert werden).

1. Ausschreibung

Im Falle von FU-Zuwendungen, also bei einer geplanten Einstellung durch die Freie Universität Berlin, ist es erforderlich, die zu besetzende Stelle (wissenschaftliches und nichtwissenschaftliches Personal sowie studentische Hilfskräfte) auszuschreiben.

Bei persönlichen Zuwendungen/Privatdienstverträgen ist eine Ausschreibung erwünscht, jedoch nicht verpflichtend.

Siehe dazu auch den Überblick über den Bearbeitungsverlauf einer Stellenausschreibung sowie die allgemeine Hilfestellung zu geplanten Stellenausschreibungen.
Die Mitarbeiter/innen der Drittmittelverwaltung stehen Ihnen gerne bei der Formulierung des Ausschreibungstextes sowie bei allen anderen Fragen beratend zur Seite.

Bei der Ausschreibung von Stellen für nichtwissenschaftliches Personal ist zusätzlich eine Stellen-/Aufgabenbeschreibung erforderlich.

Ferner ist eine interne Ausschreibung im FU-Stellenanzeiger bzw. in den Universitäts-Umsetzungsangeboten ausreichend, da die Universitäten nach § 88b BerlHG verpflichtet sind, geeignete Bewerber/innen aus Personal- managementlisten vorrangig zu berücksichtigen.

Sofern im Einzelfall eine öffentliche Ausschreibung gewünscht wird, müssen die Anzeigenkosten durch das Projekt finanziert werden. Halten Sie hier Rücksprache mit dem Zuwender, ob die Kosten übernommen werden. Eine öffentliche Ausschreibung muss ebenfalls erfolgen, wenn Stellen oberhalb der Vergütungsgruppe Vb BAT bei gleichzeitiger Unterrepräsentation von Frauen (siehe Landesgleichstellungsgesetz) zu besetzen sind.

Ausschreibungen für wissenschaftliches Personal müssen nach § 94 BerlHG grundsätzlich öffentlich erfolgen, also in einem Publikationsorgan wie z.B. mindestens dem FU-Stellenanzeiger oder Tagesspiegel, Berliner Morgenpost, Die Zeit, Fachpresse bzw. Internet. Bei Fragen bezüglich der Anzeigenrealisation steht Ihnen die Abteilung I C 2 (Personalplanung und -wirtschaft) zur Verfügung.

Stellenausschreibungen für studentische Hilfskräfte erfolgen durch Aushang in der zukünftigen Beschäftigungsstelle, beim Personalrat der studentisch Beschäftigten und im Immatrikulationsbüro. Eine Ausschreibung im FU-Stellenanzeiger ist nur bei fächerübergreifenden Beschäftigungsangeboten erforderlich.

2. Bewerbungsverfahren

Beachten Sie bitte, dass zu den Auswahlgesprächen für ausgeschriebene Stellen rechtzeitig die Vertreter/innen der entsprechenden am Entscheidungsprozess beteiligten Gremien (Personalrat/ Studentischer Personalrat, Frauen- und gegebenenfalls Schwerbehindertenbeauftragte/r) eingeladen werden. Bewahren Sie bitte die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber auf.

Die Adressen der Ansprechpartner/innen finden Sie hier:

3. Einstellung

Sobald das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, d.h. eine Personalentscheidung durch die Projektleitung unter Einbeziehung aller zur Entscheidungsbeteiligung befugten Gremien getroffen wurde, kann die Einstellung vorgenommen werden.

Hierzu benötigen Sie je nach Art der vorzunehmenden Einstellung einen ausgefüllten und unterschriebenen Einstellungsantrag (Projektleitung sowie Frauenbeauftragte) für Angestellte oder für studentische Hilfskräfte, sowie eine Auswahlbegründung und die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber.

Bei der Einstellung wissenschaftlicher Mitarbeiter/innen ist zusätzlich eine Erklärung zu bisherigen Beschäftigungs- bzw. Promotionszeiten erforderlich. Beachten Sie auch, dass die Tarifeingruppierung bei Angestellten tarifgerecht erfolgt, d.h. dass die Einstellungsvoraussetzungen (Ausbildungsabschluss, Qualifikationen, Erfahrungen aus bisherigem Tätigkeitsfeld) der/des zukünftigen Mitarbeiters/in der anvisierten Vergütung entsprechen. Dies gilt gleichermaßen für Einstellungen im Rahmen von Universitätsverträgen wie auch Privatdienstverträgen. Sie erhalten zu diesem Themenkreis gerne Beratung bei von Ihrer/m Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Reichen Sie alle Unterlagen bei der Drittmittelverwaltung ein. Die/der für Sie zuständige Mitarbeiter/in leitet den Vorgang an den jeweiligen Personalrat sowie an die Personalstelle weiter.

Bedenken Sie bei jeder Neueinstellung bitte auch, dass die/der Mitarbeiter/in am ersten Arbeitstag eine Dienstantrittserklärung (den Vordruck erhalten Sie von der Personalstelle) unterzeichnet, und leiten Sie diese über die Fachbereichsverwaltung an die Personalstelle weiter. Die Dienstantrittserklärung ist unbedingt erforderlich, damit die Vergütung angewiesen werden kann.

4. Änderungen des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses

Bei allen Änderungen bereits bestehender Beschäftigungsverhältnisse (Weiterbeschäftigung oder Änderung der Arbeitszeit) entfällt eine erneute Ausschreibung der Stelle aber die jeweilige Änderung muss mittels Antrag für Angestellte oder studentische Hilfskräfte über die Drittmittelverwaltung an die Personalstelle bzw. den Personalrat gerichtet werden (betrifft Beschäftigungsverhältnisse im Rahmen von Universitätsverträgen).

Weiterbeschäftigung
Die Weiterbeschäftigung von Personal aus Drittmitteln ist nur möglich, wenn die Verlängerung des Projektes vom Zuwender bewilligt wurde bzw. ein anderes Projekt bewilligt wurde, in dem das betreffende Personal weiterbeschäftigt werden soll. Reichen Sie mit dem Änderungsantrag bitte auch die Kopie des neuen/geänderten Zuwendungsbescheids ein.

Änderung der Arbeitszeit
Sofern der Bewilligungsbescheid dies zulässt, ist eine Erhöhung der Arbeitszeit bei nicht vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter/innen oder auch eine Verringerung der Arbeitszeit möglich (z.B. Teilzeit nach Mutterschutz). Auch diese Änderung muss mittels Antrag und, sofern notwendig, unter Nachweis der zur Verfügung stehenden Mittel erwirkt werden.

 

Die Ausgaben werden dem Zuwender gegenüber anhand eines Zwischen- bzw. Schlussnachweises (auch Verwendungsnachweis) abgerechnet. Einige Zuwender (z.B. das BMBF) verknüpfen die Mittelanforderung mit einem Zwischennachweis, d.h. alle zwei Monate ist ein Zwischennachweis der angefallenen Ausgaben fällig. Anderen Mittelgebern (z.B. VW-Stiftung) genügt eine Abrechnung am Ende des Projektes (also unter Umständen erst nach drei Jahren), in dieser müssen dann allerdings alle in den drei Jahren angefallenen Buchungen einzeln und chronologisch aufgeführt werden. Eine weitere Handhabung der Abrechnung ist die jährliche (wie z. B. bei DFG-Sachbeihilfen). Generell ist es ratsam, vom Beginn des Projektes an die Ausgaben sorgfältig mitzuprotokollieren, um die Abrechnung der Kosten im Verwendungsnachweis einfach und übersichtlich zu gestalten. Die Prüfung der Verwendungsnachweise und Übersendung an den Zuwender erfolgt in der Drittmittelverwaltung.

Sollte der Forschungsstand des Projektes nach der bislang vereinbarten Laufzeit noch nicht die gewünschten Resultate erzielt haben, ein Erzielen derselben aber in einem überschaubaren Zeitraum absehbar sein, so ist die Beantragung einer Verlängerung des Projektes beim Zuwender möglich. Je nach Zuwender und je nach Projekt variieren die jeweiligen Verlängerungszeiträume.

Sobald der Zuwender die Verlängerung genehmigt, übersenden Sie die Unterlagen an die Drittmittelverwaltung, die/der dann die Einrichtung eines neuen Drittmittelfonds für Sie vornimmt. (Eine Neueinrichtung ist notwendig, da Sie vom Zuwender ein neues Aktenzeichen erhalten.) Sofern im "alten" Drittmittelfonds noch Geld übrig bleibt, besteht die Möglichkeit, diesen Fonds parallel weiter zu bewirtschaften bis die Mittel aufgebraucht sind und der Schlussnachweis erfolgen kann. Dies bedarf selbstverständlich der ausdrücklichen Zustimmung des Zuwenders.

Sollte sich innerhalb der Laufzeit eines Projektes die Situation ergeben, dass das bislang kalkulierte Budget für die Kostenansätze der beantragten Finanzpositionen (z.B. Sachmittel, Personal, Reisen, Investitionen etc.) nicht ausreicht, ist es je nach Zuwender und Bewilligungsbescheid möglich, das Budget einer Kostenart zugunsten einer anderen zu überziehen. Dies sollte ausschließlich unter Rücksprache mit der/dem betreuenden Sachbearbeiter/in in der Drittmittelverwaltung geschehen, da zum einen die Budgets entsprechend verändert werden müssen und zum anderen die projektrelevanten, spezifischen Gegebenheiten der Richtlinien des jeweiligen Zuwenders berücksichtigt werden müssen. In der Regel sind den Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid bzw. zu den Förderrichtlinien die prozentualen Überziehungssätze zu entnehmen und ebenfalls, welche Kostenarten evtl. von der Überziehung ausgenommen sind.

Des Weiteren kann der Fall eintreten, dass im Verlaufe der Forschung Ausgaben für eine in der Planungsphase nicht berücksichtigten Kostenart entstehen: so ist beispielsweise der Erwerb eines Laptops keine Sachausgabe mit der Finanzposition 52590-843, sondern die Beschaffung eines Gerätes mit der Finanzposition 52590-850. In diesem Fall kann beim Zuwender eine Mittelumwidmung beantragt werden, die eine Begründung der wissenschaftlichen Notwendigkeit beinhaltet. Bitte halten Sie in jedem Fall Rücksprache mit der/dem betreuenden Sachbearbeiter/in in der Drittmittelverwaltung, damit eine Beratung erfolgen kann und bei Bewilligung einer Umwidmung die Mittel entsprechend umbudgetiert werden können.

Ein Projekt gilt als beendet, sobald alle mit dem Projekt verbundenen Arbeiten erledigt sind (also auch die Dokumentation der Forschungsergebnisse, die Erstellung des Sachberichts etc.). Sollte der vom Zuwender vorgegebene Termin nicht einzuhalten sein, ist es möglich, eine kostenneutrale Verlängerung zu vereinbaren; im Falle einer Verzögerung ist es notwendig, den Zuwender hierüber zu informieren.

Zum Projektende sollten alle entstandenen Kosten beglichen sein (wichtig hierbei ist, dass Rechnungen jedoch nicht mehr nach dem offiziellen Termin des Projektendes ausgestellt, zur Rechnung angewiesen und/oder gebucht werden).

Wenn wissenschaftliche Mitarbeiter durchgehend mindestens ein Jahr an der Freie Universität Berlin (also mit einem Universitätsvertrag) beschäftigt waren, haben sie Anspruch auf Übergangsgeld. Die Berechnung nimmt die/ der entsprechende Mitarbeiter/in aus der Abt. I vor. Es ist also sinnvoll, die Abrechnung der Gesamtkosten erst vorzunehmen, wenn auch diese Buchungen erfolgt sind.

Sollten bei einem Forschungsvorhaben Mittel nicht verbraucht werden, so werden diese unter Angabe des Geschäftszeichens und mittels eines Auszahlungsauftrags an den Zuwender überwiesen.

Hinweis: Der Zuwender kann Verzugszinsen in Rechnung stellen, wenn die nicht verbrauchten Mittel nicht zeitnah zurückgezahlt werden.

Die Abrechnung der Ausgaben eines Projektes sollte zeitnah erfolgen, andernfalls wird sie vom Zuwender angemahnt. Diese Abrechnung, der so genannte "abschließende Verwendungsnachweis", wird je nach Zuwender unterschiedlich gehandhabt: sie kann sich über den gesamten Forschungszeitraum erstrecken oder auch (wenn zwischenzeitlich jährliche Abrechnungen erfolgt sind) lediglich über die letzten Monate des Projektes. Der Schlussnachweis wird von der Projektleitung bzw. einem/r von der Projektleitung bestimmten Mitarbeiter/in erstellt und dann zur Prüfung an die/ den zuständigen Sachbearbeiter der Drittmittelverwaltung geschickt. Nach erfolgter Prüfung und gegebenenfalls Korrektur wird der Nachweis dann an den Zuwender geschickt.

Sobald mit dem Zuwender eine Einigung über den Verwendungsnachweis erzielt wurde und der Kontostand des Drittmittelfonds ausgeglichen ist, wird der Fonds gelöscht. Die Projektleitung und die Fachbereichs-/Institutsverwaltung erhalten eine Kopie der Kontolöschung.