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FAQs für Drittmittel

Diese FAQs (frequently asked questions) dienen als Hilfestellung für alle mit der Bewirtschaftung von Drittmitteln betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Freien Universität. Wir hoffen, eine möglichst große Themenbreite abgedeckt zu haben.

Einrichtungen zur Forschungsförderung, im Drittmitteljargon auch "Mittelgeber" oder "Zuwender" genannt, sind sowohl auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene angesiedelt.

Fördermöglichkeiten auf nationaler Ebene

Im Folgenden finden Sie Links zu den wichtigsten deutschen Mittelgebern: Förderorganisationen in Deutschland.

Fördermöglichkeiten auf europäischer Ebene

Auf europäischer Ebene steht das Forschungsrahmenprogramm Horizon 2020 der Europäischen Union (2014-2020) als Hauptinstrument zur Forschungsförderung zur Verfügung.

Fördereinrichtungen auf internationaler Ebene

ESF European Science Foundation http://www.esf.org
GIF German-Israeli Foundation for Scientific Research and Development http://www.gif.org.il
NSF National Science Foundation http://www.nsf.gov
JF Japan Foundation http://www.jpf.go.jp
JSPS Japan Society for the Promotion of Science http://www.jsps-bonn.de

Diese Auswahl stellt selbstverständlich nur einen Ausschnitt aus den Möglichkeiten zur Forschungsförderung dar. Weitere Informationen zu Fördereinrichtungen erhalten Sie bei der Forschungsförderung der Freien Universität Berlin.

Da die Richtlinien zur Projektförderung sehr spezifisch auf die Bedürfnisse des jeweiligen Projektes abgestimmt sind und auch abhängig vom jeweiligen Mittelgeber variieren, ist es kaum möglich, hierzu eine allgemeingültige Aussage zu treffen.
Die Fördereinrichtungen stellen Ihnen jedoch viele hinsichtlich der Mittelvergabe relevante Informationen bereits auf den Websites zur Verfügung und stehen auch persönlich beratend zur Seite.

Wichtig ist, dass Sie neben den Hinweisen zur Erstellung eines Förderantrags auch die Richtlinien zur Mittelverwendung beachten.

Des Weiteren können Sie sich mit Ihren Fragen natürlich auch gern an unsere Forschungsförderung und Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung wenden.

Unter Auftragsforschung ist im Allgemeinen das wissenschaftliche Forschen im Auftrag eines privatwirtschaftlichen oder öffentlich-rechtlichen Mittelgebers (=Auftraggeber) zu verstehen. Das Ziel des Auftrages wird hierbei vom Auftraggeber vorgegeben, und die Rechte an den Forschungsresultaten sind in den meisten Fällen dem Auftraggeber vorbehalten. Die Auftragsinhalte werden in einem Forschungs- und Entwicklungsvertrag festgelegt, der zwischen dem Auftraggeber und der Freien Universität Berlin geschlossen wird. Auftragsforschung ist in der Regel vollkosten- und umsatzsteuerpflichtig.

Forschungsförderung kann sowohl durch nationale und internationale Fördereinrichtungen (s.o.) als auch durch die Privatwirtschaft und ebenfalls als Auftragsforschung bzw. als Forschungskooperation erfolgen. In der Regel ist Forschungsförderung projektgebunden und muss als solche beantragt werden. Ausnahmen hiervon sind Spenden und Preise. In jedem Fall werden Zuwendungen von der Freien Universität Berlin verwaltet und müssen daher bei der Abteilung Forschung angezeigt werden. Nähere Informationen finden Sie hier.

Da die Freie Universität Berlin bei dem Großteil von Forschungsvorhaben Antragstellerin bzw. Vertragspartnerin des Zuwendungsvertrages ist, ist die Hochschule automatisch auch Zuwendungsempfängerin. Diese Forschungsgelder werden auch FU-Zuwendung genannt. Abweichend hiervon gibt es Forschungsgelder, die personengebunden an Wissenschaftler/innen vergeben werden (z.B. Sachbeihilfen der DFG, Preise o.ä.). In diesem Fall ist die/der betreffende Wissenschaftler/in auch die/der Vertragspartner/in des Zuwendungsvertrages und entscheidet allein über die Verwendung der Mittel. Es handelt sich um eine so genannte persönliche Zuwendung. Die Freie Universität Berlin leistet hierbei Verwaltungshilfe, d.h. ist für die Einrichtung des Drittmittelfonds zuständig und steht in administrativen Fragen zu den Bereichen Personal und Haushalt zur Verfügung.

  1. Grundsätzlich ist jedes in der Forschung tätige Hochschulmitglied im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit berechtigt, aus Drittmitteln finanzierte Forschungsvorhaben durchzuführen (siehe hierzu § 40 BerlHG bzw. § 25 HRG).
  2. Informationen zu Forschungsprogrammen/Projektförderung erhalten Sie z.B. bei den oben genannten Fördereinrichtungen, über die regelmäßigen Ausschreibungen zur Forschungsförderung im Internet und beim Team Forschungsförderung und -information.
  3. Die Freie Universität Berlin muss über die geplante Einwerbung von Forschungsgeldern informiert werden - im Besonderen die Hochschulleitung, die Fachbereichs- bzw. Institutsleitung sowie die Abteilung Forschung. Im Idealfall geschieht dies vor der Beantragung, spätestens jedoch vor Annahme eines Forschungsprojektes. Hierfür verwenden Sie bitte den Anzeigebogen für Drittmittelprojekte. Lassen Sie sich zunächst von Ihrer Instituts- bzw. Fachbereichsleitung die Durchführbarkeit des Forschungsprojektes bestätigen (Punkt E des Anzeigebogens) und leiten Sie den Anzeigebogen dann an das Team Forschungsförderung weiter.
  4. Sollte die Freie Universität Berlin Vertragspartnerin des Zuwendungsvertrages, also auch Antragstellerin und Mittelempfängerin sein, ist die Unterschrift der Hochschulleitung bzw. der -verwaltung auf dem Projektantrag erforderlich. Bitte planen Sie daher im Hinblick auf den Beginn des Forschungsprojektes einen zeitlichen Spielraum ein. Dies gilt ebenfalls für Forschungs- und Entwicklungsverträge und Forschungskooperationen. Ferner ist eine dreifache Ausfertigung des Antrages im Original erforderlich, die Sie direkt an Ihre/n Ansprechpartner/in im Team Forschungsförderung senden.
  5. Im Falle einer persönlichen Zuwendung wird der Originalantrag von dem/der Wissenschaftler/in direkt an den Mittelgeber geschickt.
  6. Wenn der Mittelgeber einen Gemeinkostenanteil (Overhead) vorsieht bzw. ermöglicht, müssen Sie diesen zum Projektbudget hinzufügen. Dieser Gemeinkostenanteil fließt zentral an die FU Berlin, Sie erhalten für Ihr Projekt zusätzlich zum Projektbudget von der FU Berlin die sogenannte "Ergänzungsausstattung".
  7. Bei der Kalkulation von Personalkosten ist zu beachten, dass es abhängig vom Mittelgeber spezifische Personalkostensätze gibt. Die beantragten Personalkosten müssen das Arbeitgeberbrutto (also alle Zahlungen inklusive des Arbeitgeberanteils an Kranken- und Sozialversicherungen) umfassen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Personalkostenkalkulation an das Team Forschungsförderung.

Die Antragsphase eines Forschungsprojektes wird mit der Bewilligung bzw. Ablehnung durch den Mittelgeber beendet. Im Falle einer Bewilligung erhält die Freie Universität Berlin bzw. das antragstellende Hochschulmitglied (=der/die Projektleiter/in) einen Zuwendungs-/Bewilligungsbescheid.

Im Zuwendungsvertrag, der zwischen dem Mittelgeber und der Freien Universität Berlin als Forschungseinrichtung oder direkt mit einem Wissenschaftler bzw. einer Wissenschaftlerin der Freien Universität Berlin geschlossen wird, werden alle Details bezüglich eines beantragten Forschungsprojektes (Beginn, Dauer, Umfang, Zielsetzung, Höhe der bewilligten Mittel, Einstellung von Personal etc.) festgelegt.

Zuwendungsverträge, die im Auftrag der Freien Universität Berlin geschlossen werden, müssen vom Beauftragten des Haushaltes (der Kanzlerin / dem Kanzler) bzw. den von diesen befugten Personen unterzeichnet werden.

Ferner sollten Sie prüfen, ob die Höhe der im Zuwendungsvertrag mitgeteilten Finanzierung mit der beantragten übereinstimmt (insbesondere auch die im Einzelnen beantragten Budgets für Sachmittel, Personal, Reisen, Investitionen o. ä.). Sollte(n) die bewilligte(n) Summe(n) die beantragte(n) deutlich unterschreiten, ist zu prüfen, ob das Forschungsprojekt im Hinblick auf das Ergebnis dennoch durchführbar ist. Im Zweifelsfall muss die Zuwendung abgelehnt werden. In besonderen Fällen besteht die Möglichkeit der Zusatzfinanzierung nach den Richtlinien der Forschungskommission.

Bitte wenden Sie sich in diesen Fragen entweder an das Team Forschungsförderung oder an das Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung und Transfer.

Sobald für das Forschungsprojekt eine Bewilligung durch den Mittelgeber oder ein von allen Vertragspartnern unterschriebener Vertrag vorliegt, kann ein Drittmittelfonds eingerichtet werden:

In der Regel wird der Zuwendungsbescheid vom Mittelgeber über das Präsidialamt an die Drittmittelverwaltung geschickt. Sofern der Originalzuwendungsbescheid bei Ihnen als Projektleitung eingeht, erstellen Sie bitte eine elektronische Projektanzeige (ePA), Zugang über das ELSA-Portal),  fügen dieser den Bescheid und den Antrag  (sofern nicht bereits im Vorfeld im Laufe des Antragsverfahrens beim Team VI C Forschungsförderung eingereicht) sowie ggf. weitere erläuternde Unterlagen an und senden dies über die Fachbereichsverwaltung an Ihre/n Ansprechpartner/in beim Team VI C. Sofern die Annahme der Zuwendung rechtsverbindlich bestätigt werden muss, wird dies durch die Kanzlerin bzw. durch die von ihr Beauftragten in der Abteilung Forschung veranlasst. Auch bei Verträgen im Rahmen der Auftragsforschung, die im Kapitel 06 abgewickelt werden, sind allein die Kanzlerin oder die von ihr dafür Beauftragten für rechtsverbindliche Unterschriften zuständig.

Nachdem durch die Drittmittelverwaltung der Fonds eingerichtet wurde, erhalten Sie eine Kopie des Einrichtungsformulars, aus der die Fondsnummer ersichtlich ist.

Nach Einrichtung des Fonds wird durch die Drittmittelverwaltung Budget - entsprechend dem Finanzplan der Bewilligung oder den direkten Kosten entsprechend der Vollkostenrechnung bei Auftragsforschung - zur Verfügung gestellt. Auf der Grundlage dieser Budgetierung kann der Fonds von der Projektleitung bewirtschaftet und die Finanzsituation über Einblick in oRA jederzeit überprüft werden.

Zeichnungsberechtigt in allen Fragen der Bewirtschaftung eines Drittmittelfonds ist ausschließlich die Projektleitung, der aus diesem Grund eine sogenannte Bewirtschaftungsbefugnis durch die Freie Universität Berlin erteilt wird. Dies bedeutet, dass beispielsweise Bestellungen nur mit deren Zustimmung veranlasst werden dürfen. Seit Einführung des elektronischen Workflows erfolgt die Zustimmung auf diesem Wege, weshalb auch keine Unterschriftsproben mehr notwendig sind.

Die Bewirtschaftungsbefugnis erstreckt sich im Allgemeinen auf alle Drittmittelfonds, die an die Kostenstelle der Projektleitung angehängt sind. Es besteht ferner die Möglichkeit, für eine/n Mitarbeiter/in eine weitere Bewirtschaftungsbefugnis ausstellen zu lassen und somit die Bestellbefugnis auf diese Person zu erweitern. Ein Antrag erfolgt über die Fachbereichsverwaltung.

Generell ist die Projektleitung für alle Belange des Drittmittelfonds zeichnungsberechtigt, d.h. sie ist berechtigt, Unterschriften zu leisten und im Rahmen des elektronischen Workflows anzuordnen. Des Weiteren kann die Projektleitung Mitarbeiter/innen benennen, die in ihrer Vertretung die sachliche Richtigkeit bei der Drittmittelbewirtschaftung bestätigen (insbesondere im Rahmen des elektronischen Workflows.). Die Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit sollte stets von einer/einem haushaltskundigen Mitarbeiter/in der Freien Universität Berlin erfolgen.

Da an der Freien Universität Berlin die Fonds gegen Budget bewirtschaftet werden, kann (und muss) die Bewirtschaftung eines Fonds bereits erfolgen, auch wenn noch kein Zahlungsfluss vom Mittel- oder Auftraggeber geschehen ist.

Bei Zuwendungen (Kapitel 04) muss das bewilligte Geld per Mittelabruf angefordert werden. Hierfür ist die Drittmittelverwaltung zuständig, die dies in Absprache mit der Projektleitung in den erforderlichen Intervallen durchführt. Insbesondere bei Bundprojekten muss darauf geachtet werden, nicht zu viele Mittel abzurufen, da sonst bei nicht rechtzeitiger Verausgabung vom Geldgeber Zinsen berechnet werden können.

Bei Projekten der Auftragsforschung (Kapitel 06) müssen gemäß den im Vertrag vereinbarten Bedingungen Rechnungen gestellt werden. Die Rechnungstellung erfolgt durch das Projekt, da die Projektleitung davon Kenntnis hat, ob die Arbeiten vertragsgemäß erfüllt wurden, und anhand eines Rechnungstools, das auf dem SAP-Portal (http://www.elsa.fu-berlin.de) zur Verfügung steht.

Grundsätzlich kann aus Drittmitteln finanziert werden, was vom Mittelgeber bewilligt wurde bzw. mit ihm vereinbart ist. Der Zuwendungs-/Bewilligungsbescheid und die mitgeltenden Bewilligungsrichtlinien sind also ausschlaggebend dafür, ob Sie aus den Zuwendungen Personal, Reisekosten, Stipendien, Gastwissenschaftler/innen, Verbrauchsmaterialien oder andere Sachmittel, Geräte, Bewirtungskosten für Symposien oder andere Veranstaltungen im Rahmen des Forschungsprojektes finanzieren können und wieviel Budget hierfür zur Verfügung steht. Zu beachten ist außerdem, dass die Grundausstattung für Forschungsprojekte (wie z.B. Büromaterial, Telefonkosten, PC, Schreibtisch etc.) nicht aus Projektmitteln, sondern generell aus Haushaltsmitteln zu tragen ist. Dennoch gibt es je nach Forschungsprojekt spezielle Anforderungen an die Ausstattung, so dass diesbezügliche Fragen jeweils individuell mit dem Zuwender geklärt werden sollten. Helfende Hinweise erhalten sie auch gern von Ihrer/m Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Die Ausgaben bei Auftragsforschung (Kapitel 06) richten sich nach den Eintragungen im Vollkostentool, die von der Projektleitung im Vorfeld während der Vertragsverhandlungen selbst vorgenommen werden. Hier wird im Allgemeinen nur nach den größeren Kategorien Personal- und Sachmittel unterschieden.


In Fragen bezüglich der Bewirtschaftung von Drittmitteln sind folgende Ansprechpartner/innen wichtig für Sie:

  • Allgemeine Fragen: Drittmittelverwaltung – VI DMV
  • Dienstreisen und Personalangelegenheiten von Beamt/innen und Gastwissenschaftler/innen: Referat I A
  • Personalangelegenheiten von Tarifbeschäftigten und Studentischen Hilfskräften: Referat I B
  • Beschaffungsangelegenheiten (Verbrauchsmaterial, Geräte, Ausstattung etc.): Referat II C
  • Rechnungen: Wirtschafts- und Rechnungsstelle/Hauptkasse - Referat II B

Allgemeines

Einnahmen von Drittmittelgeldern erfolgen auf das Konto für Drittmittelzuwendungen der Freien Universität Berlin:

Deutsche Bank PGK AG, IBAN DE 35 1007 0848 0512 1587 00, BIC DEUTDEDB110

Mittelabrufe für Zuwendungen (Kap. 04) erfolgen durch die Drittmittelabteilung in Absprache mit der Projektleitung.

Rechnungen für Auftragsforschung (Kap. 06) müssen durch das Projekt gestellt werden. Dies soll zwingend mithilfe des Rechnungstools erfolgen, durch das auch eine korrekte Rechnung mit Angabe der richtigen Bankverbindung generiert wird.

Barzahlungsverkehr

Barzahlungsverkehr im eigentlichen Sinne gibt es an der Freien Universität Berlin nicht mehr. Insbesondere bei der Drittmittelbewirtschaftung sollte auch davon abgesehen werden. In Ausnahmefällen ist es möglich, über das Barscheckverfahren beispielsweise Zahlungen an Gäste aus dem Ausland zu leisten, siehe dazu die Hinweise der Haushaltsabteilung: Wenden Sie sich in solchen Fällen bitte zunächst auch an Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Erstattung von Auslagen

Obwohl die private Verauslagung von Geldern im Rahmen von Forschungsprojekten vermieden werden sollte, ist dies ab und zu der Fall. Die Erstattung solcher Auslagen erfolgt folgendermaßen:

  1. Alle Ausgaben müssen mit Originalquittungen (Bankbelegen bei Überweisung oder Kreditkartenzahlung) belegt werden und gegebenenfalls aufsummiert werden.
  2. Setzen Sie ein formloses Schreiben zur Rückerstattung auf, aus dem die private Anschrift, die Bankverbindung und der Betrag hervorgehen und unterschreiben Sie es.
  3. Die Erstattung erfolgt über den elektronischen Workflow, veranlasst von den zuständigen administrativen Ansprechpartner/innen im Projekt.

Erstattung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten im Rahmen des Forschungsvorhabens werden erstattet, wenn die Zuwendungsbedingungen seitens des Mittelgebers dies ausdrücklich zulassen und wenn das Treffen dem Fortgang des Projektes dient (Arbeitsessen, Empfang, Workshop, Tagung, Konferenz etc.).

Sofern im Rahmen der Bewilligung nicht andere Sätze genannt werden, gelten die Höchstbeträge, die in den Hinweisen der Freien Universität Berlin zur Finanzierung von Aufwendungen zur Besucherbetreuung (Bewirtungsrichtlinien) genannt werden.

Ausnahmen im Rahmen von Tagungsfinanzierungen aus Teilnehmergebühren sind möglich. Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihren/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Erstattung von Reisekosten

Soweit laut Zuwendungsbescheid sowie dazugehörigem Finanzplan bewilligt, werden aus Drittmitteln auch Reisekosten erstattet. Hierbei orientiert sich die Bezuschussung an den Richtlinien des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) sowie den vom Land Berlin erlassenen Rechtsverordnungen (siehe hierzu auch das Rundschreiben V 08/2017, ergänzt durch das Rundschreiben V12/2018). Darüber hinaus gelten die Bestimmungen des jeweiligen Zuwenders. Die Mehrzahl der Zuwendungsgeber verweist ebenfalls auf das BRKG.

Zahlungen an Gastwissenschaftler

Hinweise zur Vorgehensweise bei Einladungen von Gastwissenschaftlern/innen finden Sie unter dieser Adresse.

Erstattung von Honoraren/Werkverträgen

Für die Erstattung von Honoraren oder Vergütungen aus Werkverträgen muss vom Auftragnehmer eine Rechnung gestellt werden, die im Original gemeinsam mit einer Kopie des Honorarvertrags bzw. Werkvertrags (Bestellschein) und im Falle eines Werkvertrages zusätzlich mit der ausgefüllten "Anlage zu Werkverträgen mit Privatpersonen" zur Zahlung eingereicht wird. Teilzahlungen der vereinbarten Gesamtsumme sind ebenfalls möglich.

Beachten Sie bitte, dass auch bei der Vergabe von Honoraren und Werkverträgen aus Drittmitteln die Vergaberichtlinien zu befolgen sind.

Auszahlung von Stipendien

Stipendien werden in der Regel anhand eines Dauerauftrages zur Auszahlung beauftragt. Voraussetzung ist ein vom Zuwender bewilligtes Stipendium sowie ein korrekt ausgefüllter Stipendienbescheid samt erforderlichen Anlagen. Näheres dazu finden Sie hier. Bei Eingabe des Dauerauftrags ins Rechnungssystem muss der Stipendienbescheid als zahlungsbegründende Unterlage mit hochgeladen werden.


Allgemeines:

Die Beschäftigung von Personal aus Drittmitteln kann nur befristet erfolgen, d.h. für die Dauer der bewilligten Projektlaufzeit. Bei einer Verlängerung der Projektlaufzeit ist gegebenenfalls eine Verlängerung des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses möglich.

Außerdem gilt generell, dass Personal nicht rückwirkend eingestellt werden kann.

Die Personalplanung erfolgt in der Regel bereits bei der Projektbeantragung, d.h. bereits zu diesem Zeitpunkt muss überlegt werden, welches Personal (wissenschaftliche/r Mitarbeiter/In, sonstige/r Mitarbeiter/In oder studentische Hilfskraft) in welchem Umfang der Beschäftigung (Dauer, Stellenanteil) notwendig ist. Beratende Unterstützung erhalten Sie hierzu vom Team VI C – Forschungsförderung, das Sie in jedem Fall bei der Planung eines Forschungsprojekts kontaktieren sollten.

Ausschlaggebend für die tatsächlich möglichen Einstellungen ist letztlich jedoch der Zuwendungsbescheid des Mittelgebers. Hierzu beraten Sie  Ihre Ansprechpartner/innen in der Drittmittelverwaltung.

Vorgehensweise:

Bei Einstellungen ist die Personalabteilung der Freien Universität Berlin die zuständige administrative Instanz. In den Prozess einbezogen werden müssen des Weiteren grundsätzlich der Personalrat, die Frauenbeauftragte, gegebenenfalls die/der Schwerbehindertenbeauftragte sowie die Drittmittelabteilung, wobei die Auswahl der einzustellenden Person selbstverständlich der Projektleitung obliegt.

1. Ausschreibung

Grundsätzlich ist es erforderlich, dass zu besetzende Stellen ausgeschrieben werden. Ausnahmen sind möglich, so z. B. bei sogenannten Ad-personam-Bewilligungen (DFG eigene Stelle, namentliche Nennung des Mitarbeiters im Antrag u. ä.).

Einen genauen Überblick über den Bearbeitungsverlauf einer Stellenausschreibung sowie allgemeine Hilfestellung dazu finden Sie auf den Seiten der Personalabteilung (Abt. I).

Bei der Ausschreibung von Stellen für nichtwissenschaftliches Personal (sonstige Mitarbeiter/innen) ist zusätzlich eine Stellen-/Aufgabenbeschreibung sowie deren Bewertung erforderlich. Genaueres hierzu finden Sie auf den Seiten der Stellenwirtschaft (Abt. II).

Stellenausschreibungen erscheinen standardmäßig im FU-Stellenanzeiger. Sofern im Einzelfall eine Ausschreibung in anderen Medien gewünscht wird, werden die Kosten für eine externe Ausschreibung zentral getragen. Weitere Anzeigekosten müssen durch die Projektleitung finanziert werden. Halten Sie hier gemeinsam mit der Drittmittelverwaltung Rücksprache mit dem Zuwender, ob die Kosten übernommen werden.

2. Bewerbungsverfahren

Beachten Sie bitte, dass zu den Auswahlgesprächen für ausgeschriebene Stellen rechtzeitig die Vertreter/innen der entsprechenden am Entscheidungsprozess beteiligten Gremien (Personalrat/ Studentischer Personalrat, Frauen- und gegebenenfalls Schwerbehindertenbeauftragte/r) eingeladen werden. Bewahren Sie bitte die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber/innen auf.

Die Adressen der Ansprechpartner/innen finden Sie hier:

3. Einstellung

Sobald das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, d.h. eine Personalentscheidung durch die Projektleitung unter Einbeziehung aller zur Entscheidungsbeteiligung befugten Gremien getroffen wurde, kann die Einstellung vorgenommen werden.

Hierzu benötigen Sie einen ausgefüllten und unterschriebenen Einstellungsantrag, den Sie zusammen mit einem aussagekräftigen Auswahlvermerk, den Bewerbungsunterlagen aller Bewerber/innen sowie der Erklärung zu den Vorbeschäftigungszeiten des/der Einzustellenden über die Fachbereichsverwaltung und die Frauenbeauftragte an die Drittmittelabteilung senden.

Die/der für Sie zuständige Mitarbeiter/in leitet den Vorgang ergänzt um die Freigabe der Drittmittelabteilung an die Personalstelle weiter.

Weitere Informationen zu Einstellungsverfahren finden Sie auf den Seiten der Personalabteilung (Abt. I).

4. Änderungen des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses

Bei allen Änderungen bereits bestehender Beschäftigungsverhältnisse (Weiterbeschäftigung oder Änderung der Arbeitszeit) entfällt eine erneute Ausschreibung der Stelle, aber die jeweilige Änderung muss mittels Antrag über die Drittmittelverwaltung an die Personalstelle gerichtet werden.

Weiterbeschäftigung

Die Weiterbeschäftigung von Personal aus Drittmitteln ist nur möglich, wenn die Verlängerung des Projektes vom Zuwender bewilligt wurde. Wurde ein weiteres Projekt bewilligt, das sich nahtlos anschließt, muss auch hier vorher ausgeschrieben und ein Auswahlverfahren durchgeführt werden, sofern es sich nicht um eine Ad-personam-Bewilligung handelt. Aus Drittmittelsicht handelt es sich immer um eine Neueinstellung, sofern Personal lückenlos in einem Folgeprojekt beschäftigt wird, da sich die Finanzierungsquelle (i. e. der Zuwendungsbescheid) geändert hat.

Änderung der Arbeitszeit

Sofern der Bewilligungsbescheid dies zulässt, ist eine Erhöhung der Arbeitszeit bei nicht vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter/innen oder auch eine Verringerung der Arbeitszeit möglich (z.B. Teilzeit nach Mutterschutz). Auch diese Änderung muss mittels Antrag und, sofern notwendig, unter Nachweis der zur Verfügung stehenden Mittel im Gang über die oben bei Einstellung benannten Beteiligten erwirkt werden.

Bei Zuwendungen (Kap. 04) muss nach Abschluss des Projekts ein Verwendungsnachweis (zahlenmäßiger Nachweis und Sachbericht) erstellt werden. Die meisten Zuwender verlangen bei Projekten, die über mehrere Jahre laufen, nach Ende eines jeden Haushaltsjahres einen Zwischennachweis (meist bis Mitte oder Ende April des Folgejahres).

Einigen Mittelgebern (z.B. VolkswagenStiftung) genügt eine Abrechnung am Ende des Projektes (also unter Umständen erst nach mehreren Jahren), in dieser müssen dann alle im Gesamtzeitraum angefallenen Buchungen einzeln und chronologisch aufgeführt werden.

Die zahlenmäßigen Nachweise (Zwischen- und Endnachweise) werden von der Drittmittelabteilung erstellt und an den Mittelgeber versandt. Sind hierfür Beleglisten erforderlich, werden diese von der Drittmittelabteilung in Zusammenarbeit mit dem Projekt angefertigt, wobei vom Projekt die Sachausgaben aufgelistet werden und die Drittmittelabteilung die Personalausgaben ergänzt.

Im Sachbericht wird auf den Projektinhalt und die erzielten Ergebnisse eingegangen, weshalb dieser von der Projektleitung geschrieben und an den Mittelgeber geschickt werden muss.

Bei Auftragsforschung (Kap. 06) erfolgt die Abrechnung im Rahmen der Rechnungsstellung durch das Projekt. Im Allgemeinen ist in den hier verwendeten Verträgen geregelt, zu welchem Zeitpunkt die Rechnung gestellt werden kann (meist nach dem Kriterium der erbrachten Leistungspakete).

Bei den meisten Zuwendungen ist die Laufzeit festgelegt; entweder gibt es feste Anfangs- und Enddaten oder eine bestimmte Länge (z. B. 36 Monate).

Sollte der Forschungsstand des Projektes nach der ursprünglich festgelegten Laufzeit noch nicht die gewünschten Resultate erzielt haben (z. B. weil aufgrund bestimmter Umstände die Projektarbeiten verzögert wurden), ist in den allermeisten Fällen nur eine sogenannte kostenneutrale Verlängerung möglich, sofern noch nicht das gesamte Budget verbraucht wurde. Nur in wenigen Fällen besteht die Möglichkeit eines Aufstockungsantrags, bei dessen Gewährung sowohl die Laufzeit verlängert als auch zusätzliche Mittel zur Verfügung gestellt werden.

In allen Fällen muss der inhaltlich durch die Projektleitung begründete Antrag unter Mitzeichnung der Drittmittelverwaltung (bei kostenneutraler Verlängerung) oder des Teams VI C – Forschungsförderung (bei Aufstockung) an den Mittelgeber gesandt werden.

Sollte sich innerhalb der Laufzeit eines Projektes ergeben, dass das kalkulierte und bewilligte Budget für bestimmte Finanzpositionen (z.B. Sachmittel, Personal, Reisen, Investitionen etc.) nicht ausreicht, ist es je nach Zuwender und Bewilligungsbescheid möglich, das Budget einer Ausgabeart zugunsten einer anderen zu überziehen. In der Regel sind den Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid bzw. zu den Förderrichtlinien die prozentualen Überziehungssätze zu entnehmen und ebenfalls, welche Ausgabearten evtl. von der Überziehung ausgenommen sind.

Sofern Sie einen entsprechenden Bedarf sehen, wenden Sie sich bitte an Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung. Dort wird geprüft, ob eine Überziehung einer Budgetkategorie zu Lasten einer anderen möglich ist und bei positivem Ergebnis umbudgetiert wird, so dass entsprechend mehr Mittel auf der gewünschten Finanzposition zur Verfügung stehen.

Sollte deutlich mehr Budget für eine Ausgabeart benötigt werden, als ohne Rücksprache mit dem Mittelgeber möglich, oder sogar grundsätzlich andere Ausgaben notwendig werden, muss beim Mittelgeber eine Umwidmung beantragt werden. Dieser Antrag muss die wissenschaftliche Notwendigkeit der erhöhten oder geänderten Ausgaben begründen und wird über die Drittmittelabteilung und mit deren Mitzeichnung an den Mittelgeber gesandt.

Erst nach Zustimmung des Mittelgebers, die meist mit einem geänderten Finanzplan einhergeht, kann von der Drittmittelverwaltung das Budget im System angepasst werden.

Nach Ende der festgelegten Projektlaufzeit müssen sowohl der zahlenmäßige Nachweis als auch der Sachbericht angefertigt werden. Hierbei sind die vom Zuwender vorgegebenen Termine, Fristen und Vorlagen zu beachten, über die dieser oft selbst noch einmal informiert, wozu aber auch die Drittmittelabteilung Auskunft geben kann bzw. die Projektleitung von sich aus darauf hinweist.

Bei den meisten Zuwendern können notwendige und sachgerechte Ausgaben, die noch innerhalb der Projektlaufzeit verursacht, aber ggf. erst nach Ablauf der Projektzeit zur Auszahlung gekommen sind, mit abgerechnet werden. Deshalb wird im Allgemeinen erst einige Wochen nach Ende der Projektlaufzeit mit dem Anfertigen des zahlenmäßigen Nachweises begonnen.

Ein Projekt gilt als beendet, sobald alle vom Zuwender geforderten Nachweise erstellt sind (zahlenmäßiger Nachweis, Dokumentation der Forschungsergebnisse, Sachbericht etc.) und der Zuwender seine Zustimmung zur Abrechnung und den Berichten signalisiert hat. In den meisten Fällen wird ein sogenanntes Entlastungsschreiben geschickt. Da die eingereichten Unterlagen dafür vom Zuwender oder den von ihm beauftragten Stellen geprüft werden müssen, kann dies eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen (mehrere Wochen bis Monate). Erst nach Erhalt der Zustimmung gilt das Projekt als tatsächlich beendet.

Sollten bei einem Forschungsvorhaben im Rahmen einer Zuwendung (Kap. 04) Mittel nicht verbraucht worden sein, so müssen diese an den Zuwender zurückgezahlt werden. Dies wird von der Drittmittelverwaltung im Zusammenhang mit der Erstellung des zahlenmäßigen Nachweises veranlasst.

In den sehr wenigen Fällen, wo bei einer Zuwendung ein positiver Kassenrest nach Projektabschluss an der Freien Universität Berlin verbleiben kann, werden diese Gelder nach Abrechnung des Projekts auf den Fonds für die Ergänzungsausstattung des Projektleiters/der Projektleiterin gebucht.

Restmittel bei Projekten der Auftragsforschung (Kap. 06) werden nach Ende der Vertragslaufzeit auf den Akquisefonds des Projektleiters/der Projektleiterin gebucht.

Die Abrechnung der Ausgaben eines Projektes sollte zeitnah erfolgen, andernfalls wird sie vom Zuwender angemahnt. Diese Abrechnung, der so genannte "abschließende Verwendungsnachweis", wird je nach Zuwender unterschiedlich gehandhabt: sie kann sich über den gesamten Forschungszeitraum erstrecken oder auch (wenn zwischenzeitlich jährliche Abrechnungen erfolgt sind) lediglich über die letzten Monate des Projektes. Der Schlussnachweis wird von der Projektleitung bzw. einem/r von der Projektleitung bestimmten Mitarbeiter/in erstellt und dann zur Prüfung an die/ den zuständigen Sachbearbeiter der Drittmittelverwaltung geschickt. Nach erfolgter Prüfung und gegebenenfalls Korrektur wird der Nachweis dann an den Zuwender geschickt.

Sobald vom Zuwender die Zustimmung zum Verwendungsnachweis erteilt wurde (Entlastungsschreiben) und der Kontostand des Drittmittelfonds ausgeglichen ist, wird der Fonds gelöscht. Fehlbeträge infolge nicht anerkannter Ausgaben müssen entweder durch Umbuchung dieser Ausgaben in andere Fonds der Projektleitung oder durch anderweitigen Ausgleich aus freien Drittmitteln der Projektleitung beseitigt werden.

Die Projektleitung und die Fachbereichs-/Institutsverwaltung erhalten eine Kopie der Kontolöschung. Die Projektakten werden gemäß den Zuwendungsbestimmungen für einen Zeitraum von meist mindestens fünf Jahren nach Entlastungsmitteilung durch den Zuwender aufbewahrt, um bei möglichen späteren Prüfungen, zu denen die Zuwender berechtigt sind, vorgelegt werden zu können.

Erfolgreiche Antragsteller*innen von Nachwuchsgruppen*, deren Ansiedlung durch einen Fachbereich oder ein Zentralinstitut der Freien Universität Berlin unterstützt wird, erhalten eine aus Projektmitteln finanzierte Stelle als Nachwuchsgruppenleitung, eine attraktive Ausstattung sowie Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben.

Leiter*innen von Nachwuchsgruppen dürfen zudem in der Regel Promotionen betreuen und erhalten eine eigene Kostenstelle, d.h. sie werden hinsichtlich ihrer Budgetverantwortung den Professoren*innen gleichgestellt.

Davon abweichende Vereinbarungen können bei bereits bewilligten Projekten im Einzelfall mit dem jeweiligen Dekanat des Fachbereichs erörtert werden.

Bei Interesse an einer Antragstellung mit der Freien Universität Berlin als Gastinstitution kontaktieren Sie bitte die/den für den Fachbereich zuständige/n Forschungsreferentin bzw. Forschungsreferenten des Teams VIC.

Bei Interesse an der Ansiedlung eines bereits bewilligten Projektes an der Freien Universität Berlin wenden Sie sich bitte an das Dekanat des jeweiligen Fachbereichs.


* gefördert bspw. durch den ERC, als BMBF-Nachwuchsgruppe, im Emmy Noether-Programm der DFG oder als Freigeist-Fellowship der VolkswagenStiftung.