Publikationen auf Refubium werden von der Universitätsbibliothek dauerhaft archiviert, erschlossen und in Primo, überregionalen Katalogen und diversen Suchmaschinen bibliographisch nachgewiesen.

Überarbeitete Fassungen werden als neue Versionen abgelegt (siehe dazu: Versionierung).

In begründeten Einzelfällen (Copyrightprobleme) wird der Zugriff der Dokumente durch die Redaktion beschränkt. Eine Kündigung des Vertrages ist möglich. Um eine Löschung vom Archivserver der Deutschen Nationalbibliothek muss sich der/die Autor*in jedoch selbst kümmern.