In der neuen Struktur gibt es eindeutige Eingangskanäle
IT-Sicherheit
Die IT-Sicherheit ist als Stabsstelle der Kanzlerin zugeordnet und nicht Teil der FUB-IT. Dadurch sind die Kompetenzen unabhängig und klar definiert. Weitere Sicherheitsexpert*innen bleiben in den einzelnen Bereichen der FUB-IT angesiedelt und werden organisatorisch nicht umgezogen. Die Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen erfolgt weiterhin in den dafür vorgesehenen Teams.
Rolle des IT-Architekten
Der IT-Architekt, s. Folie 12 „Ergebnisse FUture-IT“ überblickt alle IT-Systeme der Freien Universität und gestaltet und optimiert sichere und ausfallsichere Technologien basierend auf der aktuellen Prozesslandkarte, den Schnittstellen und den aktuellen IT-Anforderungen. Er setzt logische Designs in praktische Pläne und Vorlagen unter Berücksichtigung von Anforderungen, Zielumgebungen, Prozessen, vorhandener Systeme, Services sowie Sicherheitsaspekten, um. Der IT-Architekt befindet sich dabei im ständigen Austausch mit allen involvierten Bereichen und Stakeholdern.
IT für einzelne Bereiche
Sofern IT-Stellen an Fachbereichen dem Basis-IT-Support zuzuordnen sind, werden die Personen Teil des Basis-IT-Supports. Die Stellen bleiben weiterhin am Fachbereich angesiedelt.
Die Rolle der IT-Beauftragten an der FU wird derzeit sehr heterogen gelebt. Zum einen gibt es IT-Beauftragte, die auch IT-Beschäftigte sind und unter anderem IT-Support leisten. Zum anderen gibt es IT-Beauftragte, die ausschließlich als Ansprechpersonen für die IT-Belange des Fachbereichs, unter anderem als Multiplikator*innen tätig sind, aber selbst keine IT-Aufgaben wahrnehmen. Neu eingeführt wird die Rolle „IT-Koordinator*in“, die die Funktion der ausschließlichen Ansprechperson für die IT in den FU-Bereichen innehat.
Die IT-Beauftragten, die bereits heute Support in ihren Bereichen leisten, sind zukünftig Teil des IT-Supports, auch wenn die Stelle im Fachbereich angesiedelt bleibt.
Derzeit wird ein gesondertes Support-Konzept für die Verwaltungs-IT (SAP und Nicht-SAP) ausgearbeitet, da Anfragen zu den betreffenden Fachanwendungen, z.B. Campus Management oder Evento, inhaltlich schwer in den First-Level-Support der Basis-IT integrierbar sind. Der Support für die Verwaltungs-IT soll gleichermaßen über das Service-Portal erreichbar sein, um eine zentrale Anlaufstelle für die FU-Angehörigen zu bieten.
"Erste Anlaufstelle" der IT
Der First Level Support für die sog. Basis-IT liegt in der Verantwortung der neu geschaffenen Regionalteams.
Erfassung von IT-Anfragen und Störungsmeldungen
Im Rahmen des FUture-IT Teilprojekts ITSM wurde ein sog. IT Service Management Portal, kurz: Service-Portal, ausgeschrieben, ausgewählt und beauftragt. Dort werden an einer Stelle transparent „Tickets“ von FU-Angehörigen erstellt. Gleichermaßen enthält das Service-Portal eine Wissensdatenbank mit Hilfematerialien zu den FU-Services sowie den gesamten Service-Katalog der IT-Services der Freien Universität.
Support für Studierende
Studierende nutzen wie bisher als zentrale Anlaufstelle den Info-Service IT. Perspektivisch ist angedacht, den Info-Service Studium ebenfalls in die Nutzung des Service-Portals einzubinden, damit für Studierende transparent und innerhalb eines Systems die Anfragen medienbruchfrei weitergegeben und „aus einer Hand“ beantwortet werden können.
IT-Anfragen können Studierende natürlich auch über das Service-Portal der FU stellen, diese Möglichkeit wird allerdings erst nach der Pilotierung der Regionalteam-Strukturen flächendeckend gegeben werden.
Rolle der Medientechnik
Die genaue Ausgestaltung der Aufgaben in der Basis-IT zu medientechnischen Themen ist derzeit in Abstimmung.
Zum aktuellen Stand soll die medientechnische Ausstattung der fachbereichseigenen Räume vom First-Level-Support der Basis-IT mitbetreut werden. Mit der Pilotierung im ersten Regionalteam soll diese Zusammenarbeit erprobt und das Konzept nach Bedarf angepasst werden.
Für FU-Angehörige soll es möglich sein, medientechnische Fragen über das ITSM-Serviceportal adressieren zu können.