Die Inhalte des Projekts FUtureIT wurde in Phase 1 in sieben Teilprojekten erarbeitet:

• Kundenanforderungen/ Dienste: Aufnahme der Anforderungen und Definition eines zukünftigen IT-Portfolios der FU Berlin zur Adressierung des Bedarfs von Forschung, Lehre, Studium und Verwaltung
• Prozesse/ Governance: Gestaltung der IT-Prozesse inklusive Definition der Rollen zur Abarbeitung der definierten IT-Leistungen sowie Übertragung der definierten Rollen auf die Aufbauorganisation der FU Berlin
• Personal: Klärung der Stellenbesetzung basierend auf den definierten Rollen inklusive Anforderungsprofilen und Identifizierung des Qualifikationsbedarfs und der Qualifikationsmaßnahmen
• IT Service Management: Definition der Anforderungen und Umsetzung der IT-technischen Unterstützung
• Kooperationen/ Partnerschaften: Identifizierung der Leistungen im IT-Portfolio, die für andere Dritte durch die FU Berlin erbracht werden können
• Wissenschafts-IT
• Organisatorisches Change Management und Kommunikation: Interne und externe Kommunikation der Projektergebnisse sowie Umsetzung der Projektergebnisse und Kommunikationsmaßnahmen

In Phase 2 werden diese Themen in fünf Teilprojekten fortgeführt:

Teilprojekt ITSM, Service-Katalog und Prozesse

Dieses Teilprojekt widmet sich der Finalisierung des IT Service-Katalogs, der Identifikation und Beschreibung von IT-Prozessen, also Service Requests zur Beantragung von IT-Services (bspw. Berechtigungen auf Laufwerke oder Gast-Accounts), und der Abbildung im FU Service-Portal.

In enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Betreibern der Dienste und der Stabsstelle Service Portfolio Management, geht es um folgende Themen:

• Aktualisierung des IT-Service-Katalogs aus der Phase 1 von FUtureIT, unter Berücksichtigung aller FUB-IT-Abteilungen (Infrastruktur; Verwaltungs-IT; Lehre, Studium, Forschung; Stabsstellen)
• Redaktionelle Überarbeitung der Service-Beschreibungen zur Darstellung im FU Service-Portal
• Sammlung, Priorisierung und Prozessdefinition von Service Requests
• Überarbeitung von IT-Prozessen, die in Phase 1 von FUtureIT definiert wurden
• Verprobung und Abbildung von Services, Service Requests und weiteren IT-Prozessen im FU Service-Portal

Teilprojektleitung: Karoline von Köckritz (Stabsstelle ITSM)
Kontakt: tp-itsm@lists.fu-berlin.de

Teilprojekt Forschungs-IT

Das Teilprojekt Forschungs-IT hat zum Ziel, Prozesse für die digitale Forschungsinfrastruktur zu klären und zu harmonisieren, vorhandene Kompetenzen in den zentralen und dezentralen IT-Bereichen zu bündeln, zu erschließen sowie Schnittstellen zu klären.

Folgende Leitfragen sind dazu in Bearbeitung:

• Kompetenznetzwerke: Wie können Kompetenz- und Wissensnetzwerke etabliert und organisiert werden? Zu welchen Themenfeldern kann die vorhandene Kompetenz an der FUB in Netzwerken gebündelt werden?
• Sammlung von Anforderungen: Welche Anforderungen an die digitale Forschungsinfrastruktur haben die Forschenden der FUB? Wie können diese Anforderungen kontinuierlich erfasst und verarbeitet werden?
• Standardisierung und Schnittstellen: Welche vorhandenen Dienste im Bereich der Forschungs-IT können standardisiert werden? Wie müssen Prozesse gestaltet werden, um solche Dienste in das Service Portfolio der FUB-IT zu überführen? Welche Schnittstellen zwischen der Forschungs-IT und der Standard-IT sind vorhanden und wie können diese optimiert werden?
• Stabstelle Forschungs-IT: Welche Aufgaben kann eine zentrale Stabstelle für Forschungs-IT übernehmen? Wie kann eine solche Stabstelle in die Prozesslandschaft der FUB-IT integriert werden? Welche Dienstleistungen kann sie für Forschende erbringen?

Teilprojektleitung: Tobias Weise (Fachbereich Biologie, Chemie, Pharmazie)
Kontakt: tp-forschung@lists.fu-berlin.de

Teilprojekt Organisationsentwicklung, Changemanagement und Kommunikation

Das Teilprojekt Organisationsentwicklung, Changemanagement und Kommunikation verfolgt das Ziel, die Grundlage für eine reibungslose und nachhaltige Transformation innerhalb der FUB-IT zu schaffen. Im Mittelpunkt stehen dabei mehrere Maßnahmen, die auf die Verbesserung der Strukturen sowie der internen und externen Kommunikation abzielen.

Mit den folgenden Themenschwerpunkten beschäftigt sich das Teilprojekt:

• Organisatorisches Changemanagement
• Personalgewinnung, Personalbindung und Personalentwicklung
• Überprüfung und Überarbeitung der Aufgaben und Personalzuordungen
• Markenbildungsprozess
• Webseite und einheitliche Kommunikationsprozesse

Teilprojektleitung: Jonas Böhm (Abt. Infrastruktur)
Kontakt: tp-organisation@lists.fu-berlin.de

Teilprojekt IT-Support

Das Teilprojekt IT-Support widmet sich der organisatorischen Neuausrichtung des IT-Supports. Hierzu zählt die Implementierung des "Single Point of Contact"-Konzepts sowie die Festlegung und Umsetzung von Standards und Prozessen, um ein möglichst hohes Serviceniveau für die Nutzerinnen und Nutzer zu gewährleisten.

Die spezifischen Ziele umfassen:

• Ausbau und Optimierung des 1st-Level Supports für Studierende.
• Aufbau regionaler Teams zur Verbesserung der Unterstützung der Beschäftigten.
• Entwicklung einer gemeinsamen Service-Philosophie.
• Identifikation unterschiedlicher Mentalitäten und Ausgangssituationen sowie die Übertragung bewährter Praktiken aus einzelnen Bereichen auf andere.
• Berücksichtigung verschiedener Arbeitsweisen und Schaffung von Rahmenbedingungen zur Vereinheitlichung der Prozesse.
• Klärung der Aufgaben und Definition der Schnittstelle zum Bereich Medientechnik.

Teilprojektleitung: Fani Ountzidou (Abt. IT-Support)
Kontakt: tp-support@lists.fu-berlin.de

Teilprojekt IT-Architektur

Mit dem Thema IT-Architektur konzentriert sich dieses Teilprojekt auf die Entwicklung von Rahmenvorgaben für die zukünftige Entwicklung der gesamten IT-Landschaft der Freien Universität und die Planung einer passenden Basisinfrastruktur mit den entsprechenden Prozessen als Grundlage.

Adressiert werden damit die Herausforderungen, die durch in der Vergangenheit vielfach unkontrolliert gewachsenen IT-Systeme entstanden sind.

Folgenden Arbeitspakete werden behandelt :

• Erfassung der vorhandenen Systemlandschaften in allen Bereichen der FU
• Erarbeitung eines Vorschlags für grundlegende IT-Architektur Prinzipien der FU, die final durch das Präsidium bestätigt werden
• Festlegung klarer Aufgabenverteilungen im Rahmen der Aufbauorganisation, weg von „jeder macht alles“
• Etablierung einer Business-Logik, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse zu standardisieren und auf Basis von Daten aus dem Organisationsmanagment zu automatisieren
• Definition von detaillierten Arbeitsabläufen mit Rollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Einführung einer neuen Betriebsplattform in Form einer „Private Cloud“ mit den Schwerpunkten Virtualisierung, Skalierbarkeit und Self Service

Teilprojektleitung: Harald Scheelken (Abt. Infrastruktur)
Kontakt: tp-architektur@lists.fu-berlin.de