An der Freien Universität erstellte der behördliche Datenschutzbeauftragte in Zusammenarbeit mit der Hochschule die notwendigen datenschutzrechtlichen Dokumentationen sowie umfassende Datenschutzinformationen und führte Maßnahmen zur Datenminimierung ein. Daneben wurden mit Cisco individuelle datenschutzrechtliche Vereinbarungen ausgehandelt, und es wurde auf Grundlage einer angepassten Konfiguration von Webex eine umfangreiche Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt, die eine detaillierte Bewertung von Risiken umfasst, für Personen, die von der Datenverarbeitung betroffen sind. Dokumentation und Konfiguration des Dienstes werden laufend angepasst und einer regelmäßigen Evaluierung zugeführt; auf diese Weise wird gewährleistet, dass die personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der Video- und Kommunikationsdienste von Cisco Webex bestmöglich geschützt werden können. Von Beginn an wurde ein konstantes Monitoring der geänderten Situation, eine ständige Anpassung der technischen Sicherheit und eine Berücksichtigung der sich ändernden Pandemiebedingungen bei der fortschreitenden Abwägung vorgesehen.