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Outgoings

Outgoings

-          vor der Bewerbung

-          nach der Bewerbung

-          während des Auslandsaufenthaltes

-          nach dem Auslandsaufenthalt

Incomings

Bilateral Erasmus+ Agreements / Inter - Institutional Agreements (iiA)


Outgoings

vor der Bewerbung

Bereitstellung von Informationen

Vor der Bewerbung der Studierenden ist es die Aufgabe dezentraler Erasmus+ -Koordinatorinnen und Koordinatoren für die öffentliche Bereitstellung von Informationen zum Bewerbungsverfahren, zu Partnerhochschulen und zur Anrechnung im Ausland erbrachter Studienleistungen zu sorgen.

Dazu sollen alle Institute und Fachbereiche ihre Webseite so gestalten, dass folgende Informationen, aber keine darüber hinausgehenden Informationen oder Vorlagen, davon entnommen werden können.

Abwicklung des Bewerbungsverfahrens

Die Ausschreibung der Austauschplätze sowie der Termine und Unterlagen soll per Internet und ggf. Aushang veröffentlicht werden. Hierbei sind folgende Fristen zu beachten:

  • 31. Januar: Bewerbungstermin für ein Auslandsstudium im WiSe und/oder SoSe (Charité: 30.11., FB Rechtswissenschaft: 1.12., FB Wirtschaftswissenschaft: 31.3.)
  • 15. Mai: Bewerbungstermin für ein Auslandsstudium im SoSe (Restplätze)

Alle Bewerbungsunterlagen müssen mindestens diese vorgegebenen Dokumente enthalten. Darüber hinaus können Erasmus+ Koordinatorinnen und Koordinatorin über zusätzlich einzureichende Unterlagen entscheiden. Informationen zu Bewerbungsunterlagen sind an Stefanie Erthner weiterzugeben.

Die Auswahl der Kandidatinnen und Kandidaten erfolgt anhand der Bewerbungsunterlagen und ggf. mittels Bewerbungsgespräch nach folgendem Kriterienkatalog.

nach der Bewerbung

Rückmeldung

Nach der Auswahl erfolgt Rückmeldung an die Kandidatinnen und Kandidaten unter Einhaltung folgender Fristen:

  • bis 1. März (1. Juni): schriftliche Information an die Kandidaten über die erfolgte Auswahl
  • bis 15. März (15. Juni): Bewerberinnen und Bewerber um schriftliche Zu- oder Absage des angebotenen Platzes bitten

Zudem folgt die Information aller Studierenden über weitere Schritte zur Anmeldung an der Partnerhochschule und das weitere Prozedere an der FU.

Bis 31. März (25. Juni bei Restplatzvergabe für das SoSe) müssen alle Kandidatinnen und Kandidaten durch Zusendung der ausgefüllten und unterschriebenen Bewerber*innenliste (Erasmus+ Programm / Swiss European Mobility Programme) inkl. Immatrikulationsbescheinigungen per Fachpost bei Stefanie Erthner gemeldet werden.

Nominierung an der Partnerhochschule

Bei dezentraler Nominierung melden Sie die ausgewählten Studierenden an der Partnerhochschule per E-Mail unter Berücksichtigung der dortigen Nominierungs-/Bewerbungsfristen. Eine Nominierung sollte bestimmte Mindestangaben enthalten.

Bei zentraler Nominierung (hauptsächlich über MoveON) melden Sie die Namen der betreffenden Kandidatinnen und Kandidaten durch Zusendung der Bewerber*innenliste (Erasmus+ Programm / Swiss European Mobility Programme) per Fachpost mit dem Hinweis „zentrale Nominierung“ im Kommentarfeld bis zum 31. März an Stefanie Erthner. Eine zentrale Nominierung erfolgt bei diesen Universitäten.

Learning Agreements

Zwischen Juni und August folgen die Abstimmung des Learning Agreements mit den Studierenden nach vorgegebenen Regeln und die anschließende Weiterleitung an die Partnerhochschule. Jede*r Erasmus+ Studierende muss vor Antritt ein Learning Agreement erstellen und vollständig beim Erasmus+ Team Outgoings einreichen.

während des Auslandsaufenthaltes 

Änderung der Learning Agreements

Änderungen im Learning Agreement sind bis spätestens vier Wochen nach Studienbeginn einzureichen und mit den dezentralen Koordinatorinnen und Koordinatoren abgesprochen werden.

Verlängerungen

Eventuell können Verlängerungen des Auslandsstudiums beantragt werden. Diese müssen von den Erasmus+ Koordinatorinnen und Koordinatoren auf vorgeschriebene Faktoren geprüft werden. Der Verlängerung muss von allen Seiten schriftlich zugestimmt werden und sie muss bis spätestens vier Wochen vor Enddatum bei Stefanie Erthner gemeldet werden. Anschließend muss ein neues Learning Agreement ausgestellt werden.

nach dem Auslandsaufenthalt

Die Anerkennung im Ausland erbrachter Studienleistungen der Studierenden erfolgt über die Beantragung im Fachbereich. Der Fachbereich prüft die Anerkennung nach den eingerichteten Verfahren und leitet die erstellten Anerkennungsbescheide an das Erasmus+ Team Outgoings weiter.

Incoming

Vor dem Aufenthalt

Die Nominierung der Studierenden durch die Partnerhochschulen erfolgt zentral über MoveOn beim Erasmus+ Team.

Die dezentralen Erasmus+ Koordinatorinnen und Koordinatoren haben die Aufgabe, Learning Agreements zu kontrollieren, zu unterzeichnen und eine Kopie an Nicole Schindler zu senden. Dabei ist sich an die Deadlines der Partnerhochschulen zu halten. Eine Deadline der FU gibt es nicht. Bitte beachten Sie auch folgende ausführliche Hinweise zu Learning Agreements für Incoming Students, wenn Sie die Agreements prüfen und unterzeichnen.

Während des Aufenthaltes

Während des Aufenthaltes sind eventuelle Änderungen der Learning Agreements zu prüfen und zu unterzeichnen. Bitte beachten Sie dabei unbedingt die folgenden Hinweise zur Unterzeichnung von Learing Agreements für Incomings.

Koordinatorinnen und Koordinatoren fungieren während des Semesters als fachliche Ansprechpartnerinnen und -partner für die Studierenden am Fachbereich / Institut und haben die Aufgabe ihnen Informationen im Internet bereitzustellen.

Hilfreich ist auch die Beteiligung an zentralen Orientierungstagen für internationale Studierende oder die Organisation einer eigenen Einführungsveranstaltung.

Nach dem Aufenthalt

Nach Ende des Semesters erfolgt die Erstellung der Transcripts of Records durch die Fachbereiche und ggf. durch das Erasmus+ Team. Zudem benötigen alle Studierenden eine Confirmation of Stay. Diese Formulare dürfen ausschließlich vom Erasmus+ Team unterschrieben werden.

Bilateral Erasmus+ Agreements / Inter - Institutional Agreements (iiA)

Aufgaben der Erasmus+ Koordinatorinnen und Koordinatoren sind die Mitarbeit bei Aktualisierungen der iiA, die Versendung fachlicher Information an die Partner sowie die Weiterentwicklung der Partnerschaft.

Zentrale Ansprechpartnerin für die Agreements ist Nicole Schindler.

 

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Weiterführende Informationen zu allen Aufgaben der dezentralen Erasmus+ Koordinatorinnen und Koordinatorin finden Sie auch in unserem Leitfaden.