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Was ist beim Zahlungsverkehr zu beachten?

Allgemeines

Einnahmen von Drittmittelgeldern erfolgen auf das Konto für Drittmittelzuwendungen der Freien Universität Berlin:

Deutsche Bank PGK AG, IBAN DE 35 1007 0848 0512 1587 00, BIC DEUTDEDB110

Mittelabrufe für Zuwendungen (Kap. 04) erfolgen durch die Drittmittelabteilung in Absprache mit der Projektleitung.

Rechnungen für Auftragsforschung (Kap. 06) müssen durch das Projekt gestellt werden. Dies soll zwingend mithilfe des Rechnungstools erfolgen, durch das auch eine korrekte Rechnung mit Angabe der richtigen Bankverbindung generiert wird.

Barzahlungsverkehr

Barzahlungsverkehr im eigentlichen Sinne gibt es an der Freien Universität Berlin nicht mehr. Insbesondere bei der Drittmittelbewirtschaftung sollte auch davon abgesehen werden. In Ausnahmefällen ist es möglich, über das Barscheckverfahren beispielsweise Zahlungen an Gäste aus dem Ausland zu leisten, siehe dazu die Hinweise der Haushaltsabteilung: Wenden Sie sich in solchen Fällen bitte zunächst auch an Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Erstattung von Auslagen

Obwohl die private Verauslagung von Geldern im Rahmen von Forschungsprojekten vermieden werden sollte, ist dies ab und zu der Fall. Die Erstattung solcher Auslagen erfolgt folgendermaßen:

  1. Alle Ausgaben müssen mit Originalquittungen (Bankbelegen bei Überweisung oder Kreditkartenzahlung) belegt werden und gegebenenfalls aufsummiert werden.
  2. Setzen Sie ein formloses Schreiben zur Rückerstattung auf, aus dem die private Anschrift, die Bankverbindung und der Betrag hervorgehen und unterschreiben Sie es.
  3. Die Erstattung erfolgt über den elektronischen Workflow, veranlasst von den zuständigen administrativen Ansprechpartner/innen im Projekt.

Erstattung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten im Rahmen des Forschungsvorhabens werden erstattet, wenn die Zuwendungsbedingungen seitens des Mittelgebers dies ausdrücklich zulassen und wenn das Treffen dem Fortgang des Projektes dient (Arbeitsessen, Empfang, Workshop, Tagung, Konferenz etc.).

Sofern im Rahmen der Bewilligung nicht andere Sätze genannt werden, gelten die Höchstbeträge, die in den Hinweisen der Freien Universität Berlin zur Finanzierung von Aufwendungen zur Besucherbetreuung (Bewirtungsrichtlinien) genannt werden.

Ausnahmen im Rahmen von Tagungsfinanzierungen aus Teilnehmergebühren sind möglich. Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihren/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Erstattung von Reisekosten

Soweit laut Zuwendungsbescheid sowie dazugehörigem Finanzplan bewilligt, werden aus Drittmitteln auch Reisekosten erstattet. Hierbei orientiert sich die Bezuschussung an den Richtlinien des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) sowie den vom Land Berlin erlassenen Rechtsverordnungen (siehe hierzu auch das Rundschreiben V 08/2017, ergänzt durch das Rundschreiben V12/2018). Darüber hinaus gelten die Bestimmungen des jeweiligen Zuwenders. Die Mehrzahl der Zuwendungsgeber verweist ebenfalls auf das BRKG.

Zahlungen an Gastwissenschaftler

Hinweise zur Vorgehensweise bei Einladungen von Gastwissenschaftlern/innen finden Sie unter dieser Adresse.

Erstattung von Honoraren/Werkverträgen

Für die Erstattung von Honoraren oder Vergütungen aus Werkverträgen muss vom Auftragnehmer eine Rechnung gestellt werden, die im Original gemeinsam mit einer Kopie des Honorarvertrags bzw. Werkvertrags (Bestellschein) und im Falle eines Werkvertrages zusätzlich mit der ausgefüllten "Anlage zu Werkverträgen mit Privatpersonen" zur Zahlung eingereicht wird. Teilzahlungen der vereinbarten Gesamtsumme sind ebenfalls möglich.

Beachten Sie bitte, dass auch bei der Vergabe von Honoraren und Werkverträgen aus Drittmitteln die Vergaberichtlinien zu befolgen sind.

Auszahlung von Stipendien

Stipendien werden in der Regel anhand eines Dauerauftrages zur Auszahlung beauftragt. Voraussetzung ist ein vom Zuwender bewilligtes Stipendium sowie ein korrekt ausgefüllter Stipendienbescheid samt erforderlichen Anlagen. Näheres dazu finden Sie hier. Bei Eingabe des Dauerauftrags ins Rechnungssystem muss der Stipendienbescheid als zahlungsbegründende Unterlage mit hochgeladen werden.