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Welche Möglichkeiten zur Beschäftigung von Personal gibt es bei Drittmitteln?

Allgemeines:

Die Beschäftigung von Personal aus Drittmitteln kann nur befristet erfolgen, d.h. maximal für die Dauer der bewilligten Projektlaufzeit. Bei einer Verlängerung der Projektlaufzeit ist gegebenenfalls eine Verlängerung des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses möglich.

Außerdem gilt generell, dass Personal nicht rückwirkend eingestellt werden kann.

Die Personalplanung erfolgt in der Regel bereits bei der Projektbeantragung, d.h. dass bereits an dieser Stelle eine Entscheidung über das Rechtsverhältnis bezüglich der Einstellung getroffen wird (z.B. wissenschaftliche/r Mitarbeiter/In, nichtwissenschaftliche/r Mitarbeiter/In oder studentische Hilfskraft) sowie über Dauer und zeitlichen Umfang der Beschäftigung. Ausschlaggebend für die tatsächlichen Kriterien der Beschäftigung ist letztendlich jedoch der Zuwendungsbescheid/-vertrag des Mittelgebers. Hierzu erhalten Sie beratende Unterstützung von Ihrer/m Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Vorgehensweise:

Bitte prüfen Sie zunächst, welche der folgenden Rechtsformen des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Zuwender vereinbart sind:

  • Beschäftigung als wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in
  • Beschäftigung als nichtwissenschaftliche/r Mitarbeiter/in
  • Beschäftigung als studentische Hilfskraft

Überprüfen Sie ebenfalls, ob die Beschäftigung im Rahmen eines Universitätsvertrages (bei FU-Zuwendungen) oder im Rahmen eines Privatdienstvertrages (ausschließlich bei persönlichen Zuwendungen) erfolgen soll:

Bei einer Beschäftigung im Rahmen eines Universitätsvertrages ist die Personalabteilung der FU Berlin die zuständige administrative Instanz für die Einstellung, da die einzustellende Person Angehörige/r der FU Berlin wird. Des Weiteren müssen grundsätzlich der Personalrat, die Frauenbeauftragte, sowie gegebenenfalls die/den Schwerbehindertenbeauftragte/n am Entscheidungsprozess beteiligt werden, wobei die Auswahl der einzustellenden Person selbstverständlich der Projektleitung obliegt.

Privatdienstverträge werden nach erfolgter Bewerberauswahl zwischen der Projektleitung und der einzustellenden Person geschlossen. Hierbei leistet die Personalabteilung der FU Berlin Verwaltungshilfe. Der/die über einen Privatarbeitsvertrag beschäftigte Mitarbeiter/in wird kein/e Universitätsangehörige/r (ist also nicht im öffentlichen Dienst beschäftigt und muss durch die Projektleitung gegen Arbeitsunfälle (z.B. bei der VBG oder einer anderen entsprechenden Berufsgenossenschaft) versichert werden).

1. Ausschreibung

Im Falle von FU-Zuwendungen, also bei einer geplanten Einstellung durch die Freie Universität Berlin, ist es erforderlich, die zu besetzende Stelle (wissenschaftliches und nichtwissenschaftliches Personal sowie studentische Hilfskräfte) auszuschreiben.

Bei persönlichen Zuwendungen/Privatdienstverträgen ist eine Ausschreibung erwünscht, jedoch nicht verpflichtend.

Siehe dazu auch den Überblick über den Bearbeitungsverlauf einer Stellenausschreibung sowie die allgemeine Hilfestellung zu geplanten Stellenausschreibungen.
Die Mitarbeiter/innen der Drittmittelverwaltung stehen Ihnen gerne bei der Formulierung des Ausschreibungstextes sowie bei allen anderen Fragen beratend zur Seite.

Bei der Ausschreibung von Stellen für nichtwissenschaftliches Personal ist zusätzlich eine Stellen-/Aufgabenbeschreibung erforderlich.

Ferner ist eine interne Ausschreibung im FU-Stellenanzeiger bzw. in den Universitäts-Umsetzungsangeboten ausreichend, da die Universitäten nach § 88b BerlHG verpflichtet sind, geeignete Bewerber/innen aus Personal- managementlisten vorrangig zu berücksichtigen.

Sofern im Einzelfall eine öffentliche Ausschreibung gewünscht wird, müssen die Anzeigenkosten durch das Projekt finanziert werden. Halten Sie hier Rücksprache mit dem Zuwender, ob die Kosten übernommen werden. Eine öffentliche Ausschreibung muss ebenfalls erfolgen, wenn Stellen oberhalb der Vergütungsgruppe Vb BAT bei gleichzeitiger Unterrepräsentation von Frauen (siehe Landesgleichstellungsgesetz) zu besetzen sind.

Ausschreibungen für wissenschaftliches Personal müssen nach § 94 BerlHG grundsätzlich öffentlich erfolgen, also in einem Publikationsorgan wie z.B. mindestens dem FU-Stellenanzeiger oder Tagesspiegel, Berliner Morgenpost, Die Zeit, Fachpresse bzw. Internet. Bei Fragen bezüglich der Anzeigenrealisation steht Ihnen die Abteilung I C 2 (Personalplanung und -wirtschaft) zur Verfügung.

Stellenausschreibungen für studentische Hilfskräfte erfolgen durch Aushang in der zukünftigen Beschäftigungsstelle, beim Personalrat der studentisch Beschäftigten und im Immatrikulationsbüro. Eine Ausschreibung im FU-Stellenanzeiger ist nur bei fächerübergreifenden Beschäftigungsangeboten erforderlich.

2. Bewerbungsverfahren

Beachten Sie bitte, dass zu den Auswahlgesprächen für ausgeschriebene Stellen rechtzeitig die Vertreter/innen der entsprechenden am Entscheidungsprozess beteiligten Gremien (Personalrat/ Studentischer Personalrat, Frauen- und gegebenenfalls Schwerbehindertenbeauftragte/r) eingeladen werden. Bewahren Sie bitte die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber auf.

Die Adressen der Ansprechpartner/innen finden Sie hier:

3. Einstellung

Sobald das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, d.h. eine Personalentscheidung durch die Projektleitung unter Einbeziehung aller zur Entscheidungsbeteiligung befugten Gremien getroffen wurde, kann die Einstellung vorgenommen werden.

Hierzu benötigen Sie je nach Art der vorzunehmenden Einstellung einen ausgefüllten und unterschriebenen Einstellungsantrag (Projektleitung sowie Frauenbeauftragte) für Angestellte oder für studentische Hilfskräfte, sowie eine Auswahlbegründung und die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber.

Bei der Einstellung wissenschaftlicher Mitarbeiter/innen ist zusätzlich eine Erklärung zu bisherigen Beschäftigungs- bzw. Promotionszeiten erforderlich. Beachten Sie auch, dass die Tarifeingruppierung bei Angestellten tarifgerecht erfolgt, d.h. dass die Einstellungsvoraussetzungen (Ausbildungsabschluss, Qualifikationen, Erfahrungen aus bisherigem Tätigkeitsfeld) der/des zukünftigen Mitarbeiters/in der anvisierten Vergütung entsprechen. Dies gilt gleichermaßen für Einstellungen im Rahmen von Universitätsverträgen wie auch Privatdienstverträgen. Sie erhalten zu diesem Themenkreis gerne Beratung bei von Ihrer/m Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Reichen Sie alle Unterlagen bei der Drittmittelverwaltung ein. Die/der für Sie zuständige Mitarbeiter/in leitet den Vorgang an den jeweiligen Personalrat sowie an die Personalstelle weiter.

Bedenken Sie bei jeder Neueinstellung bitte auch, dass die/der Mitarbeiter/in am ersten Arbeitstag eine Dienstantrittserklärung (den Vordruck erhalten Sie von der Personalstelle) unterzeichnet, und leiten Sie diese über die Fachbereichsverwaltung an die Personalstelle weiter. Die Dienstantrittserklärung ist unbedingt erforderlich, damit die Vergütung angewiesen werden kann.

4. Änderungen des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses

Bei allen Änderungen bereits bestehender Beschäftigungsverhältnisse (Weiterbeschäftigung oder Änderung der Arbeitszeit) entfällt eine erneute Ausschreibung der Stelle aber die jeweilige Änderung muss mittels Antrag für Angestellte oder studentische Hilfskräfte über die Drittmittelverwaltung an die Personalstelle bzw. den Personalrat gerichtet werden (betrifft Beschäftigungsverhältnisse im Rahmen von Universitätsverträgen).

Weiterbeschäftigung
Die Weiterbeschäftigung von Personal aus Drittmitteln ist nur möglich, wenn die Verlängerung des Projektes vom Zuwender bewilligt wurde bzw. ein anderes Projekt bewilligt wurde, in dem das betreffende Personal weiterbeschäftigt werden soll. Reichen Sie mit dem Änderungsantrag bitte auch die Kopie des neuen/geänderten Zuwendungsbescheids ein.

Änderung der Arbeitszeit
Sofern der Bewilligungsbescheid dies zulässt, ist eine Erhöhung der Arbeitszeit bei nicht vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter/innen oder auch eine Verringerung der Arbeitszeit möglich (z.B. Teilzeit nach Mutterschutz). Auch diese Änderung muss mittels Antrag und, sofern notwendig, unter Nachweis der zur Verfügung stehenden Mittel erwirkt werden.