Nach Ende der festgelegten Projektlaufzeit müssen sowohl der zahlenmäßige Nachweis als auch der Sachbericht angefertigt werden. Hierbei sind die vom Zuwender vorgegebenen Termine, Fristen und Vorlagen zu beachten, über die dieser oft selbst noch einmal informiert, wozu aber auch die Drittmittelabteilung Auskunft geben kann bzw. die Projektleitung von sich aus darauf hinweist.

Bei den meisten Zuwendern können notwendige und sachgerechte Ausgaben, die noch innerhalb der Projektlaufzeit verursacht, aber ggf. erst nach Ablauf der Projektzeit zur Auszahlung gekommen sind, mit abgerechnet werden. Deshalb wird im Allgemeinen erst einige Wochen nach Ende der Projektlaufzeit mit dem Anfertigen des zahlenmäßigen Nachweises begonnen.

Ein Projekt gilt als beendet, sobald alle vom Zuwender geforderten Nachweise erstellt sind (zahlenmäßiger Nachweis, Dokumentation der Forschungsergebnisse, Sachbericht etc.) und der Zuwender seine Zustimmung zur Abrechnung und den Berichten signalisiert hat. In den meisten Fällen wird ein sogenanntes Entlastungsschreiben geschickt. Da die eingereichten Unterlagen dafür vom Zuwender oder den von ihm beauftragten Stellen geprüft werden müssen, kann dies eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen (mehrere Wochen bis Monate). Erst nach Erhalt der Zustimmung gilt das Projekt als tatsächlich beendet.