Wie und wann werden die Ausgaben dem Mittelgeber gegenüber abgerechnet?
Bei Zuwendungen (Kap. 04) muss nach Abschluss des Projekts ein Verwendungsnachweis (zahlenmäßiger Nachweis und Sachbericht) erstellt werden. Die meisten Zuwender verlangen bei Projekten, die über mehrere Jahre laufen, nach Ende eines jeden Haushaltsjahres einen Zwischennachweis (meist bis Mitte oder Ende April des Folgejahres).
Einigen Mittelgebern (z.B. VolkswagenStiftung) genügt eine Abrechnung am Ende des Projektes (also unter Umständen erst nach mehreren Jahren), in dieser müssen dann alle im Gesamtzeitraum angefallenen Buchungen einzeln und chronologisch aufgeführt werden.
Die zahlenmäßigen Nachweise (Zwischen- und Endnachweise) werden von der Drittmittelabteilung erstellt und an den Mittelgeber versandt. Sind hierfür Beleglisten erforderlich, werden diese von der Drittmittelabteilung in Zusammenarbeit mit dem Projekt angefertigt, wobei vom Projekt die Sachausgaben aufgelistet werden und die Drittmittelabteilung die Personalausgaben ergänzt.
Im Sachbericht wird auf den Projektinhalt und die erzielten Ergebnisse eingegangen, weshalb dieser von der Projektleitung geschrieben und an den Mittelgeber geschickt werden muss.
Bei Auftragsforschung (Kap. 06) erfolgt die Abrechnung im Rahmen der Rechnungsstellung durch das Projekt. Im Allgemeinen ist in den hier verwendeten Verträgen geregelt, zu welchem Zeitpunkt die Rechnung gestellt werden kann (meist nach dem Kriterium der erbrachten Leistungspakete).