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Wie und wann werden die Ausgaben dem Mittelgeber gegenüber abgerechnet?

Die Ausgaben werden dem Zuwender gegenüber anhand eines Zwischen- bzw. Schlussnachweises (auch Verwendungsnachweis) abgerechnet. Einige Zuwender (z.B. das BMBF) verknüpfen die Mittelanforderung mit einem Zwischennachweis, d.h. alle zwei Monate ist ein Zwischennachweis der angefallenen Ausgaben fällig. Anderen Mittelgebern (z.B. VW-Stiftung) genügt eine Abrechnung am Ende des Projektes (also unter Umständen erst nach drei Jahren), in dieser müssen dann allerdings alle in den drei Jahren angefallenen Buchungen einzeln und chronologisch aufgeführt werden. Eine weitere Handhabung der Abrechnung ist die jährliche (wie z. B. bei DFG-Sachbeihilfen). Generell ist es ratsam, vom Beginn des Projektes an die Ausgaben sorgfältig mitzuprotokollieren, um die Abrechnung der Kosten im Verwendungsnachweis einfach und übersichtlich zu gestalten. Die Prüfung der Verwendungsnachweise und Übersendung an den Zuwender erfolgt in der Drittmittelverwaltung.