Neues Jahr, neues Campus Management: Nach umfangreichen Vorbereitungsarbeiten konnte frisch zum Start des Rückmeldezeitraums fürs Sommersemester 2021 an der Freien Universität die überarbeitete Version des Campus Managements online gehen. Über das System werden die Daten von Studierenden der Freien Universität von ihrer Immatrikulation bis zum Abschluss verwaltet. Das aktualisierte System bietet insgesamt verbesserte Services: für Beschäftigte in der Universitätsverwaltung und für Studierende, die künftig bequem online Bescheinigungen beantragen und Nachweise hochladen können. Ein Gespräch mit Gabriela Berns, an der Freien Universität Berlin Leiterin des Teams Angelegenheiten der Studierenden.

Frau Berns, Campus Management wurde frisch überarbeitet und bietet neue Services. Bevor Sie sie im Einzelnen vorstellen – gibt es Neuerungen, die jetzt für Studierende wichtig sind, beispielsweise beim Rückmeldeverfahren?

Neu ist, dass die Prozesse der Studierendenverwaltung nun im bestehenden Campus Management der Prüfungsverwaltung integriert sind. In diesem Zusammenhang wurden auch die Self-Services der Studierendenverwaltung für Studierende in das Campus Management überführt. Zurzeit läuft gerade die Rückmeldung über diese Self-Services, was bedeutet, dass sich Studierende selbstständig online zurückmelden können. Der Status aller Studierenden im System steht so lange auf „Vorläufig ausgeschlossen“, bis sie alle Rückmeldevoraussetzungen erfüllt haben, also die Gebühren überwiesen und Nachweise hochgeladen haben. Genaueres zum Status kann man auch in den FAQ nachlesen.

In den Sozialen Medien kursierte die Vermutung, dass die Studierendenverwaltung für das Ausstellen von Immatrikulationsbescheinigungen künftig Gebühren erheben würde. Stimmt das?

Nein, da handelte es sich tatsächlich um ein Missverständnis. Das Verfahren bleibt wie bisher. Nur für individuelle Bescheinigungen – also beispielsweise spezielle Nachweise für Stipendiengeber oder Visastellen – werden Gebühren erhoben, aber das war schon immer so. Die Höhe der in einem solchen Fall anfallenden Gebühren ist in der Gebührenordnung des Landes Berlin festgelegt – auch das hat sich nicht geändert. Neu ist, dass diese individuellen Bescheinigungen nun online über den Self-Service beantragt werden können – vermutlich hat das kurzfristig für Verwirrung gesorgt.

Im Self-Service stehen jetzt die Immatrikulationsbescheinigungen des Sommersemesters 2020 und des aktuellen Wintersemesters zur Verfügung. Was neu ist: Mit jeder Rückmeldung kommen die Bescheinigungen für das Semester dazu, für das man sich gerade zurückgemeldet hat. Und: Alle Bescheinigungen bleiben dauerhaft bis zu ihrer Exmatrikulation für die Studierenden verfügbar.

Was bringen die neuen Self-Services für Studierende außerdem?

Ein Vorteil ist, dass Studierende alle Nachweise, die für die Rückmeldung erforderlich sind, direkt hochladen können. Die Beschäftigten in der Studierendenverwaltung sehen diese Bescheinigungen dann unmittelbar und können sie prüfen. Wir überspringen auf diese Weise den Postweg und sparen dadurch Zeit. Das macht das Verfahren auch für die Studierenden wesentlich praktischer.

Die Studierenden sehen dort auch den Statuswechsel und wissen daher gleich, wann ihr Antrag bearbeitet wurde. Sollte z.B. ein Rückmeldenachweis nochmals angefordert werden, weil er nicht leserlich war, so wird das auch direkt über den Self-Service und per E-Mail kommuniziert. Die Self-Services der Studierendenverwaltung für die Studierenden werden somit komfortabler. Neben der Immatrikulationsbescheinigung und der zugehörigen Gebührenquittung wird den Studierenden vom kommenden Sommersemester an mit der Rückmeldung auch automatisch eine Studienverlaufsbescheinigung bereitgestellt. Diese musste früher individuell angefordert werden. Außerdem erhalten sie ein Datenkontrollblatt, über das sie nachvollziehen können, welche Daten die Studierendenverwaltung im System gespeichert hat. All diese Bescheinigungen sind kostenfrei und stehen – wie schon erwähnt – dauerhaft bis zur Exmatrikulation zur Verfügung.

Auch für die Beschäftigten in der zentralen und dezentralen Studierendenverwaltung bedeutet das vermutlich einen geringeren Verwaltungsaufwand?

Das stimmt, denn bisher sind ja alle Anträge und Nachweise per Post, manchmal auch per E-Mail bei uns eingegangen. Dass die Mitarbeitenden nun alles im System einsehen können, auch die Briefe und E-Mails, die über Campus Management versendet werden, führt zu einer neuen effizienteren Arbeitsweise. Auf dem Weg zum papierlosen Büro haben wir damit einen sehr großen Schritt gemacht – was auch die Umwelt schont. Und was während der Pandemie ja besonders wichtig ist: Wir können alle Arbeiten im Homeoffice erledigen.

Eine weitere Neuerung: Das Rechnungswesen der Universität und das Campus Management wurden verknüpft, was bedeutet, dass etwa Gebühren und Beiträge schneller erstattet werden können.

Nun müssen sich alle Beschäftigten in die Arbeit mit den neuen Web-Oberflächen einfinden, hier möchte ich die Studierenden um Verständnis und Geduld bitten. Insgesamt sehe ich uns für die nächsten Jahre gut gerüstet. An dieser Stelle möchte ich auch dem gesamten Projektteam danken, das bisher all das möglich gemacht hat.

Gibt es weitere Funktionen, deren Einrichtung Sie sinnvoll fänden?

Es würde die Arbeit noch einmal erleichtern, wenn auch individuelle E-Mails oder Briefe in der Studierendenakte abgelegt werden könnten, damit wir wirklich alle Dokumente, die zwischen den Studierenden und den Mitarbeitenden der Studierendenverwaltung hin- und hergehen, in einer Akte haben.

Im Laufe des Jahres ist geplant, weitere Self-Services für die Studierenden zur Verfügung zu stellen. Dann sind auch Namensänderungen online möglich, aber auch Urlaubssemester, der Wechsel zwischen Teilzeit- und Vollzeitstudium und auch die Exmatrikulation können online beantragt werden.

Die Fragen stellte Till Wachsmann