Rund 200 Gebäude gehören zur Freien Universität Berlin in Dahlem, Düppel und Lankwitz mit einer Gesamtfläche von 500.000 Quadratmetern. Das sind neben Büros,  Bibliotheken, Seminarräumen und Laboren beispielsweise auch Verkehrsflächen, Archiv- und Kellerräume. Die zweiwöchige Heizpause soll nicht nur Kosten sparen, sondern sich auch positiv auf die erfolgreiche Klima- und Energiebilanz der Freien Universität auswirken, sagt Andreas Wanke, Koordinator für Energie- und Umweltmanagement der Freien Universität Berlin: „Gegenüber 2000/2001 verbraucht die Freie Universität heute – bei stabiler Flächennutzung – rund 43 Millionen Kilowattstunden weniger Strom und Wärme. Das ist eine Energie-Einsparung um gut 26 Prozent – und 12.800 Tonnen Kohlendioxid pro Jahr.“

Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass sich die Universitätsräume nach dem Betriebsurlaub zu Dienstbeginn wieder in einem wohltemperierten Zustand befinden. Pro Gebäude muss deshalb festgelegt werden, wann und wie die Raumwärme wieder auf das normale Niveau gebracht wird.

Ausnahmeregelungen

Nicht alle Häuser können geschlossen werden. Schließlich muss die Grund- und Notfallversorgung an der Universität gesichert sein. Dazu gehört etwa die Besetzung der Leitwarte, die unter der internen Telefonnummer 55555 in allen technischen Notfällen erreichbar ist. Außerdem der Rechner- und Telefonie-Betrieb sowie der Wartungsdienst für die Bereiche, die von der Betriebsurlaubs-Regelung ausgenommen sind.

Hierzu gehören bestimmte Arbeitsbereiche in den naturwissenschaftlichen Fachbereichen, in denen Tiere oder Pflanzen versorgt, beziehungsweise laufende Versuchsreihen betreut werden müssen. Auch die Kleintierklinik in Düppel hält ihre Türen für kranke und verletzte Tiere offen. Einige Bereiche nutzen den Betriebsurlaub, um notwendige Wartungsarbeiten vorzunehmen, die – würden sie während des laufenden Universitätsbetriebs vorgenommen – zu Störungen führen würden.

Im Sprachenzentrum etwa laufen Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten, ebenso an den IT-Anlagen der ZEDAT und in den Fachbereichen Physik sowie Mathematik und Informatik. In allen Einzelfällen muss präzise geregelt werden, welche Lüftungsanlagen wie lange laufen müssen und inwiefern eine Beheizung der Ausnahmebereiche sichergestellt werden kann.  

Der Botanische Garten und das Botanische Museum bleiben für Besucherinnen und Besucher geöffnet.

Fristen einhalten

40 Postannahmestellen gibt es auf dem weitläufigen Gelände der Freien Universität. Während der Betriebsferien schließen alle bis auf zwei: die Hauptpoststellen an der Habelschwerdter Allee 45 und auf dem Campus Lankwitz. Alle anderen 38 Stellen werden Anträge auf Postlagerung stellen. Das sollten auch Beschäftigte bedenken, wenn sie Post an die Freie Universität schicken, die fristgerecht eintreffen muss, wie zum Beispiel Bewerbungen oder Schreiben mit Verjährungs- oder Ausschlussfrist.

Das betrifft beispielsweise den noch bis Ende des Jahres möglichen Einspruch gegen die eigene Eingruppierung in eine bestimmte Tarifgruppe nach dem Übergang vom Bundesangestellten-Tarifvertrag (BAT) in den Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder. „Wir raten, alle Ansprüche mit Frist 31. Dezember noch vor dem Betriebsurlaub  geltend zu machen“, sagt Henrik Hauer, Referent in der Abteilung Personal- und Finanzwesen.

Anrufbeantworter besprechen

Da die Telefonzentrale der Freien Universität unter der Telefonnummer 838-1 nicht besetzt sein wird, werden alle Beschäftigten gebeten, den Anrufbeantworter ihres Diensttelefons zu besprechen. Wer schon ein schwarzes Cisco-Telefon besitzt und damit am neuen Voice-Over-IP-System teilnimmt, richte sich bitte für die Ansage nach folgender Anleitung:
http://www.zedat.fu-berlin.de/Telefonie/VoIPAnrufbeantworter#Urlaubsansage

Für die alte Telefonanlage (weiße Siemens-Telefone) findet sich die Anleitung hier:

http://www.zedat.fu-berlin.de/Telefonie/Voicebox

Information ist alles

Um Beschäftigte, Studierende, interne und externe Ansprech- und Kooperationspartner über den anstehenden Betriebsurlaub an der Freien Universität zu informieren, sollen verschiedene Wege gewählt werden: Eine Rundmail mit dem Hinweis auf die Schließzeit wird alle Beschäftigten und Studierenden über deren Zedat-E-Mail-Account erreichen. Es wird empfohlen, in eigenen Mails am Ende der Signatur einen Hinweis in deutscher und englischer Sprache einzufügen: 

Betriebsurlaub Sämtliche Einrichtungen der Freien Universität Berlin sind in der Zeit vom 22.12.2012 (Sa) bis einschließlich 06.01.2013 (So) geschlossen. Please note the dates of Freie Universität Berlin's university-wide holiday close-down Due to holidays and annual leave, all the offices and other facilities of Freie Universität Berlin will remain closed from Saturday, December 22, 2012, through Sunday, January 6, 2013. As of Monday, January 7, 2013, work will resume as usual.

Über das Log-In-Fenster am PC wird die Nachricht über den Betriebsurlaub auf jedem Bildschirm erscheinen, sobald er gestartet wird. Die Online-Redaktion informiert auf den zentralen Internetseiten der Freien Universität sowie über campus.leben. An den Gebäudeein- und ausgängen werden deutsch- und englischsprachige Poster auf die Schließzeit aufmerksam machen.

Wer spart, gewinnt

Vom Betriebsurlaub werden die Fachbereiche – wie immer, wenn an der Freien Universität Energie eingespart wird – ganz konkret profitieren: Die Hälfte des Geldes, das in diesem Zeitraum in ihren Bereichen für Energiekosten eingespart wird, behalten sie zur eigenen Verwendung. Grundlage hierfür ist das seit 2007 eingerichtete Prämiensystem an der Freien Universität, das Energieeinsparungen zur Hälfte den Bereichen gutschreibt und zur anderen Hälfte der Universitätszentrale. 

Lesen Sie in den kommenden Tagen… … ein Gespräch mit der Vorsitzenden des Gesamtpersonalrats sowie einen Artikel mit Informationen über die Ausleihmodalitäten der Bibliotheken der Freien Universität während des Betriebsurlaubs.