„Das neue Verfahren erfüllt mit nur einer Eingabe einen dreifachen Zweck“, erklärt Professor Ulrich Naumann, Leiter der Universitätsbibliothek der Freien Universität. „Durch das System zur Selbsterfassung der Publikationen wird nicht nur die Datenbank mit den bibliographisch korrekten Publikationsnachweisen der Autoren gespeist, sondern auch die zentrale Statistik-Datenbank der Freien Universität Berlin.“ Dies erlaube eine kostenstellen- und autorengenaue Unterscheidung der Publikationen, die für Evaluierungszwecke und spezielle Auswertungen benötigt werde. „Zugleich wird auch die Forschungsdatenbank durch das neue System mit Daten versorgt“, sagt Professor Naumann. Sie dokumentiert aktive und beendete Forschungsvorhaben der Freien Universität Berlin, die durch Drittmittel finanziert werden. So könnten den Forschungsprojekten zusätzlich die im Rahmen dieser Projekte entstandenen Publikationen zugeordnet werden. „All das konnte das bisherige Erfassungs- und Auswertungsverfahren nur bedingt und mit erheblichem manuellem Aufwand leisten. Deshalb wird es im Rahmen der Exzellenzinitiative nun durch das System zur Selbsterfassung der Publikationen abgelöst“, so Naumann.

Anmeldung mit „FU-Account“

Angehörige der Freien Universität Berlin können das System zur Selbsterfassung der Publikationen unter der Internetadresse https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP/ ansteuern. Dort können sie sich mit ihrem „FU-Account“ anmelden und mithilfe des Online-Formulars eigene Publikationen und Publikationen anderer Wissenschaftler eintragen. „Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Meldeverfahren nur von Angehörigen der Freien Universität benutzt werden kann, aber auch Sekretariate und Studentische Hilfskräfte mit ihrem eigenen ‚FU-Account‘ die Publikationen ihres Bereiches eingeben können“, erklärt Professor Naumann.

Das Verfahren lässt sich leicht bedienen und ist mit zahlreichen Online-Hilfetexten unterlegt, die bei Fragen weiterhelfen können. Neben einem Block für die Autorenerfassung, mit dem bei der Erfassung begonnen werden sollte, werden verschiedene Erfassungsmasken für unterschiedliche Publikationsformen (Bücher, Aufsätze in Zeitschriften und in Aufsatzsammlungen) und Herausgeberschaften bereitgestellt. Teilweise können nationale und internationale Datenbanken benutzt werden, um nach einer Suche mit internationalen Standardnummern wie ISBN, ISSN und DOI Buchtitel, Zeitschriftentitel und Artikeldaten automatisch ergänzen zu lassen. Auch eine komfortable Selbstverwaltung für häufig vorkommende Autoren und Zeitschriftentitel, die dann unmittelbar in die Erfassung übernommen werden können, wurde eingerichtet. „In den Bereichsbibliotheken sind Kolleginnen und Kollegen mit dem Erfassungsverfahren vertraut gemacht worden, die bei Fragen und Problemen weiterhelfen können“, sagt Professor Ulrich Naumann. Daneben wird es auch eine ‚E-Learning-Einheit‘ geben, die Benutzer ebenfalls in die Grundzüge der Anwendung einführen wird.