70 Minuten lang waren am 12. Januar versehentlich die Zugriffsrechte im Campus Management falsch eingestellt: Studierende hatten in diesem Zeitraum auf dem Portal, auf dem die Daten von Studentinnen und Studenten der Freien Universität von der Immatrikulation bis zum Abschluss verwaltet werden, die Rechte von Beschäftigten aus den Prüfungsbüros. Das IT-System, dessen Ursprünge auf das Jahr 2005 zurückgehen, wird derzeit überarbeitet, die Services für Studierende und Beschäftigte werden verbessert. Wie es zu der Datenpanne kam, welche Auswirkungen sie hatte und was die Freie Universität unternimmt, um einen solchen Vorfall in Zukunft zu vermeiden, erläutert Andrea Bör, Kanzlerin der Freien Universität, im Interview mit campus.leben.

Frau Bör, was genau ist am Dienstag, 12. Januar, im Campus Management passiert?

Wir haben die Schließzeit der Universität über die Feiertage und Neujahr genutzt, um auf ein erweitertes Campus-Management-System umzustellen, das zahlreiche Verbesserungen für Studierende und Beschäftigte der Freien Universität einschließt. Am 12. Januar kam es im Zusammenhang mit einer Anpassung zu einem Fehler in der Konfiguration: Zwischen 14.33 und 15.43 Uhr hatten im System eingeloggte Studierende versehentlich die Zugriffsrechte von Beschäftigten aus den Prüfungsbüros.

Wie ist die Universität auf die Panne aufmerksam geworden?

Ein Student hat sich per Mail an uns gewandt, außerdem gab es Anrufe mehrerer Studierender. Dafür sind wir sehr dankbar! Im Namen des Präsidiums möchte ich mich bei allen Studierenden für die Panne entschuldigen. Wir bedauern den Vorfall sehr und übernehmen natürlich die Verantwortung.

Datenschutz wird an der Freien Universität großgeschrieben. So etwas kann passieren, aber das sollte es natürlich nicht. Ich möchte mich außerdem bei den Kolleginnen und Kollegen bedanken, die den Fehler innerhalb einer halben Stunde behoben haben.

Welchen Umfang hatte die Panne: Wie viele Studierende konnten auf nicht für sie bestimmte Daten zugreifen?

Während der besagten 70 Minuten waren insgesamt 673 Studierende im Campus Management eingeloggt, so hat es das IT-System mitprotokolliert. Diese Gruppe von Studierenden konnte – in der Prüfungsbüroansicht–- theoretisch neben ihren eigenen Daten auch Fremddaten einsehen. Die Daten waren somit nicht öffentlich einsehbar, sondern nur für die 673 Studentinnen und Studenten, die in diesem Zeitrahmen eingeloggt waren. Und das auch nur, wenn sie direkt nach anderen Namen gesucht haben. Wir gehen deshalb davon aus, dass nur wenigen der eingeloggten Personen aufgefallen ist, welche Nutzungsrechte sie vorübergehend hatten.

Über die Social-Media-Kanäle der Freien Universität erreichen uns Nachrichten von Studierenden, die sich Sorgen machen, dass vertrauliche Daten abgeschöpft worden sein könnten. Wie begegnen Sie dieser Sorge?

Ich kann gut verstehen, dass ein solcher Vorfall beunruhigt. Nach gründlicher Prüfung können wir sagen, dass glücklicherweise keine Manipulation von Prüfungsdaten stattgefunden hat. Wir haben uns bei Studierenden, deren Studiengang über Campus Management verwaltet wird, gemeldet und sie persönlich über den Vorfall informiert.

Es sind keine Daten manipuliert worden?

Mit Stand von heute können wir sagen: nein. Ein einziger Student hat den Moment genutzt und sich von vier Modulen des aktuellen Wintersemesters 2020/2021 abgemeldet. Das war möglich, weil für diese Veranstaltungen noch keine Noten vergeben waren. Denn alle abschließend freigegebenen Noten hätten auch während der versehentlichen erweiterten Berechtigung zu keinem Zeitpunkt geändert werden können. Die durch den Studenten eingegebenen Änderungen wurden nach der Fehleranalyse durch die Beschäftigten im Prüfungsamt sofort rückgängig gemacht.

Steht die Datenpanne im Zusammenhang mit der Überarbeitung und Erweiterung des Campus Management?

Ja, aber nur mittelbar, weil dasselbe System betroffen ist.

Was kann das überarbeitete und erweiterte Campus Management? Was bringt es den Studierenden? Was den Beschäftigten in der Universitätsverwaltung?

Durch das Update soll der Service für Studierende und Beschäftigte verbessert werden, vor allem die Prüfungsbüros sollen unterstützt werden. Grundsätzlich ermöglicht das neue System eine stärkere Digitalisierung: Alle Schreiben und Unterlagen liegen nun im System vor und nicht mehr in einer Papierakte.

Außerdem wird der sogenannte Self Service ausgebaut: Studierende können sich beispielsweise über das System selbst zurückmelden, aber beispielsweise auch ihre eigenen Noten einsehen – diese Funktion wird ab dem 25. Januar freigeschaltet sein. Weitere Self Services sollen folgen, damit im Sommersemester 2021 alle Verwaltungsleistungen der Studierendenverwaltung rein digital bearbeitet werden können.

Zentrale und dezentrale Verwaltungseinheiten – etwa die Studierendenverwaltung und die Prüfungsbüros in den Fachbereichen – haben künftig Zugriff auf dieselben Dokumente. Das erleichtert natürlich nicht nur die wegen der Corona-Pandemie im Homeoffice erledigte Arbeit der Beschäftigten enorm, sondern es bietet auch allen Studierenden die Möglichkeit einer optimalen digitalen persönlichen Studienverwaltung.

Im Zuge des Updates wurde das Campus-Management-System für mobile Geräte (Tablet, Smartphone) optimiert. Tatsächlich können wir auf unser neues Campus Management sehr stolz sein und darauf, dass die Digitalisierung an der Freien Universität so weit fortgeschritten ist.

Hat die Pandemie-Situation diese Entwicklung beschleunigt?

Wir sind vor allem froh, dass wir den Zeitplan trotz der für alle schwierigen Situation halten konnten. Die Digitalisierung von Verwaltungsarbeiten ist ein umfangreiches Projekt in einer so großen Einrichtung wie der Freien Universität; das Projekt läuft seit 15 Jahren. Die Einrichtung der Self Services ist im Moment natürlich eine große Unterstützung für Studierende und Beschäftigte.

Wie kann sichergestellt werden, dass eine Datenpanne, wie am 12. Januar geschehen, nicht mehr passiert?

Wir sind dabei, aus diesem bedauerlichen Vorfall zu lernen. Wir werden den Freigabeprozess für die Berechtigungsfreigaben noch einmal ausführlich analysieren und überprüfen. Und wir werden Maßnahmen ergreifen, die einen solchen Fehler in Zukunft ausschließen.

Die Fragen stellte Christine Boldt