Neben der Freude auf neue Aufgaben, dem Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen und der fachlichen Einarbeitung gilt es in den ersten Wochen an einem neuen Arbeitsplatz, sich ebenfalls in unbekannten Strukturen einzufinden. Deshalb wurde an der Freien Universität nun ein Welcome Service eingerichtet. „Wir möchten den neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen guten Start bei uns ermöglichen und dazu beitragen, dass sie sich wohlfühlen“, stellt Charlotte Klement ihr Arbeitsfeld vor.

Dazu gehört Organisatorisches wie das Unterstützen bei Vertragsunterzeichnungen, dem Ausfüllen von Unterlagen und Erklärungen zur Sozialversicherung in Deutschland oder der betrieblichen Altersvorsorge. „Wer aus dem Ausland kommt, hat zudem womöglich mit sprachlichen Barrieren oder fehlenden Kenntnissen des deutschen bürokratischen Systems zu kämpfen. Hier unterstützen wir die Neubeschäftigten, gerne auch auf Englisch“, erläutert ihre Kollegin Jessica Dreyer.

Wegweiser für die Freie Universität

Charlotte Klement und Jessica Dreyer sind die beiden Ansprechpersonen des Welcome Service. Zu Beginn des Jahres haben sie ihre Tätigkeit aufgenommen. Inzwischen sind Informationen auch auf einer ausführlichen Webseite verfügbar. Entlang von Wegweisern finden sich dort etwa Tipps zum Einstieg am Arbeitsplatz oder Links und Informationen zu den Servicestellen der Freien Universität zu Themen wie Gesundheit, Weiterbildung oder Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Über das Icon „A–Z“ gelangt man zu einem Lexikon zu Wissenswertem über die Hochschule – von gängigen Abkürzungen bis hin zur Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung (ZEDAT). Die Kategorie „Neu in Deutschland“ hilft bei den ersten Schritten in Berlin wie Visum und Behördengängen.

„Alle Informationen, die für neue Angestellte wichtig sein könnten, haben wir auf unserer Homepage gebündelt“, beschreibt Charlotte Klement. „Wer die Strukturen sowie das Veranstaltungs- und Serviceangebot der neuen Arbeitgeberin – der Freien Universität – schnell kennenlernt, fühlt sich dort hoffentlich gleich wohl,“ fügt Jessica Dreyer hinzu. Die gelernte Kauffrau für Marketingkommunikation war zuletzt als Eventmanagerin an einer Berliner Universität tätig und absolvierte ein Abendstudium mit dem Schwerpunkt Personal und Organisation. Charlotte Klement studierte Verwaltungswissenschaften mit dem Schwerpunkt Personal sowie British and American Studies und sammelte Serviceerfahrung unter anderem im Tourismus und der Studierendenbetreuung.

Schnittstelle zwischen den Serviceeinrichtungen

Der Welcome Service ist eine Schnittstelle zwischen Beratungseinrichtungen der Freien Universität. Jessica Dreyer und Charlotte Klement vermitteln bei Bedarf an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen, bieten aber auch selbst Gespräche und Beratungen an, um die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Angebot der Freien Universität vertraut zu machen. Derzeit führen die Kolleginnen die Gespräche zum Schutz vor der Verbreitung des Coronavirus häufig telefonisch, per Videokonferenz oder bei kürzeren Anfragen per E-Mail. Digitale Kurzschulungen und eine Online-Begrüßungsveranstaltung sind in Planung. Für Anregungen von allen Beschäftigten sei die neue Einrichtung dankbar, unterstreichen die Welcome-Service-Mitarbeiterinnen.

Teil eines großen Teams

„Wir möchten die Willkommenskultur noch stärker an der Freien Universität etablieren“, sagt Lilith Wanner-Mack, kommissarische Leiterin des Referats I C Personalentwicklung, Welcome Service und Ausbildung der Abteilung Personal. „Es geht nicht nur um Hilfe bei Formalitäten“, betont Lilith Wanner-Mack, „sondern wir wollen von Anfang an sagen: Herzlich willkommen an der Freien Universität Berlin!“