Herr Kende, warum wird das Bibliothekssystem der Freien Universität umgestellt?

Die Software Aleph, die wir aktuell benutzen, ist vor 20 Jahren vorrangig für die Verwaltung von Printmedien konzipiert worden. Als die elektronischen Medien vor ein paar Jahren dazugekommen sind, mussten wir ergänzende Systeme etablieren, um auch die neuen Medien verwalten und bereitstellen zu können. Zwischen den verschiedenen Systemen mussten dann zusätzlich Schnittstellen geschaffen werden. Das bedeutete zusätzliche Fehlerquellen und war nicht mehr zeitgemäß. Die heutigen Bibliotheksverwaltungssysteme sind so konzipiert, dass sie auf einer gemeinsamen Basis sowohl analoge als auch digitale Medien verwalten. Die Etablierung solch eines modernen Systems bedeutet für uns eine deutliche Effizienzsteigerung, weil wir eine Applikation für alles einsetzen und nicht mehr verschiedene Systeme parallel betreiben müssen. Das neue System Alma ist außerdem cloud-basiert, das heißt wir brauchen vor Ort keine eigenen Server mehr zu betreiben. Auch dadurch bleibt uns ein enormer Aufwand erspart, den wir zur Verbesserung der Nutzerdienste verwenden wollen.

Welche Vorteile entstehen durch die Umstellung für Studierende?

Alma und Aleph sind sogenannte Backoffice-Systeme. Die Bibliotheksbenutzer kommen damit in der Regel wenig in Kontakt, denn das Benutzerportal Primo bleibt unter Alma unverändert. Wir haben aber mit der Umstellung einige Nutzungsbedingungen vereinfacht: Die Ausleihfristen für Studierende sind jetzt an der ganzen Uni einheitlich. Darüber hinaus haben die Nutzer nur noch ein Konto für alle Bibliotheken und können alle Bücher auf einmal verlängern oder an jedem Standort ihre Bücher abgeben oder Gebühren entrichten. Die Nutzung wird dadurch für die Nutzer bequemer und transparenter.

Wie sieht der Zeitplan aus?

Vor einem Jahr haben wir angefangen, uns mit dem System vertraut zu machen. Im Laufe des Jahres haben wir drei Testmigrationen durchgeführt, um zu gewährleisten, dass alle Daten, die migriert werden müssen, auch korrekt übertragen werden. Wir sind uns jetzt sicher, dass die Datenmigration Ende des Jahres gelingen wird. Ab dem 9. Dezember werden die bibliografischen Daten aus den bisherigen Systemen in das neue integriert, die Ausleihe läuft aber bis zum 22. Dezember noch über das alte System. Dann werden auch die Ausleih- und Benutzerdaten nach Alma überführt. Am 2. Januar sind zwar die Betriebsferien der Freien Universität vorbei, die Bibliotheken bleiben aber noch geschlossen, weil wir nach der Migration in das neue System erstmal testen müssen, ob alles einwandfrei funktioniert. Am 3. Januar werden die Präsenzbibliotheken öffnen, Ausleihen können an diesem Tag aber noch nicht getätigt werden. Am 4. Januar soll das neue System dann vollständig in Betrieb gehen. Mit Ende des Jahres 2016 wird auch der alte OPAC-Katalog aus Aleph abgeschaltet.

Was müssen Studierende beachten?

Es gibt ein paar temporäre Einschränkungen, die wir auf unserer Webseite erklärt haben. Die Einschränkungen werden nötig, weil wir mit den Vorbereitungen der Migration bereits vor Weihnachten anfangen müssen. Der Großteil der Arbeit fällt aber in die Betriebsferien, sodass der Ausfall so gering wie möglich gehalten wird. Das Portal Primo bleibt für Recherchezwecke auch in der Schließzeit erreichbar, es ist dann aber nicht möglich, Bücher vorzumerken oder auszuleihen oder Leihfristen zu verlängern. Darüber hinaus müssen sich Studierende künftig über ihren ZEDAT-Account in Primo anmelden und nicht wie bisher über den Aleph-Account. Außerdem ist es wichtig, dass die Studierenden eine Weiterleitung für ihre ZEDAT-E-Mail-Adresse einrichten, wenn Sie dieses Postfach nicht regelmäßig abrufen. Denn darüber kommen ab jetzt alle wichtigen Informationen wie etwa die Erinnerungen vor Ablauf der Leihfrist.

Die Fragen stellte Manuel Krane