Warum muss ich Abschlussunterlagen einreichen?

Nachdem Ihr PROMOS-Stipendium beendet ist, müssen Sie Ihre PROMOS-Abschlussunterlagen einreichen, um das Stipendium abzuschließen. Zweck der Abschlussunterlagen ist es, ihre tatsächliche Anwesenheit vor Ort nachzuweisen und einen detaillierten Bericht über Ihre Tatigkeit vor Ort zu erhalten.

Wie reiche ich meine Abschlussunterlagen ein?

Bitte schicken Sie uns die Dokumente an unsere E-Mail-Adresse (promos@campus.fu-berlin.de). 

Bis wann müsste ich meine Abschlussunterlagen eingereicht haben?

Frist: i. d. R. 30 Tage nach Beeindigung Ihres Stipendiums

Auf Seite 1 Ihrer Stipendienzusage finden Sie die Fristen der einzureichenden Unterlagen. Trifft dies auf Sie nicht zu, gilt eine Frist von 30 Tagen nach Beeindigung Ihres Stipendiums.

Ausnahme: Wenn Ihr Auslandsstudium über einen längeren Zeitraum erstreckt als Ihre PROMOS-Förderung, dann reichen Sie Ihre Abschlussunterlagen erst 30 Tage Nach Beeindigung Ihres Auslandsaufenthaltes ein. Bitte informieren Sie uns darüber vor Endes Ihres Stipendiums per Email an promos@campus.fu-berlin.de.

Circa 4 Wochen vor Ende Ihres PROMOS-Stipendiums erhalten Sie per E-Mail i. d. R. eine Erinnerung, Ihre Abschlussunterlagen einzureichen. Darin finden eine Liste der einzureichenden Unterlagen. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr ZEDAT-Mailkonto.

Welche Unterlagen muss ich einreichen?

Welche Abschlussunterlagen Sie einreichen müssen, hängen von der jeweiligen Bewerbungskategorie ab. Für jede Kategorie ist jedoch ein Abschlussbericht, ein Foto für das PROMOS-Blog und das PROMOS-Fragebogen erforderlich.

• PROMOS-Fragebogen: Dazu laden Sie bitte folgendes Formular herunter und füllen es digital aus.
• Foto für das PROMOS-Blog
• Abschlussbericht zur anonymisierten Veröffentlichung im PROMOS-Blog: Dazu laden Sie bitte folgendes Formular herunter und füllen es digital aus.

Der Blog wird von anderen Studierenden genutzt, die sich für einen Auslandsaufenthalt interessieren. Sie erhalten hier Anregungen und praktische Tipps zur Planung und Durchführung eines Auslandaufenthalts. Wenn Sie nicht mit der Veröffentlichung einverstanden sind, können Sie dies im Formular widersprechen.

Der PROMOS-Blog ist derzeit im Aufbau und wird veröffentlicht, sobald mehrere Berichte vorliegen.

Weitere einzureichende Unterlagen

Welche der genannten Unterlagen Sie aufgefordert sind einzureichen, entnehmen Sie der Seite 1 Ihrer Stipendienzusage. In der Regel gilt:

• Studienaufenthalte: Letter of Confirmation (Bestätigung des Aufenthalts durch die Institution)
• Rechercheaufenthalte:

1. Letter of Confirmation (Bestätigung des Aufenthalts durch die Institution wenn möglich
2. Bordkarten (keine Reisebuchungen!) oder Ein- und Ausreisestempel 

Ihre Bordkarten (im digitalen Wallet oder in Papierform) erhalten Sie in der Regel nur einmalig. Bitte bewahren Sie diese daher sorgfältig auf!

• Direktaustausch:

1. Letter of Confirmation (Bestätigung des Aufenthalts durch die Gastuniversität)
2. Bordkarten (keine Reisebuchungen!) oder Ein- und Ausreisestempel 

• Praktika: Praktikumsbestätigung (Bestätigung der Durchführung des Praktikums) s.u.
• Fachkurse: Teilnahmezertifikate s.u.
• Sprachkurse:

1. Teilnahmezertifikate s.u.
2. Nachweis der 25 Wochenstunden, ausgestellt nach Abschluss des Kurses nur wenn die Wochenstundenzahl nicht aus dem Kurszertifikat hervorgeht

Welche Informationen müssen die Unterlagen erhalten?

• Sprach- / Fachkurszertifikat: Fach-/Sprachkurszertifikate werden von der Sprachschule bzw. den Veranstaltern ausgestellt und bestätigen die taggenaue Teilnahme an dem Fach-/Sprachkurs, welches nach dem Aufenthalt ausgestellt wird. Benotete Sprachzeugnisse müssen nicht eingereicht werden.
• Praktikumsbestätigung: Eine Praktikumsbestätigung ist ein Dokument des Praktikumgebers, aus denen die taggenaue Dauer Ihrer Tätigkeit hervorgeht, welches nach dem Aufenthalt ausgestellt wird.

Die oben genannten Dokumente müssen den Namen und Ort der Institution, Name und Geburtsdatum des*der Stipendiat*in, sowie Unterschrift und Stempel der Institution enthalten.

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Wir hoffen Ihr Auslandsaufenthalt war eine wertvolle Erfahrung für Sie und wir  freuen uns auf Ihren Bericht! Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne per E-Mail, telefonisch oder zu unseren Sprechstunden zur Verfügung.