Der gesamte IT-Einsatz der Freien Universität Berlin ist, nicht zuletzt aufgrund gesetzlicher Anforderungen, lückenlos durch IT-Verfahren zu dokumentieren. Ein IT-Verfahren dokumentiert eine organisatorisch abgeschlossene Einheit von IT-gestützten Arbeitsabläufen mit einem gemeinsamen Ziel. Wichtige Merkmale eines IT-Verfahrens sind der längerfristige Charakter der erfassten IT-gestützten Arbeitsabläufe, so wird ein IT-Verfahren üblicherweise über mehrere Jahre hinweg betrieben.

IT-Verfahren müssen stets aktuell und vollständig dokumentiert sein. Um diesem Anspruch gerecht zu werden wird eine datenbankbasierte Webanwendung (IT-Verfahrensdatenbank) verwendet. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Integration von IT-Sicherheit, Datenschutz und Mitbestimmung. Mangels Verfügbarkeit eines geeigneten Softwareproduktes wurde die Anwendung an der Freien Universität Berlin selbst entwickelt. Hervorzuheben ist die Unterstützung einer effizienten Abwicklung der verschiedenen Workflows. Das inzwischen auch kommerziell verfügbare Produkt wird durch eine Ausgründung der Freien Universität Berlin, die Firma futingo, stetig weiterentwickelt.