Stabsstelle III1 – Büroleitung und Personal

Die Arbeitsgruppe Büroleitung und Personal ist als interner Dienstleister zentraler Ansprechpartner zum einen für allgemeine externe Anfragen und zum anderen für die Beschäftigten in der Technischen Abteilung. Die Mitarbeiter*innen beraten und informieren zu allen dezentralen Personal- und allgemeinen Verwaltungsangelegenheiten der Technischen Abteilung.

Das Team setzt sich dafür ein, die Beschäftigten und Führungskräfte der Abteilung in administrativen Aufgaben zu unterstützen, aktuelle Informationen zusammenzustellen und weiterzugeben, persönliche Anliegen jedes Einzelnen in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich schnellstmöglich und effizient zu bearbeiten aber vor allem auch, die Leitung der Abteilung fachkundig zu beraten und eigeninitiativ, kreativ und ergebnisorientiert koordinierende und organisatorische Aufgaben mit dem Ziel der Entlastung wahrzunehmen. Eine wichtige Rolle nehmen hierbei die Vorbereitung von Stellenausschreibungen, Durchführung von Auswahlverfahren und Beantragung von Einstellungen ein.

Stabsstelle III2 – Haushalt und IT-Angelegenheiten

Die Arbeitsgruppe Haushalt und IT-Angelegenheiten besteht vorrangig aus der eigenen Rechnungsstelle, die sich dezentral mit allen finanziellen Themen der Abteilung beschäftigt. Neben der Hauptaufgabe Rechnungsvorgänge zu prüfen und zu erfassen steht das Team als Ansprechpartner für die zahlreichen Sachgebiete innerhalb der Abteilung rat- und tatkräftig zur Verfügung.

Als weiteren Bereich steht die Stabstelle innerhalb der Abteilung als zentraler Kontakt für alle Angelegenheiten der IT zur Verfügung und stellt die Verbindung zu den zentralen IT-Dienstleistern der Universität her und vertritt dort die Interessen der Abteilung.

Stabsstelle III3 – Technologie und Nachhaltigkeit

Wir möchten Ihnen stets die neusten Informationen im Rahmen einer attraktiven und leserorientierten Webseite bieten. Auch an dieser Stelle wird gerade daran gearbeitet. Wir bitten um Ihr Verständnis und noch etwas Geduld.

 

Stabsstelle III4 – Vergabe- und Vertragsangelegenheiten

Die Arbeitsgruppe Vergabe- und Vertragsangelegenheiten unterstützt die mit der baulichen Projektabwicklung befassten Kolleg*innen bei der Durchführung von analogen bzw. elektronischen Vergabeverfahren für hauptsächlich Freiberufliche Leistungen und Bauleistungen sowie untergeordnet Lieferleistungen im nationalen- und Oberschwellenbereich nach VOB, UVgO und VgV im Zusammenhang mit Baumaßnahmen der Technischen Abteilung. Sie ist verantwortlich für die vergaberechtskonforme Abwicklung der Verfahren und führt federführend die formale Bearbeitung und Abwicklung der Vergabeprozesse von der Vergabevorbereitung über die Angebotsöffnung bis zur Eignungsprüfung und formalen Prüfung der Angebote sowie das Abschließen der Vergabeprozesse auf der Vergabeplattform durch. Die Arbeitsgruppe führt weiterhin eigenverantwortlich übergeordnete, teils mehrstufige Vergabeverfahren u.a. für die Vergabe von Rahmenvertragsleistungen durch.

Die Stabsstelle steht innerhalb der Abteilung als erster Ansprechpartner für die fachliche Unterstützung und inhaltliche bzw. konzeptionelle Beratung der Projektleitungen in der Projektabwicklung und -organisation in allen Leistungsphasen der HOAI, dabei insbesondere für vergabe- und vertragsrechtliche Fragen, zur Verfügung und führt in diesem Zusammenhang Entscheidungen und  Klärungen grundsätzlicher Art bzw. in Rechtsfragen herbei.    

Ein weiteres Aufgabenfeld ist die Verfolgung, Analyse und Bewertung aktueller Gesetzgebungen, Rechtssprechungen und Entwicklungen hinsichtlich planungs-, bau- und vergaberechtlicher Belange, Ableitung und Abstimmung daraus resultierender Handlungsbedarfe einschließlich der Prüfung des Einsatzes bzw. der Anwendbarkeit in der Abteilung und Aufbereitung zur Herbeiführung von abteilungsinternen Grundsatzentscheidungen.

Der Stabsstelle ist weiterhin maßgeblich an der Gestaltung von Prozessen, Methoden und Vorlagen bzw. Handlungsanweisungen in Bezug auf die Abwicklung von Baumaßnahmen und interne Arbeitsprozesse sowie die Pflege, Optimierung und Aktualisierung bestehender Abläufe, Arbeitsanweisungen und Mustervorlagen beteiligt, sowie für die Unterweisung der Kolleg*innen in grundsätzlichen tätigkeitsspezifischen Themen und Neuerungen verantwortlich.