Die Projektleitung der FU Berlin sollte zunächst für sich selbst prüfen, ob die in dem Vertragsentwurf enthaltenen Regelungen verständlich, nachvollziehbar und aus ihrer Sicht dem betreffenden Projekt und der angestrebten Zusammenarbeit angemessen sind. Diese eigenverantwortliche Überprüfung ist wichtig, da nur die Projektleitung alle Besonderheiten und etwaige Schwierigkeiten im betreffenden Forschungsvorhaben kennt. Sollten Bedenken bestehen, sollten diese mit dem Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung & Transfer (VI B) erörtert werden.

Die Projektleitung übermittelt den Vertragsentwurf zeitnah bei vertraglich geregelter Drittmittelforschung an die/den zuständigen Referenten*in des Teams Forschungsförderung (VI C) oder, bei schon laufenden Projekten, die/den zuständigen Sachbearbeiter*in des Teams Drittmittelverwaltung (VI DMV), welche den Vertragsentwurf an das Team VI B weiterleiten. Bei allen anderen Verträgen ist das Team VI B direkt zu kontaktieren.

Das Team VI B prüft den Vertragsentwurf in juristischer Hinsicht und stimmt sich mit anderen einzubindenden Stellen ab (insb. Haushalt, Teams VI C und VI DMV). Etwaige Änderungs- und / oder Ergänzungswünsche werden in sichtbarem Bearbeitungsmodus direkt in das jeweilige Entwurfsdokument eingearbeitet. Hierdurch wird eine zielführende und zeitnahe Weiterbearbeitung von Änderungswünschen ermöglicht.

Die Änderungs- und / oder Ergänzungsvorschläge des Team VI B werden an die Projektleitung der FU Berlin kommuniziert, welche diese an den Vertragspartner bzw. den Projektkoordinator zur weiteren Abstimmung weiterleiten soll. Soweit erforderlich (insb. bei komplexeren Vertragsverhältnissen) oder sonst sinnvoll kann in Absprache mit der Projektleitung das Team VI B auch selbst die Übermittlung des Vertragsentwurfs an den/die Vertragspartner(n) bzw. die dortigen Rechtsstellen übernehmen.

Dieser Vorgang wiederholt sich so lange, bis sich alle Vertragspartner über einen Vertragstext geeinigt haben.

Bei Meinungsverschiedenheiten kann die Durchführung einer Telefonkonferenz zwischen den wissenschaftlichen Projektleitungen und/oder den jeweiligen juristischen Stellen/Beratern der potentiellen Vertragspartner (einschließlich des Team VI B ) zu einer Beschleunigung des Abstimmungsprozesses beitragen.