Springe direkt zu Inhalt

Prozedere bei Vertragsangelegenheiten

Den ersten Entwurf für einen Vertrag erstellt üblicherweise:
  • für eine Geheimhaltungsvereinbarung: diejenige Partei, die vertrauliche Informationen zur Verfügung stellen möchte.

  • für ein Material Transfer Agreement: diejenige Partei, die Materialien zur Verfügung stellen möchte.

  • für eine Datennutzungsvereinbarung: diejenige Partei, die Daten zur Verfügung stellen möchte.

  • für einen Zuwendungsvertrag: der/die Zuwendungsgeber*in.

  • für eine Forschungskooperation: die Institution des/der Projektkoordinator*in.

  • für eine Auftragsforschung: der/die Auftraggeber*in.

  • für einen Weiterleitungsvertrag: die mittelverwaltende Hochschule bzw. die Institution, die die Mittel weiterleitet.

 

Grundsätzlich ist innerhalb der FU Berlin die jeweilige Projektleitung für die Kommunikation mit den Vertragspartnern über den Vertragsentwurf verantwortlich. Mit dem Wunsch einer vertraglich geregelten Drittmittelforschung tritt die Projektleitung zunächst an die/den zuständigen Referenten*in des Teams Forschungsförderung (VI C) oder, bei schon laufenden Projekten, an die/den zuständigen Sachbearbeiter*in des Teams Drittmittelverwaltung (VI DMV) heran; bei allen anderen Verträgen sollte das Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung & Transfer (VI B) direkt kontaktiert werden. Der Vertragsentwurf wird vom Team VI B erstellt und der Projektleitung übermittelt.

Soweit erforderlich (insb. bei komplexeren Vertragsverhältnissen) kann in Absprache mit der Projektleitung das Team VI B auch selbst die Kommunikation mit den Vertragspartnern bzw. den dortigen Rechtsstellen übernehmen.

Die Projektleitung der FU Berlin sollte zunächst für sich selbst prüfen, ob die in dem Vertragsentwurf enthaltenen Regelungen verständlich, nachvollziehbar und aus ihrer Sicht dem betreffenden Projekt und der angestrebten Zusammenarbeit angemessen sind. Diese eigenverantwortliche Überprüfung ist wichtig, da nur die Projektleitung alle Besonderheiten und etwaige Schwierigkeiten im betreffenden Forschungsvorhaben kennt. Sollten Bedenken bestehen, sollten diese mit dem Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung und Transfer (VI B) erörtert werden. Gegebenenfalls ist der Vertragsentwurf nochmals anzupassen, um spätere juristische Probleme oder Abstimmungsschwierigkeiten mit den Partnern zu vermeiden.

Die Projektleitung der FU Berlin leitet den Vertragsentwurf an die potentiellen Vertragspartner weiter und bittet sie, den Vertragsentwurf in wissenschaftlicher, finanzieller wie juristischer Hinsicht zu prüfen und etwaige Änderungs- und / oder Ergänzungswünsche in sichtbarem Bearbeitungsmodus mit konkreten Formulierungsvorschlägen direkt in das jeweilige Entwurfsdokument einzuarbeiten. Hierdurch wird eine zielführende und zeitnahe Weiterbearbeitung dieser Änderungswünsche ermöglicht.

Soweit erforderlich (insb. bei komplexeren Vertragsverhältnissen) oder sonst sinnvoll kann in Absprache mit der Projektleitung das Team VI B auch selbst die Übermittlung des Vertragsentwurfs an den/die Vertragspartner(n) bzw. die dortigen Rechtsstellen übernehmen.

Sämtliche Änderungswünsche der Vertragspartner werden von der Projektleitung der FU Berlin gesammelt und zeitnah und umfassend an das Team VI B kommuniziert. Sind mehr als zwei Vertragspartner an einem Vertrag beteiligt, fügt das Team VI B sämtliche Änderungswünsche aller Vertragspartner in einem Dokument zusammen.

Das Team VI B prüft sämtliche Änderungswünsche der Partner und erstellt daraus eine neue Vertragsversion, die erneut entsprechend des oben dargestellten Prozederes mit sämtlichen Vertragspartnern abzustimmen ist. Dieser Vorgang wiederholt sich so lange, bis sich alle Vertragspartner über einen Vertragstext geeinigt haben.

Bei Meinungsverschiedenheiten kann die Durchführung einer Telefonkonferenz zwischen den wissenschaftlichen Projektleitungen und/oder den jeweiligen juristischen Stellen/Beratern der potentiellen Vertragspartner (einschließlich des Teams VI B) zu einer Beschleunigung des Abstimmungsprozesses beitragen.

Die Projektleitung der FU Berlin sollte zunächst für sich selbst prüfen, ob die in dem Vertragsentwurf enthaltenen Regelungen verständlich, nachvollziehbar und aus ihrer Sicht dem betreffenden Projekt und der angestrebten Zusammenarbeit angemessen sind. Diese eigenverantwortliche Überprüfung ist wichtig, da nur die Projektleitung alle Besonderheiten und etwaige Schwierigkeiten im betreffenden Forschungsvorhaben kennt. Sollten Bedenken bestehen, sollten diese mit dem Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung & Transfer (VI B) erörtert werden.

Die Projektleitung übermittelt den Vertragsentwurf zeitnah bei vertraglich geregelter Drittmittelforschung an die/den zuständigen Referenten*in des Teams Forschungsförderung (VI C) oder, bei schon laufenden Projekten, die/den zuständigen Sachbearbeiter*in des Teams Drittmittelverwaltung (VI DMV), welche den Vertragsentwurf an das Team VI B weiterleiten. Bei allen anderen Verträgen ist das Team VI B direkt zu kontaktieren.

Das Team VI B prüft den Vertragsentwurf in juristischer Hinsicht und stimmt sich mit anderen einzubindenden Stellen ab (insb. Haushalt, Teams VI C und VI DMV). Etwaige Änderungs- und / oder Ergänzungswünsche werden in sichtbarem Bearbeitungsmodus direkt in das jeweilige Entwurfsdokument eingearbeitet. Hierdurch wird eine zielführende und zeitnahe Weiterbearbeitung von Änderungswünschen ermöglicht.

Die Änderungs- und / oder Ergänzungsvorschläge des Teams VI B werden an die Projektleitung der FU Berlin kommuniziert, welche diese an den Vertragspartner bzw. den Projektkoordinator zur weiteren Abstimmung weiterleiten soll. Soweit erforderlich (insb. bei komplexeren Vertragsverhältnissen) oder sonst sinnvoll kann in Absprache mit der Projektleitung das Team VI B auch selbst die Übermittlung des Vertragsentwurfs an den/die Vertragspartner(n) bzw. die dortigen Rechtsstellen übernehmen.

Dieser Vorgang wiederholt sich so lange, bis sich alle Vertragspartner über einen Vertragstext geeinigt haben.

Bei Meinungsverschiedenheiten kann die Durchführung einer Telefonkonferenz zwischen den wissenschaftlichen Projektleitungen und/oder den jeweiligen juristischen Stellen/Beratern der potentiellen Vertragspartner (einschließlich des Teams VI B) zu einer Beschleunigung des Abstimmungsprozesses beitragen.

Um Rechtsverbindlichkeit zu erlangen, muss an der FU Berlin jeder Vertrag von der/dem Präsidenten*in oder einer/einem bevollmächtigten Vertreter*in der Zentralen Universitätsverwaltung (Kanzler*in oder entsprechend Bevollmächtigte) unterzeichnet werden. Im Regelfall ist in Forschungsangelegenheiten die Leitung der Abteilung Forschung hierzu bevollmächtigt.

An der FU Berlin werden alle Arten von forschungsbezogenen Verträgen in der Regel auch durch die Projektleitung mitgezeichnet. Die Projektleitung bestätigt damit, vom Inhalt des Vertrags Kenntnis genommen zu haben und dessen Inhalte (insb. bzgl. der wissenschaftlichen Aufgaben und Inhalte) umsetzen zu wollen / können.

Verträge, die allein von Projektleitungen unterzeichnet sind, haben keine Rechtsverbindlichkeit für die FU Berlin.

Von jedem Vertrag benötigt die FU Berlin mindestens eine Originalausfertigung für die Abteilung Forschung, auf Wunsch der Projektleitung der FU Berlin wird ein weiteres Original für deren Dokumentation gefertigt. Im Übrigen ist für jeden weiteren Vertragspartner zumindest ein weiteres Original zu unterzeichnen.

Im internationalen Rechtsverkehr (insb. mit Partnern in Übersee) kann es – bei Einvernehmen mit dem Partner – ausreichen, dass unterzeichnete Verträge nicht im Original, sondern lediglich als Scans ausgetauscht werden. Ob diese vereinfachte Form möglich ist, muss mit dem Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung & Transfer (VI B) vor Unterzeichnung abgestimmt werden.

Innerhalb der FU Berlin unterzeichnet zunächst die jeweilige Projektleitung die nötigen Vertragsausfertigungen und leitet diese an die Abteilung Forschung (VI) weiter, welche sich anschließend um die rechtsverbindliche Unterschrift kümmert.

Nach Abschluss des Unterzeichnungsvorgangs erhält die Projektleitung alle unterzeichneten Ausfertigungen mit der Bitte um Weiterverteilung an die Projektpartner zurück. Sind die nötigen Ausfertigungen nach Unterschrift durch die FU Berlin bereits vollständig unterzeichnet, behält die Abteilung Forschung (VI) ein Exemplar für die eigene Dokumentation zurück.

Sobald der Vertrag rechtswirksam von allen Partnern unterzeichnet wurde, kann bei Verträgen, die einen Mittelfluss an die FU Berlin regeln, der zur Mittelverwaltung erforderliche Drittmittelfonds durch das Team Drittmittelverwaltung (VI DMV) eingerichtet werden. Erst danach können Ausgaben durch die Projektleitung veranlasst und etwaige Personalvorgänge (insb. Einstellungen) des Projektes bearbeitet werden.

Das Original des unterzeichneten Vertrags wird in der Abteilung Forschung verwahrt. Die Projektleitungen der FU Berlin werden gebeten, der Abteilung Forschung (VI) ein vollständig unterzeichnetes Original jedes Vertrags zukommen zu lassen. Soweit kein weiteres Original für die Projektleitung vorliegt, sollte die Projektleitung sich für die eigene Dokumentation eine Kopie oder einen Scan anfertigen.

Sollten im Zusammenhang mit der Projektdurchführung rechtliche Fragestellungen oder Konflikte auftreten, kann sich jede(r) Wissenschaftler*in der FU Berlin an das Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung & Transfer (VI B) wenden. Gemeinsam mit der/dem Wissenschaftler*in berät das Team VI B über das weitere Vorgehen.