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3. Was macht die FU Berlin-Projektleitung mit einem Vertragsentwurf der FU Berlin?

Die Projektleitung der FU Berlin sollte zunächst für sich selbst prüfen, ob die in dem Vertragsentwurf enthaltenen Regelungen verständlich, nachvollziehbar und aus ihrer Sicht dem betreffenden Projekt und der angestrebten Zusammenarbeit angemessen sind. Diese eigenverantwortliche Überprüfung ist wichtig, da nur die Projektleitung alle Besonderheiten und etwaige Schwierigkeiten im betreffenden Forschungsvorhaben kennt. Sollten Bedenken bestehen, sollten diese mit dem Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung und Transfer (VI B) erörtert werden. Gegebenenfalls ist der Vertragsentwurf nochmals anzupassen, um spätere juristische Probleme oder Abstimmungsschwierigkeiten mit den Partnern zu vermeiden.

Die Projektleitung der FU Berlin leitet den Vertragsentwurf an die potentiellen Vertragspartner weiter und bittet sie, den Vertragsentwurf in wissenschaftlicher, finanzieller wie juristischer Hinsicht zu prüfen und etwaige Änderungs- und / oder Ergänzungswünsche in sichtbarem Bearbeitungsmodus mit konkreten Formulierungsvorschlägen direkt in das jeweilige Entwurfsdokument einzuarbeiten. Hierdurch wird eine zielführende und zeitnahe Weiterbearbeitung dieser Änderungswünsche ermöglicht.

Soweit erforderlich (insb. bei komplexeren Vertragsverhältnissen) oder sonst sinnvoll kann in Absprache mit der Projektleitung das Team VI B auch selbst die Übermittlung des Vertragsentwurfs an den/die Vertragspartner(n) bzw. die dortigen Rechtsstellen übernehmen.

Sämtliche Änderungswünsche der Vertragspartner werden von der Projektleitung der FU Berlin gesammelt und zeitnah und umfassend an das Team VI B kommuniziert. Sind mehr als zwei Vertragspartner an einem Vertrag beteiligt, fügt das Team VI B sämtliche Änderungswünsche aller Vertragspartner in einem Dokument zusammen.

Das Team VI B prüft sämtliche Änderungswünsche der Partner und erstellt daraus eine neue Vertragsversion, die erneut entsprechend des oben dargestellten Prozederes mit sämtlichen Vertragspartnern abzustimmen ist. Dieser Vorgang wiederholt sich so lange, bis sich alle Vertragspartner über einen Vertragstext geeinigt haben.

Bei Meinungsverschiedenheiten kann die Durchführung einer Telefonkonferenz zwischen den wissenschaftlichen Projektleitungen und/oder den jeweiligen juristischen Stellen/Beratern der potentiellen Vertragspartner (einschließlich des Teams VI B) zu einer Beschleunigung des Abstimmungsprozesses beitragen.