Sobald der Vertrag rechtswirksam von allen Partnern unterzeichnet wurde, kann bei Verträgen, die einen Mittelfluss an die FU Berlin regeln, der zur Mittelverwaltung erforderliche Drittmittelfonds durch das Team Drittmittelverwaltung (VI DMV) eingerichtet werden. Erst danach können Ausgaben durch die Projektleitung veranlasst und etwaige Personalvorgänge (insb. Einstellungen) des Projektes bearbeitet werden.

Das Original des unterzeichneten Vertrags wird in der Abteilung Forschung verwahrt. Die Projektleitungen der FU Berlin werden gebeten, der Abteilung Forschung (VI) ein vollständig unterzeichnetes Original jedes Vertrags zukommen zu lassen. Soweit kein weiteres Original für die Projektleitung vorliegt, sollte die Projektleitung sich für die eigene Dokumentation eine Kopie oder einen Scan anfertigen.