Artikel suchen, Einkaufswagen füllen, Genehmigungen erteilen, Bestellungen an den Lieferanten übermitteln, Wareneingang erfassen, Rechnungen buchen – alle Schritte des Beschaffungsprozesses lassen sich bei „Unikat“ online und transparent nachvollziehen. Zudem unterstützt das neue System die Einhaltung der allgemein gültigen Beschaffungsrichtlinien und gesetzlicher Vorgaben zur Auftragsvergabe. „UniKat“ löst das „BIOS“ ab, das 2005 als Individuallösung für die Freie Universität entwickelt worden war und den heutigen Ansprüchen an ein modernes Beschaffungssystem nicht mehr genügt. „Durch Unikat sollen Verwaltungsabläufe vereinfacht werden und Beschaffungsprozesse künftig noch wirtschaftlicher erfolgen“, sagt der Kanzler der Freien Universität Peter Lange.

Mit „UniKat“ wird sich der Arbeitsalltag an der Freien Universität verändern: „Das neue Beschaffungssystem ist verstärkt IT-gestützt, die Prozessschritte werden vereinfacht, dadurch soll auch der Arbeitsaufwand in den beteiligten Bereichen reduziert werden“, sagte der Kanzler in seiner Begrüßung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei einer Schulung zum neuen Beschaffungssystem im E-Examination Center.

Ein umfangreicheres Angebot zu günstigeren Preisen

Der neue Warenkatalog enthält aktuell fast 30.400 Artikel und verfügt damit über ein deutlich größeres Angebot als der BIOS-Shop. Die Suche wurde verbessert: Neben einer Schnellsuche und einer erweiterten Suchfunktion bietet das System die Möglichkeit, Suchergebnisse nach bestimmten Kriterien zu filtern. „Vergleichslisten“ helfen den Anwenderinnen und Anwendern ebenfalls dabei, den passenden Artikel zu finden.

Bestellungen gemeinsam auslösen, Warenlisten speichern

Neue Funktionen helfen bei der Organisation von Bestellungen: In einem „Team-Einkaufswagen“ können Artikel zunächst gemeinsam zusammengestellt und anschließend als Sammelbestellung ausgelöst werden. Das verringert die Anzahl der Bestellungen bei denselben Lieferanten und spart Aufwand und Kosten auf beiden Seiten. Regelmäßig wiederkehrende Bestellungen können in sogenannten Warenlisten gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden. „UniKat“ verfügt über eine Schnittstelle zum SAP-System der Universität. Mithilfe des „Dokumenten-Uploads“ können Unterlagen so direkt zur elektronischen Akte hinzugefügt werden.

Effiziente Pflege des Katalogs

Zusätzlich bietet die neue Lieferantenschnittstelle viele Vorteile, erläutert Nicole Grzeschik, Referatsleiterin des „Zentralen Einkaufs“ der Abteilung „Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft“: „Die Lieferanten pflegen ihre Daten selbst innerhalb des Katalogs, sodass Bestand und Preise immer auf dem aktuellsten Stand sind. Bisher wurden die Kataloge manuell durch unser Team gepflegt. Nun können wir uns auf die zentralen Aufgaben des Einkaufs konzentrieren – das Aushandeln neuer Verträge für die Freie Universität.“

Schulungen und Webinare für fast 2500 Anwenderinnen und Anwender

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, werden in Schulungen auf die Umstellung vorbereitet. In ergänzenden Praxisworkshops können offene Fragen diskutiert werden. Professorinnen und Professoren sowie wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die UniKat nur eingeschränkt nutzen, erhalten in regelmäßig stattfindenden Webinaren eine Einführung in das System. Auf der UniKat-Website werden Schulungsunterlagen, eine umfangreiche Sammlung von FAQs sowie Tipps & Tricks angeboten. Zukünftig finden Anwenderinnen und Anwender hier auch Screencasts, die den Umgang mit dem neuen System erklären. Fragen beantwortet zudem die Clearningstelle, die einen telefonischen Support eingerichtet hat.

Im Herbst 2015 in allen Bereichen der Universität

Alle Beschaffungsvorgänge werden an der Freien Universität Berlin zukünftig über „UniKat“ ausgelöst. Ausgenommen sind die universitätseigenen Formulare sowie Werkverträge mit Privatpersonen, die bis auf weiteres im BIOS erstellt werden müssen.Zentrale Bereiche der Universität, ZEDAT, eAS, BWS, die Abteilung „Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft“, Teile der Personalvertretungen und die Stabsstelle Nachhaltigkeit & Energie sowie die Fachbereiche Veterinärmedizin, Politik- und Sozialwissenschaften, Geowissenschaften und Rechtswissenschaft wurden bereits umgestellt und arbeiten seit Beginn des Jahres mit dem neuen System. Anfang Mai folgen die Fachbereiche Biologie, Chemie, Pharmazie und Mathematik, Informatik und Physik. Bis Oktober 2015 wird das neue System auch in allen anderen Bereichen der Universität eingeführt.