Die Zentraleinrichtung Dahlem Research School der Freien Universität Berlin ist eine Einrichtung für Wissenschaftler*innen in ihrer frühen Qualifikations- und Berufsphase. Unsere Aufgabe ist es, gute Promotionsbedingungen an der Freien Universität Berlin zu fördern. Wir informieren und beraten rund um die Promotion und bieten ein umfangreiches Workshop-Programm an, dass den Promovierenden aus den Einrichtungen der Berlin University Alliance* zugänglich ist.

Wir bieten Ihnen:
• sorgfältige Einarbeitung
• ein attraktives Gehalt (TV-L FU Entgeltgruppe 9a, 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit)
• einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz auf einem grünen Campus im Südwesten Berlins und ein ausgeprägt kollegiales Team
• familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit der Arbeit im Home-Office
• ein vielfältiges Weiterbildungsangebot
• Teilnahme am Hochschulsport sowie an gesundheitserhaltenden und -fördernden Maßnahmen
• vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr

Aufgabengebiet:
• Angebotsanfragen bei Trainer*innen nach Bedarfsplanung der zuständigen Referentin und Durchführung des Vergabeverfahrens nach den Richtlinien der Freien Universität Berlin sowie Kommunikation mit den Trainer*innen, überwiegend in englischer Sprache
• Veranstaltungsorganisation über die DRS-Buchungsplattform, u.a. Einrichtung von Workshops mit entsprechenden Buchungsregeln, Überwachung der Buchungen und Wartelistenplätze, Erstellung und Auswertungen von Evaluationsbögen im Zensus
• Teilnehmermanagement über die DRS-Buchungsplattform und Bearbeitung allgemeiner Anfragen telefonisch oder per E-Mail, überwiegend in englischer Sprache
• Veranstaltungsmanagement für Präsenz- und online-Veranstaltungen, Einholen von Angeboten für Hotelbuchung für größere Veranstaltungen, Raumbuchung für Präsenzveranstaltungen, Einrichtung von Webex-Räumen, Betreuung von Webex-Veranstaltungen
• Budgetüberwachung hinsichtlich des bereitgestellten Sachmittelbudgets, Honorarabrechnungen sowie Berichterstattung zu Ausgaben und Jahresplanung an die BUA-Geschäftsstelle
• Mitarbeit am DRS Newsletter, Aufbereitung von Informationen für die DRS-Webseite und andere soziale Medien

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.

Erwünscht:
• Erfahrungen mit der Organisation und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen (Gästebetreuung, Budgetverwaltung, Catering etc.)
• Erfahrungen im Finanzcontrolling sowie in Buchführung und Projektarbeit
• Kenntnisse und Erfahrungen mit Beschaffungen unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Regeln
• sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft zur Einarbeitung in das Kursbuchungssystem OpenCampus
• Erfahrung in der Arbeit mit Content Management Systemen (CMS) für die Pflege und Erstellung von Webseiten und in der Pflege von Accounts sozialer Netzwerke
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache
• sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
• hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft sowie Zuverlässigkeit
• Freude an der Tätigkeit im Team