Mitten im Grünen und gut angebunden, ist der Fachbereich Politik und Sozialwissenschaften einer der größten akademischen Bereiche der Freien Universität Berlin und umfasst vier Institute. Neben diesen verwaltet die Fachbereichsverwaltung drei Zentralinstitute sowie einen Sonderforschungsbereich, einen Exzellenzcluster und weiter interdisziplinäre Forschungsbereiche. Die Fachbereichsverwaltung des Fachbereichs Politik- und Sozialwissenschaften gliedert sich in Studien- und Prüfungsbüro, Dekanatsverwaltung, Qualitätssicherung, Nachwuchsförderung und allgemeine Verwaltung und ist auf dezentraler Ebene zuständig für sämtliche Belange der Studierenden, Hochschullehrer*innen sowie des wissenschaftlichen und des nichtwissenschaftlichen Personals des gesamten Fachbereichs.

Aufgabengebiet:
administrative Unterstützung der Fachbereichsverwaltung im Bereich Studierenden- und Promovierendenverwaltung (Studien- und Prüfungsbüro):

a) Ablage von Daten (alphabetisch) entweder in Papierform oder digital in der internen Ordnerstruktur

b) Eintrag von Daten (Name, Matrikelnummer, gewählter Kurs) der an einer Lehrveranstaltung teilnehmenden Studierenden in eine Datenbank zur Aufnahme ein eine Lehrveranstaltung, nachdem diese ihre Anmeldung in einem Verteilungstreffen schriftlich abgegeben haben (Live Verteilung)

c) Eintragen von Daten der Studierenden und Promovierenden in vorbereitete Excel-Tabellen (z.B. Copy/Paste); Eintragen von Daten von Kurslisten (durch Lehrende eingereicht), oder bspw. von per E-Mail angemeldeten Promovierenden in eine Excelliste

d) Dokumentation von Workshops, Veranstaltungen (v.a. Ablage/Archivierung der Veranstaltungsunterlagen nach Vorgabe, Zusammenzählen der Teilnehmerzahlen)

e) Anfertigung von Teilnahmebescheinigungen nach vorgefertigten Mustervorlagen

f) Versenden von Dokumenten (z.B. Abschlussdokumente, Anrechnungsdokumente, Einladung zum Studienstart)

g) Kopier- und Scantätigkeiten

 

administrative Unterstützung des Dekanats und der FB-Verwaltung:

a) Ablage (vorgegebene digitale Ordnerstruktur)

b) Vervielfältigungsarbeiten

c) Botengänge

Das bieten wir Ihnen:

• einen unbefristeten Arbeitsplatz im grünen Dahlem mit moderner Ausstattung

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen und engagierten Team

• ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie die Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport

• eine gute Verkehrsanbindung und ein vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr

• die kostenlose Nutzung des Bibliotheksystems der Freien Universität und eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum

• die Nutzung des Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen 

Erwünscht:

- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C1)

- Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme

- Fähigkeit zum eigenständigen und genauen Arbeiten

- Interesse an der Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben und sich in diese einzuarbeiten

Weitere Informationen:

Die Bewerbung von Studierenden ist ausdrücklich erwünscht. Die individuelle Studienplanung wird bei der Dienstplanerstellung besonders berücksichtigt.