Jede Person, die über einen ZEDAT-Account verfügt und "aktiv" an der Freien Universität Berlin beschäftigt ist, kann Publikationen für sich und auch für andere eintragen. Nicht festbeschäftigte Mitarbeiter*innen der Universität, wie z.B. Emeriti/Emeritae,  Lehrbeauftragte, Gastprofessor*innen, Stipendiat*innen, Doktorand*innen, haben trotz ZEDAT-Accounts keinen Zugang zu SEP und sollten sich in diesem Fall an die SEP-Ansprechpartner*innen in den Bereichsbibliotheken wenden. Publikationen von Lehrbeauftragten, Gastprofessor*innen, Stipendiat*innen, Doktorand*innen dürfen in SEP nur für das Jahr des Aufenthalts bzw. der Tätigkeit an der Freien Universität Berlin in SEP erfasst werden.