Das Projekt ist vom Arbeitsbereich BWS geleitet worden, unterstützt von den Beratern der Firma Syncwork. Für die Arbeit in den teilnehmenden Organisationseinheiten sind Teilprojekte gebildet worden, in denen zunächst die spezifischen fachlichen und inhaltlichen Anforderungen an die KLR definiert und später die operative Umsetzung vorbereitet und durchgeführt wurde.

Die Einführung der KLR an der Freien Universität Berlin konzentrierte sich auf die Verwaltungs- und Servicebereiche, die flächendeckend in die KLR eingebunden wurden. Für die Wissenschaftsbereiche wird über den Ausstattungs-, Kosten- und Leistungsvergleich der HIS GmbH (AKL) bzw. das Kennzahlenprojekt bereits eine Kostenrechnung betrieben.

Die Einführung der KLR erfolgte in mehreren sog. "Wellen". Das folgende Schaubild zeigt die Beteiligten der Wellen 1-3. Die grün markierten Kästen kennzeichnen die Bereiche der 3. Welle. Die Projektphase wurde im Jahr 2009 abgeschlossen, seitdem befindet sich die Kosten- u. Leistungsrechnung an der Freien Universität im Regelbetrieb.