English version below

Liebe Kolleg*innen,

die Arbeitszeiterfassung im öffentlichen Dienst ist durch europäisches Recht, insbesondere durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), geregelt. Diese Urteile verpflichten Arbeitgeber, ein System zur objektiven, verlässlichen und zugänglichen Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das bedeutet, dass sowohl Beginn als auch Ende der Arbeitszeit inklusive Pausen erfasst werden müssen. 

Seit dem 01.01.2025 ist die neue Dienstvereinbarung zur Flexibilisierung der Arbeitszeit und Mobilem Arbeiten (DV Flex) an der Freien Universität Berlin in Kraft getreten.

Auch die DV Flex verpflichtet alle Beschäftigten (Wissenschaftliche Mitarbeitende, Mitarbeitende in Technik, Service und Verwaltung, TV-Stud-Beschäftigte, befristet und unbefristet) zur vollständigen Dokumentation ihrer Arbeitszeiten, einschließlich Beginn, Ende und Pausen. Bis zur Einführung einer elektronischen Zeiterfassung wird dies über den digitalen Zeiterfassungsbogen geregelt.

Die Vereinbarung findet Ihr hier: Dienstvereinbarung DV Flex siehe II. Abschnitt: Regelungen zur Arbeitszeit / Punkt 7

Als Gesamtpersonalrat möchten wir alle Kolleg*innen - auch wissenschaftliche Mitarbeiter*innen (WiMi) - ausdrücklich dazu aufrufen, diese Dokumentationspflicht ernst zu nehmen und alle geleisteten Arbeitszeiten vollständig zu erfassen.

Hintergrund:

Uns ist bekannt geworden, dass teils aus Abhängigkeitsverhältnissen, prekären Vertragssituationen oder unklarer Kommunikation Arbeitszeiten nicht immer vollständig dokumentiert werden - insbesondere über das vertraglich vereinbarte Stundenmaß hinausgehende. Zudem erreichen uns Berichte, dass die Pflicht zur Dokumentation in manchen Bereichen nicht ausreichend kommuniziert wird.

Unsere Bitte an alle:

• Dokumentiert alle Arbeitszeiten, auch über die vertraglich geregelte (Teil)Zeit hinaus.
• Beachtet dabei unbedingt die gesetzlichen Vorgaben zu Pausen und Ruhezeiten.
• Lasst Euch nicht entmutigen, diese Pflichten wahrzunehmen – sie dienen Eurem Schutz, Eurer Vergütungssicherung, Eurer Gesundheit und sind rechtlich verbindlich.
• Arbeiten ohne Zeiterfassung kann euch als Pflichtverletzung ausgelegt werden, die personalrechtliche Konsequenzen haben kann.
• Beachtet bitte die Regeln für Alleinarbeit und Arbeit am Wochenende.

Unsere Bitte an alle Vorgesetzten:

• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden zur korrekten Arbeitszeiterfassung.
• Verzichten Sie auf informelle Absprachen, die die Dokumentationspflicht unterlaufen – auch wenn sie gut gemeint erscheinen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Kolleg*innen, insbesondere neue und befristet beschäftigte WiMi, über die Pflicht zur Zeiterfassung informiert sind.

Die vollständige Dokumentation der Arbeitszeit ist nicht optional, sondern gesetzliche Pflicht und ein verbindlicher Teil der DV Flex. Darüber hinaus sorgt sie für Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz. Informiert uns gern vertraulich, wenn in Eurem Bereich von der DV Flex abgewichen wird.

Bei Fragen oder Unsicherheiten stehen Euch Eure Personalräte gern beratend zur Seite.

Kollegiale Grüße

Euer Gesamtpersonalrat

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Dear colleagues,

Working time recording in the public sector is regulated by European law, in particular by a ruling of the European Court of Justice (ECJ) and a ruling of the German Federal Labor Court (BAG). These rulings oblige employers to set up a system for the objective, reliable, and accessible recording of daily working hours. This means that both the start and end of working hours, including breaks, must be recorded.

On January 1, 2025, the new service agreement on flexible working hours and mobile working (Flex Employment Agreement) came into force at Freie Universität Berlin.

The Flex Employment Agreement requires all employees (academic staff, technical, service, and administrative staff, student employees, both temporary and permanent) to fully document their working hours, including the start, end, and breaks. Until the introduction of electronic time recording, the digital time recording sheet must be used for documentation.

You can find the agreement here: Flex Employment Agreement, esp. Section 2 Working Hours Regulations, no. 7

As the General Staff Council, we would like to expressly call on all colleagues - including academic staff (WiMi) - to take this documentation requirement seriously and to record all hours worked in full.

Background:

We have become aware that, in some cases due to dependency relationships, precarious contractual situations, or unclear communication, working hours are not always fully documented - especially those exceeding the contractually agreed number of hours. In addition, we have received reports that the documentation requirement is not being adequately communicated in some areas.

Our request to everyone:

• Document all working hours, including those beyond the contractually agreed (part-time) hours.

• Be sure to observe the legal requirements for breaks and rest periods.
• Do not be discouraged from fulfilling these obligations - they serve to protect you, secure your remuneration, and safeguard your health, and they are legally binding.
• Working without recording your hours can be interpreted as a breach of duty, which can have consequences under employment law.
• Please observe the rules for working alone and working on weekends.

Our request to all supervisors:

• Encourage your employees to record their working hours correctly.
• Refrain from informal agreements that undermine the documentation requirement - even if they appear to be well-intentioned.
• Ensure that all colleagues, especially new and temporary academic staff, are informed about the obligation to record their working hours.

Complete documentation of working hours is not optional, but a legal obligation and a binding part of the Flex Employment Agreement. It also ensures transparency and fairness in the workplace. Please inform us confidentially if there are any deviations from the Flex Employment Agreement in your work area.

If you have any questions or uncertainties, your staff councils will be happy to advise you.

Yours,

The General Staff Council

Translated with DeepL.com (free version)