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Häufige Fragen zu Lektionsbearbeitung, Ressourcenbuchung und Raumanfrage

FAQ-10aa

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FAQ-10b

FAQ-10b

Besonders im Sommersemester gibt es einige Feiertage in den Lektionsserien zu berücksichtigen. Hier möchten wir Ihnen einen schnellen Weg zeigen, wie Sie bei 1x wöchentlich stattfindenden Lehrveranstaltungen Lektionsserien korrekt anlegen.

1. Tragen Sie zunächst in den Basisdaten der LV die Felder "Datum von", "Datum bis", "Zeit von" und "Zeit bis" ein.

2. Wechseln Sie anschließend in die Lektionsbearbeitung.

3. Klicken Sie auf "Neue Lektionsserie".

4. Im kleinen Fenster wurde Ihr Startdatum korrekt übernommen.

5. Klicken Sie nun den kleinen Auswahlknopf bei "Datum", wo Ihr Ende-Datum ebenfalls korrekt stehen sollte.

6. Klicken Sie das Kästchen bei "Feiertage überspringen" an, damit an diesen Tagen *keine* Lektion erstellt wird. 

7. Bestätigen Sie mit OK, und Ihre Lektionsserie wird mit der korrekten Anzahl an Lektionen zu richtigen Uhrzeit erstellt.

Anschließend können Sie Ihre Ressourcen wie gewohnt hinzufügen/belegen.

FAQ-9a

FAQ-9a

FAQ-9b

FAQ-9b

FAQ-9c

FAQ-9c

Manchmal benötigen wir eine Übersicht über Raumbelegungen für mehrere Räume. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie auf den Reiter "Verwaltung 2".

2. Klicken Sie auf "Lektionen bearbeiten". Sie gelangen damit in die Lektionsbearbeitung, aber ohne eine Verknüpfung zu einem Anlass. 

In der Lektionsbearbeitung können Sie nun Ihre gewohnten eigenen Filter für Räume verwenden oder Sie nehmen einen allgemeinen Filter.

3. Starten Sie Ihre Raumsuche (entweder über die Filter (3a) oder über einen Suchbegriff (3b)). Die Suche bitte über "Suche starten" ausführen.

4. Wählen Sie (bei Bedarf) bestimmte Räume mit Hilfe der Klickkästchen aus.

5. Öffnen Sie das Kontextmenü mit Klick der rechten Maustaste.

6. Klicken Sie "Einblenden..." → "in Kalender.." → "Markierte Ressourcen..." (wenn Sie Räume angeklickt haben) ODER → "Alle Ressourcen dieser Liste". 

Es werden nun alle gewünschten Räume in den Zeilen im großen Kalenderbereich dargestellt (bei der Ansicht "Zeitachse", siehe Foto). Die Spalten bilden einzelne Tage ab. ACHTUNG: Bei mehr als 6 Räumen muss die Ansicht "Zeitachse" gewählt  werden, bei weniger Räumen ist auch die eine andere Kalenderansicht möglich (z.B. Arbeitswoche).

7. Wählen Sie nun im Reiter "Ansicht" ein beliebiges Datum über den Knopf "Gehe zu Datum" im kleinen Kalender aus und klicken Sie "OK". Die Ansicht wechselt auf den gewünschten Tag.

8. Sie können die Darstellung über die weiteren Einstellmöglichkeiten bei "Ansicht" anpassen, z.B. die gezeigten Uhrzeiten.

Bearbeitung gesperrt (zum Vergrößern klicken)

Bearbeitung gesperrt (zum Vergrößern klicken)

FAQ-8a

FAQ-8a

Wenn Sie sich in der Lektionsbearbeitung befinden und Sie Ihre bearbeiteten/geänderten Lektionen nicht abspeichern können, kann es *zwei* Gründe geben, dass die Änderungen nicht gespeichert werden.

1.) Der Status der LV  wurde noch nicht auf "erneut änderbar" geschoben. Sie sehen das in der Lektionsbearbeitung an dem kleinen Schloss-Symbol links neben der LV-Nummer. Schließen Sie die Lektionsbearbeitung, ändern Sie den Status auf "erneut änderbar" und öffnen Sie danach wieder die Lektionsbearbeitung. Sie müssen die Änderungen leider erneut eingeben.

2.) Wenn Sie neue, einzelne Lektionen über den Knopf "Neue Lektion" hinzufügen und *nicht* über Raumplanungsrechte verfügen, dann werden bereits gebuchte Räume (die sie über eine Raumanfrage erhalten haben) automatisch mit einem Haken versehen. Die Zellen der Lektionen sind jedoch rot hinterlegt.

Um nun eine Raumanfrage für die neu erstellten Lektionen stellen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Bitte klicken Sie mit der rechten Maustaste in die rot markierten Zellen und wählen Sie "Belegung löschen", damit die Haken aus den Zellen verschwinden.
  • Anschließend speichern Sie bitte Ihre neu erstellten Lektionen.
  • Danach ist eine Raumanfrage wieder möglich. Klicken Sie wie gewohnt in die entsprechende Zelle mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Raumanfrage erstellen".
Ausrufezeichen Lektionsbearbeitung (zum Vergrößern klicken)

Ausrufezeichen Lektionsbearbeitung (zum Vergrößern klicken)

Steht ein blaues Ausrufungszeichen statt eines grünen Häkchens in der Raumressource drin, so ist der Raum auf jeden Fall korrekt gebucht. Evento zeigt Ihnen lediglich, dass Ihr gewählter Raum von der Platzanzahl zu klein für die aktuelle LV ist.

Evento vergleicht die Anzahl Plätze des Raums mit dem Feld max. TN der LV.

In der Lektionsbearbeitung können Sie sich die Anlass- und Ressourcen einfach einblenden, wenn Sie auf den Reiter „Layout“ klicken und dann auf den grünen Würfel.

Dann sollte er auch immer eingeblendet bleiben, sofern Sie es nicht wieder schließen.

 

Spaltensortierung einschalten

Spaltensortierung einschalten

Sortierte Spalten

Sortierte Spalten

Wenn Sie in der Lektionsbearbeitung mehrere Lektionsserien (z. B. A und B) haben, dann können Sie auch nach der Spalte "Serie" sortieren, um alle Serienelemente einer Serie untereinander stehen zu haben.

Hierzu müssen Sie zunächst in den Einstellungen eine Option deaktivieren.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie auf den Reiter "Ansicht" --> "Einstellungen"

2. Scrollen Sie bis zum Ende der Liste und deaktivieren Sie das Kästchen bei "Position der Lektion in der Tabelle beibehalten".

3. Klicken Sie auf "OK"

Im nächsten Schritt ist es möglich, in den Spaltenkopf der Spalte "Serie" zu klicken. Es erscheint dann ein kleines Dreieck, welches die Sortierung anzeigt. Diese Sortiereinstellung merkt sich Evento nun in der Lektionsbearbeitung als eine Benutzereinstellung von Ihnen.

Überbelegung zulassen (zum Vergrößern klicken)

Überbelegung zulassen (zum Vergrößern klicken)

Wie kann ich Ressourcen überbelegen, wenn ich duplizierte LVs habe oder die Online-Räume buchen möchte?

Manchmal ist es erforderlich, dass Ressourcen (Räume oder Lehrende) in den Lektionen doppelt gebucht werden müssen. Evento verhindert eine Doppelbelegung zunächst und zeigt in der Lektionsbearbeitung einen roten Kreis mit Kreuz. Die Doppelbelegung kann erst abgespeichert werden, wenn Sie die Doppelbelegung über das rechte Maustaste-Menü mit dem Eintrag „Mehrfachbelegungen anpassen“ legitimieren.

Einblenden der Spalte "Raumanfragen" (zum Vergrößern klicken)

Einblenden der Spalte "Raumanfragen" (zum Vergrößern klicken)

Zusatzinformationen der LV/Reservierung (zum Vergrößern klicken)

Zusatzinformationen der LV/Reservierung (zum Vergrößern klicken)

Früher konnten Sie eine erfolgreiche Raumanfrage in der Arbeitsnotiz der LV/Reservierung sehen (Das war das gelbe Notizfeld. Dort wird nur noch eine Ablehnung notiert!) Im neuen Evento Release gibt es in der Lektionsbearbeitung eine zusätzliche Spalte für die gestellten Raumanfragen, die Sie sich einfach einblenden können.

Außerdem finden Sie die Anfragen/Bestätigungen/Ablehnungen auch zusätzlich in den Zusatzinformationen der LV/Reservierung.

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