Mietmanagement
Abt. III, Verfahrensverantwortlich: Fr. Hüffer
Dieser Service ist Teil des IT-Verfahrens Computer Aided Facility Management
Das Mietmanagement unterstützt als IT-Service die kreditorischen sowie debitorischen Langzeitmietverhältnisse der Freien Universität. Darüber hinaus wird in diesem Service die Verwaltung der Kurzzeitmietverträge für externe Veranstaltungen etc. angeboten.
Komponenten des Mietmanagements
- Abbildung von Mietverträgen aller Art
- Ableitung von Mieteinheiten aufgrund der Stammdaten aus dem Flächenmanagement
- Automatisierte periodische Buchungen (Integration Finanzen)
- Verwendung des zentralen Geschäftspartners
- Terminkontrolle über automatisierte Wiedervorlagen
Verfahrensbetrieb
Das CAFM-System bedarf regelmäßiger Pflege um einen reibungslosen Betriebsablauf zu unterstützen. Primär ist das CAFM-System in den SAP Modulen RE-FX und PM abgebildet. Durch den hohen Integrationsgrad, gibt es für das CAFM-System auch Abhängigkeiten in andere SAP Module (FI/PSM, HCM, CO etc). Damit die benötigten Funktionalitäten verlässlich verfügbar sind, müssen regelmäßig folgende Leistungen erbracht werden:
- Überwachung und Pflege von automatisierten Prozessen
- Erstellung und Pflege von Auswertungen
- Ableitung und Synchronisation von Geschäftspartner aus dem Rechnungswesen
- Überwachung der Integration des Workflows mit dem Org-Management des SAP HCM
- Import von Daten, inklusive Pflege der technischen Importstrukturen (LSMW)
- Erstellung und Pflege von Berechtigungsprofilen in Abstimmung mit der Fachabteilung
(inklusive Tests)
- Erstellung und Pflege von technischen Dokumentationen
Support
- Annahme von Problemmeldungen (2nd Level Support)
- Fehlersuche und –behebung
- Freischaltungen von SAP-Nutzern mit differenzierter Berechtigungsvergabe
- Erstellung und Pflege von Handbüchern
- telefonische Beratung in der Systemhandhabung
Anwenderbetreuung und Schulungen
- Einarbeitung neuer User / Key User
- SAP Einsteigerschulungen
- SAP Berichtsschulungen
- Schulungen zu allen Themenfeldern des CAFM-Systems
- Erstellung und Pflege von Schulungsmaterialien
Change Management
In Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen werden bestehende und neue Anforderungen an das CAFM-System evaluiert und ggfs. in Zusammenarbeit mit Beratungsfirmen optimiert und umgesetzt.
Systemanpassungen und –erweiterungen
- Funktionsüberprüfung und Tests bei allgemeinen Systemanpassungen und –erweiterungen
(Releases und EHPs)
Anforderungsmanagement
- Technische Innovationen werden den Fachabteilungen vorgestellt.
- Neue Anforderungen werden in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen bewertet,
von der Fachabteilung spezifiziert und von eAS gemäß Ressourcenverfügbarkeit umgesetzt
Test
- Entwicklung von Testplänen (SAP Solution Manager)
- Aufbau von Testdaten
- Durchführung von Tests zu Funktionen und Berechtigungen
- Kommunikation zu Korrekturnotwendigkeiten mit der Entwicklung