Komponenten der Dienstleistungsbeschaffung

-        Beauftragung von Dienstleistungen für das Facility Management

• Regelentsorgung
• Sonderentsorgung
• Grünflächenpflege
• Reinigung
• Winterdienst
• Wachdienst

-        Umzugs- und Transportleistungen

-        Integration der Kreditoren aus dem Bereich Finanzen

-        Unterstützung der relevanten Prozesse durch digitale Workflows

Verfahrensbetrieb

Das CAFM-System bedarf regelmäßiger Pflege um einen reibungslosen Betriebsablauf zu unterstützen. Primär ist das CAFM-System in den SAP Modulen RE-FX und PM abgebildet. Die Dienstleistungsbeschaffung nutzt darüber hinaus zentral das Modul MM und den Workflow. Durch den hohen Integrationsgrad, gibt es für das CAFM-System auch Abhängigkeiten in andere SAP Module (MM, FI/PSM, HCM, CO, etc). Damit die benötigten Funktionalitäten verlässlich verfügbar sind, müssen regelmäßig folgende Leistungen erbracht werden:

-       Überwachung und Pflege von automatisierten Prozessen

-       Erstellung und Pflege von Auswertungen

-       Ableitung und Synchronisation von Geschäftspartner aus dem Rechnungswesen

-       Überwachung der Integration des Workflow mit dem Org-Management des SAP HCM

-       Import von Daten, inklusive Pflege der technischen Importstrukturen (LSMW)

-       Erstellung und Pflege von Berechtigungsprofilen in Abstimmung mit der Fachabteilung
        (inklusive Tests)

-       Erstellung und Pflege von technischen Dokumentationen
 

 Support

-       Annahme von Problemmeldungen (2nd Level Support)

-       Fehlersuche und –behebung

-       Freischaltungen von SAP-Nutzern mit differenzierter Berechtigungsvergabe

-       Erstellung und Pflege von Handbüchern

-       telefonische Beratung in der Systemhandhabung

Anwenderbetreuung und Schulungen                                     

-       Einarbeitung neuer User / Key User

-       SAP Einsteigerschulungen

-       SAP Berichtsschulungen

-       Schulungen zu allen Themenfeldern des CAFM-Systems

-       Erstellung und Pflege von Schulungsmaterialien

Change Management                                                  

In Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen werden bestehende und neue Anforderungen an das CAFM-System evaluiert und ggfs. in Zusammenarbeit mit Beratungsfirmen optimiert und umgesetzt.

 Systemanpassungen und –erweiterungen

-       Funktionsüberprüfung und Tests bei allgemeinen Systemanpassungen und –erweiterungen
        (Releases und EHPs)

Anforderungsmanagement

-       Technische Innovationen werden den Fachabteilungen vorgestellt.

-       Neue Anforderungen werden in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen bewertet,
        von der Fachabteilung spezifiziert und von eAS gemäß Ressourcenverfügbarkeit umgesetzt

Test

-       Entwicklung von Testplänen (SAP Solution Manager)

-       Aufbau von Testdaten

-       Durchführung von Tests zu Funktionen und Berechtigungen

-       Kommunikation zu Korrekturnotwendigkeiten mit der Entwicklung

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