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Student Lifecycle Management

Institution:

Abt. V, Verfahrensverantwortlich: Fr. Hammers , Fr. Berns

Ansprechpartner/in:
eAS Serviceverantwortlich: Hr. Dr. Klaumünzer, Fr. Otto

Die Freie Universität hat die Prozesse des studentischen Lebenszyklus an der Universität durchgängig mit IT-Services unterstützt. Im SAP SLcM werden derzeit die Prozesse der Prüfungsverwaltungen abgebildet.

    

  

Die Studierendenverwaltung arbeitet aktuell noch mit dem HIS System, welches sich allerdings derzeit in Ablösung befindet. Die IT-Unterstützung der Alumni-Verwaltung wird im Bereich der Personalverfahren angeboten.

Im Bereich der Prüfungsverwaltung unterstützt das Campus Management System der Freien Universität die Anwender von der Abbildungen der Prüfungsordnungen mit den zugehörigen Modulen und Lehrveranstaltungen über die Anmeldung der Studierenden zu Lehrveranstaltungen sowie die Leistungserfassung bis zum Studienabschluss.

Komponenten des IT-Service für den studentischen Lebenszyklus

 

 -      Studierenden-Stammdaten-Verwaltung

-       Verwaltung von Studien- und Prüfungsordnungen

-       Studentischer Self-Service zur Anmeldung zu Modulen und Veranstaltungen

-       Zuteilung platzbeschränkter Lehrveranstaltungen

-       Erzeugung von Prüfungsangeboten

-       Prüfungsversuchszählung und -auswertung

-       Web-basierte Leistungserfassung

-       Kommunikationsangebote für Lehrende mit VeranstaltungsteilnehmerInnen

-       Erstellung von Transcript und Noten- und Punktekonto

-       Leistungszuordnung

-       Erstellung von Studienabschluss

-       Erstellung von Abschlussdokumenten

Verfahrensbetrieb SLcM

Der Betrieb der oben genannten Service-Komponenten macht den beständigen Einsatz des CM-A Teams notwendig in folgenden Kontexten: Abbildung und Qualitätskontrolle von Prüfungsordnungen, Einlesen von Lehrveranstaltungen sowie Betreuung, Fortentwicklung und Qualitätssicherung aller weiteren automatisierten Arbeitsschritte zur Verarbeitung der auf den Modulanmeldungen und Noteneingaben basierenden studentischen Massendaten auf Verwaltungs- und Fachbereichsebene.

 -      Modulabschluss inkl. Qualitätssicherung und Korrektur unvollständiger Daten

-       Modulöffnung für Notenkorrektur

-       Zuteilung platzbeschränkter Lehrveranstaltungen

-       Erzeugung von Prüfungsangeboten

-       Zuordnung affiner Bereiche und Berlin-Deutschland-Paket

-       Erzeugung von Angebotsperioden und Listen buchbarer Module

-       Datenlieferung für die Modulanmeldung

-       Erstellung von ad hoc Auswertungen

-       Korrekturen von SOS-Daten

-       Korrekturen von Prüfungszählungsdaten auf Anforderung

-       Dokumentation aller kundeneigenen Anwendungen und Aufbau/Pflege einer knowledgebase (Wiki)

Datenservice

-       Abbildung von neuen bzw. geänderten Prüfungsordnungen

-       Export bzw. Aktualisierung der akad. Struktur für Evento

-       Import und Zuordnung von Lehrveranstaltungen aus Evento

-       Import von Dozentendaten aus HCM mit Dopplerelimination

-       Import von SOS Daten

-       Datenbereitstellung für das Infosystem

-       Webservice für blackboard und Fachbereich Mathe/Informatik/Physik

 

 

Anwenderbetreuung                                                                    

Kommunikation mit Anwendern aus allen Nutzergruppen zum Erkennen und zur Beseitigung von Problemen bei der Arbeit mit dem System

Proaktiv:

-       Regelmäßiger Informationsaustausch in Key User Runden

  • Vorstellung von Planung und Neuentwicklungen
  • Aufnahme von Kritik und Änderungswünschen

-       Einzelbetreuung und Anleitung telefonisch sowie am Arbeitsplatz

-       Einweisung neuer Anwender

-       Überwachung und öffentliche Web-Darstellung von Fristen

 Reaktiv (Hotline)

-       Annahme von Problemmeldungen

-       Analyse und Qualifikation von Meldungen

-       Fehlersuche und –behebung

  • Softwarefehler
  • Datenbereinigung und –pflege

 Administrativ:

-       Verwaltung von Berechtigungsanträgen

-       Pflege von Berechtigungsprofilen

 

Schulungen                                                                           

 Vermittlung von Systemkenntnissen sowie Verfahrensweisen zur Durchführung von Arbeitsprozessen mit dem Campus Management System

-       Erstellung und Pflege von Benutzerhandbüchern und Schulungsunterlagen

-       Mediendidaktische Konzeption der Schulungen

-       Bedarfsgerechte Planung und Durchführung von Schulungen

-       Konzeption und Aufbau von e-learning Einheiten

 

Change Management                                                           

 Laufende Innovation des Systems durch neue Releases sowie Mitwirkung am Prozess des Anforderungsmanagements


Durchführung von Releasewechseln

-       Durcharbeiten der SAP Dokumentation zu Änderungen und Neuerungen

-       Vorbereitung der Systeme

-       Einspielen der Software/ Transport neuer Funktionaliäten bei kundeneingenen Entwicklungen

-       Aktualisierung der Dokumentationen

-       Test und ggfs. Korrektur der bestehenden Funktionalität

-       Dokumentation von Änderungen bzw. neuen Funktionen im System der Freien Universität

-       Betreuung / Umsetzung von „Emergency Changes“

 

Anforderungsmanagement:

-       Aufnahme und Systematisierung von IT-Anforderungen

  • Erfassung und Strukturierung von IT-Anforderungen
  • Mitwirkung bei Qualifikation und Priorisierung fachlicher Anforderungen
  • Aufwandsschätzung von IT-Anforderungen und Zuordnung zu Projekten oder Releases

 

Umsetzung von Änderungen oder neuen Features:

-       Fachkonzeption

  • Erfassung und Strukturierung von IT-Anforderungen
  • Qualifikation, Aufwandsschätzung und Priorisierung von IT-Anforderungen
  • Zuordnung zu Projekten oder Releases

-       Implementierung

  • Customizing des Systems
  • Betreuung und Qualitätssicherung von externen Entwicklungsdienstleistungen (Implementierungskoordinierung)
  • Dokumentation von Änderungen bzw. neuen Funktionen

 

Test

-       Entwicklung von Testplänen

-       Aufbau von Testdaten

-       Durchführung von Tests zu Funktionen und Berechtigungen

-       Kommunikation zu Korrekturnotwendigkeiten mit der Entwicklung

-       Aufbereitung von Änderungen im Zusammenhang mit EHP/SP-Lieferungen

-       Regressionstests nach EHP/SP

-       Unterstützung der Fachabteilung bei der Durchführung von Endanwender-Tests

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