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Lehrveranstaltungs-und Raumplanung

Institution:

Abt. V, Verfahrensverantwortlich: Fr. Hammers

Ansprechpartner/in:
eAS, Serviceverantwortlich: Fr. Kanal (Gruppenleitung Lehrveranstaltungsplanung)

An der Freien Universität werden pro Semester über 5000 Lehrveranstaltungen IT-gestützt geplant und einem Bestand von mehr als 500 Lehrräumen zugeordnet.

Die Planung von Lehrveranstaltungen findet im System "Evento" statt, wird dort den Studien-und Prüfungsordnungen zugeordnet und in das Campus Management System SLcM übertragen. Alle Lehrveranstaltungen werden im elektronischen Vorlesungsverzeichnis (eVV) der FUB publiziert und in weitere FU-eigene Anwendungen exportiert. Darüber hinaus bietet Evento auch eine Raumplanung zur Raumnutzung unabhängig von curriculären Lehrveranstaltungen.

Evento verfügt über umfangreiche Funktionen für die Raumverwaltung. Dies umfasst die Buchung aller FU-weiten Lehrräume, Anzeige der Raumbelegungen über eigene Webseiten oder Bildschirmanzeigen in verschiedenen FU-Gebäuden sowie als Papieraushänge. Das Wegeleitsystem für die Rost- und Silberlaube sowie den Neubau Kleine Fächer erhält täglich aktuelle Raumbelegungen aus Evento. Nicht zuletzt wird das Öffnen und Schließen sowie die Lüftungstechnik auf Grundlage der Raumbelegungen in Evento gesteuert.

Fachbereiche verwalten mit Evento Lehraufträge. Lehraufträge werden aus Evento nach SAP-HR exportiert und von dort nach FUDIS, damit Lehrbauftragte für die Zeit der Lehrtätigkeit einen aktiven FU-Account behalten.

In der Komponente Evento-Planer können automatisiert Räume verteilt und Überschneidungsfreiheit geprüft werden.

Studienbewerber melden sich in Evento für Sprachtests an, die Voraussetzung für die Immatrikulation in bestimmten Studiengängen sind.

 

Komponenten der eAS Service-Leistung für die integrierte Lehrveranstaltungsplanung (iLV)

Verfahrensbetrieb

- Erstellung von Lehrveranstaltungen und Zuordnung des Lehrangebots zu Studien-und
  Prüfungsordnungen aus SLcM

- Unterstützung der internen Lehrplanung aller Fachbereiche und Institute durch Daten-Exporte

- Bereitstellung des Lehrangebots für das eVV, SLcM und FB-interne Lehrplanungssysteme,
  Wegeleitsystem, Evaluationslösung Unizensus

-  FU-weites System für die Raumbuchung von Lehrräumen

-  Erstellung von Raumplänen als Türaushänge

-  Publikation der Raumbelegungen über Bildschirmanzeigen in Gebäuden und im eigenen Evento-Web

-  Verwaltung der Lehraufträge und Bereitstellung der Lehrauftragsdaten für HCM

-   Erstellung von ad hoc Auswertungen für die Leitung z.B. zu Raumbelegungen und Raumauslastung

-   Anmeldung von Studienbewerber/innen zu obligatorischen Sprachtests über Evento-Web sowie
    Bereitstellung von Teilnehmerlisten für die Sprachtests

 

Datenservice

-  Import von Daten zur Akademischen Struktur aus SLcM

-  Import der Lehrendendaten sowie Personendaten mit Eventoberechtigung aus SAP HCM

-  Anlegen der Daten von Studienbewerber/innen, die sich über Evento-Web zu einem
   Sprachtest anmelden

-  Export der Lehrveranstaltungsdaten an

  • SLcM
  • eVV
  • FB-internes Lehrplanungssystem Mathe/Inf
  • Unizensus

-   Export der Lehraufträge an SAP HCM

-   Export der Raumbelegungen an

  • Displays (z.B. im Henry-Ford-Bau)
  • Wegeleitsystem
  • FB-internes Lehrplanungssystem Mathe/Inf

  

Kommunikation mit Anwender/innen zur Unterstützung der Arbeit mit Evento oder eVV

Proaktiv:

-  Regelmäßiger Informationsaustausch in Key User Runden

  • Vorstellung von Planung und Neuentwicklungen
  • Aufnahme von Kritik und Änderungswünschen

-  Einzelbetreuung und Anleitung telefonisch sowie persönlich am Arbeitsplatz

-  Einweisung neuer Anwender/innen zwischen den Schulungsangeboten

-  Versand regelmäßiger Informations-E-Mails an alle Anwender/innen zu
   Fristen oder neuen Funktionen (z.B. nach Releasewechsel)

 

Reaktiv (Hotline)

-  Annehmen von Problemmeldungen zum eVV und Evento

-  Fehlersuche und –behebung

  • Anwendungsfehler
  • Softwarefehler
  • Datenbereinigung und –pflege

 

Administrativ:

-  Anlegen neuer Evento-User

-  Pflege von Rollen und Rechten

-  Erstellung von Lehrveranstaltungsexporten für verschiedene FU-Bereiche
   (WBZ, Team Nachhaltigkeit usw.)

-  Verschiedene Auswertungen z.B. über Raumauslastung für die Technische Abteilung

  

Schulung

Vermittlung von Softwarekenntnissen in Evento sowie Erklärung aller lehrplanungsrelevanten Prozesse anhand einer Prozesslandkarte

-  Aufbau und Pflege eines Schulungsmandanten

-  Erstellung und Pflege von Benutzerhandbüchern und Schulungsunterlagen

-  mediendidaktische Konzeption der Schulungen

-  bedarfsgerechte Planung und Durchführung von Schulungen

-  Durchführung von Schulungen für unterschiedliche Benutzergruppen (Raumplaner, Lehrplaner)
   sowie vertiefende Aufbauschulungen (Lehrauftragsverwaltung)

 

Änderungsmanagement

Laufende Innovation des Systems durch neue Releases sowie Annahme von Kritik und Wünschen zu fehlender Funktionalität bzw. Anpassung des Systems an Arbeitsweisen der verschiedenen Fachbereiche

 

Durchführung der regelmäßigen Releasewechsel

-  Vorbereitung der Systeme

-  Einspielen der Software-Updates

-  Test und ggfs. Korrektur der bestehenden Funktionalität

-  Überwachung und Qualitätssicherung von neu ausgelieferten Funktionen

-  Dokumentation von Änderungen bzw. neuen Funktionen

 

Anforderungsmanagement:

-  Aufnahme und Systematisierung von Anforderungen

-  Konzeptionelle Erarbeitung von Lösungen mit Unterstützung des Herstellers Crealogix sowie
   den beteiligten (Fach-)Bereichen oder Keyusern

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