Mit Wirkung vom 23. März 2020 ist die "Verordnung über erforderliche Maßnahmen zur Eindämmung der Ausbreitung des neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2 in Berlin (SARS-CoV-2-Eindämmungs-maßnahmenverordnung – SARS-CoV-2-EindmaßnV)" vom 22. März 2020 in Kraft getreten. Diese enthält in den §§ 10 bis 13 für die Hochschulen, Bibliotheken, Mensen sowie außeruniversitären Forschungseinrichtungen die eindeutige Weisung, den Präsenzlehrbetrieb und jeglichen Publikumsverkehr einzustellen. Darüber hinaus werden in § 14 Absatz 1 der Verordnung Kontaktbeschränkungen festgelegt, die unbedingt zu beachten sind. Danach ist ungeachtet der in § 14 Absatz 3 festgelegten Ausnahmen ein ständiger Aufenthalt der Berliner Bevölkerung in ihrer Wohnung oder ihrer gewöhnlichen Unterkunft angeordnet.

An der Freien Universität Berlin kann daher ab dem 23. März 2020 nur noch ein Präsenznotbetrieb aufrechterhalten werden, insbesondere in der Verwaltung.

Dies hat folgende konkrete Auswirkungen:

Alle Gebäude der Freien Universität Berlin sind geschlossen.

Es dürfen sich keine Personen in der Freien Universität Berlin aufhalten. Die wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Beschäftigten und Dienstkräfte der Freien Universität Berlin arbeiten ausschließlich im Home Office.

Eine Ausnahme (siehe § 14 Absatz 3 lit. a der SARS-CoV-2-EindmaßnV) gilt lediglich für nur wenige Beschäftigte und Dienstkräfte in systemrelevanten Bereichen für die Aufrechterhaltung des Notbetriebes (durch Ausnahmeregelung des Präsidiums festgelegt) an der Freien Universität Berlin.

Darunter finden sich 

• das Präsidium
• die CV-Task-Force
• die Poststelle
• Bereiche der IT
• Bereiche der Personalabteilung
• Bereiche der Abteilung Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft
• Bereiche der Technischen Abteilung
• Bereiche der Studierendenverwaltung
• die Fachbereichsverwaltungen
• Presse- und Kommunikationsstelle
• Bereiche der Abteilung Forschung
• Tierkliniken in der Veterinärmedizin
• Bereiche des Botanischen Gartens

Zur Erläuterung:

Was bedeutet „Präsenznotbetrieb“?

Alle Beschäftigte werden benötigt, um das Sommersemester vorzubereiten und im Hinblick auf ihre bisherigen Arbeitsrealitäten neue Wege zu beschreiten. Zum einen gilt es, möglichst zeitnah einen digitalen Lehr- und Forschungsbetrieb auf die Beine zu stellen. Zum anderen arbeitet der ganz überwiegende Teil der Beschäftigten der Freien Universität mobil, was ein hohes Maß an Kommunikation und Abstimmung erfordert.

Zur Sicherstellung der strukturrelevanten Funktionen und Aufgaben wird dringend empfohlen, mindestens zwei Teams zu bilden, die sich ablösen, das heißt, sie arbeiten jeweils zwei Wochen mobil und im Anschluss zwei Wochen vor Ort. Hierbei sollten Funktionsträgerinnen und Funktionsträger sowie ihre Stellvertreterinnen und Stellvertreter in unterschiedliche Teams eingeteilt sein.

Während der Präsenzphase vor Ort sind persönliche Kontakte auf das Notwendigste und auch nur in Ausnahmefällen zu beschränken und erfolgen mit Externen auch nur nach telefonischer Terminabsprache. Beachten Sie bitte dabei strikt die Hygienevorschriften. Beratungen und die Beantwortung von Fragen, zum Beispiel solche, die mit einer Einstellung zusammenhängen, sollen ausschließlich telefonisch oder elektronisch erfolgen.

Die Regelungen über die Arbeitszeit gelten zwar grundsätzlich weiter; allerdings sind die Vereinbarungen über die Kern- und Mindestanwesenheitszeit und Arbeitszeitaufzeichnung für die Dauer dieser Maßnahmen im Präsenzbetrieb aufgehoben. Falls Sie im Rahmen des Präsenznotbetriebs an die Freie Universität kommen, tragen Sie in Ihrem Zeiterfassungsbogen unter „Bemerkungen“ bitte einfach nur „Präsenz“ ein. Die Erarbeitung von Arbeitszeitguthaben ist nicht zulässig.

Soweit möglich ist für die Dienstgebäude, in denen Beschäftigte arbeiten, eine verkürzte Öffnung vorgesehen.

Forschung

Die Anordnung, der Universität fern zu bleiben, betrifft auch den Bereich Forschung. Bitte haben Sie Verständnis, dass auch Ihnen die Anwesenheit in Ihren Diensträumen zunächst bis zum 19. April 2020 untersagt werden muss. Auch Ihnen stehen die Möglichkeiten offen, mobil zu arbeiten.

Mobiles Arbeiten

Bis auf Weiteres sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgefordert, mobil zu arbeiten. Ausgenommen ist das für den Betrieb vor Ort unverzichtbare Personal.

Informieren Sie sich bitte auf der Webseite „Arbeiten im Home Office“ unter https://www.zedat.fu-berlin.de/HomeOffice über die Ihnen zur Verfügung stehenden technischen Angebote des Hochschulrechenzentrums. Der Versicherungsschutz in der gesetzlichen Unfallversicherung besteht während des mobilen Arbeitens fort.

In Anbetracht der Herausforderungen, denen wir uns stellen müssen, wird jede und jeder Beschäftigte dringend benötigt. Jede und jeder kann am aktuellen Geschehen teilhaben, und es muss ein generelles Augenmerk auf die Zeit nach dem Ausnahmezustand gelegt werden. Wie wird sich Ihr Aufgabengebiet entwickelt haben? Können Sie sich durch Literatur oder online auf den aktuellen Stand bringen? Wollten Sie nicht schon immer einen Excelkurs oder Ähnliches besuchen? Vielleicht können Sie sich die Zeit nehmen und sich über die neueren Entwicklungen im Arbeitsschutz und -sicherheit sach- und fachkundig machen. Das Weiterbildungszentrum der Freien Universität Berlin steht Ihnen und Ihren Vorgesetzten gern beratend in telefonischer oder elektronischer Form zur Verfügung, um Ihnen virtuelle Kurse zu empfehlen und/oder Sie gegebenenfalls anzumelden. Gleiches gilt für die Personalentwicklung der Freien Universität Berlin.

Vielleicht haben Sie nun endlich Zeit, Verfahren, Arbeitsweisen und Aufgaben kritisch zu überprüfen und Vorschläge zur Optimierung zu entwickeln. Möglicherweise haben Sie jetzt auch die Zeit, Gutachten, Aufsätze oder Konzepte zu schreiben oder zu erarbeiten. Kann das von Ihnen verwendete Werkzeug im Rahmen des mobilen Arbeitens nicht überholt, gereinigt oder repariert werden? Sie sehen, mobiles Arbeiten ist für jede und jeden möglich.  

Bitte stimmen Sie sich hierzu mit Ihrer oder Ihrem direkten Vorgesetzten oder Ihrem Bereich ab. Halten Sie bitte während dieser Zeit regelmäßigen telefonischen und/oder elektronischen Kontakt.

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit gilt weiterhin Ihre individuell vertraglich vereinbarte oder festgelegte Arbeitszeit. Bitte beachten Sie die Regelungen der Freien Universität Berlin zur Arbeitszeit. Falls Sie mobil arbeiten, tragen Sie im Rahmen der Arbeitszeiterfassung bitte in der Spalte „Bemerkung“ einfach nur „Mobiles Arbeiten“ ein. Eine Eingabe der Beginn- und Endzeit ist nicht erforderlich.

Die Leitungen der Einrichtungen übersenden der Personalstelle jeweils am Ende des Monats eine namentliche Aufstellung über die Inanspruchnahme von mobilem Arbeiten mit dessen Zeitraum. 

Nachhaltigkeit/Arbeitsplatz

Bitte hinterlassen Sie Ihren Arbeitsplatz in einen aufgeräumten Zustand. Lassen Sie keine Wertsachen zurück und räumen Sie die Kühlschränke. Treffen Sie bitte auch Absprachen bezüglich der Versorgung Ihrer „Büropflanzen“. Trennen Sie wie beim jährlichen Betriebsurlaub bitte Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Schreibtischlampen, Computer, Drucker, Stromverteiler etc. vom Stromnetz, und regeln Sie die Heizung bitte auf Stufe „1“ herunter.