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Allgemein

Neben der Absicht, einen wirtschaftlichen Betrieb der Drucksysteme zu erreichen, sollen mit dem neuen Verfahren folgende Ziele erreicht werden:

Benutzerfreundlichkeit

      • ein universitätsweit einheitliches und gut dokumentiertes Bedienkonzept,
      • intuitive Bedienbarkeit der Druckdienste und Systeme,
      • Vereinfachung von Arbeitsabläufen,
      • enge Verzahnung mit den zentral betreuten Arbeitsplätzen und Speicherorten,
      • Unterstützung von Client-Rechnern außerhalb der zentralen Betreuung,
      • Unterstützung aller gängigen Betriebssysteme,
      • Vorbereitung auf digitale Workflows.

Verbesserte Funktionalität / Moderne Hardware

      • Einführung flächendeckendes Netzwerkscannen,
      • Scan-to-Home, Scan-to-E-Mail,
      • standortunabhängiges Drucken durch Follow-Me-Print,
      • Optimierung der Hardware, statt Rebuilt-Geräte fabrikneue Geräte auf dem aktuellen Stand der Technik.

Optimierung Serviceleistungen

      • proaktive Erkennung und Behebung von Fehlern durch den Dienstleister,
      • rechtzeitige und automatisierte Bestellung von Verbrauchsmaterial,
      • hohe Ausfallsicherheit der zentralen Serverinfrastruktur.

Verbesserung des Umweltschutzes und der Nachhaltigkeit

      • Einsparen von Energie und Papier.

Reduzierung der Kosten

      • Standardisierung der Gerätelandschaft durch den Abschluss eines neuen Rahmenvertrages,
      • Bündelung / Standardisierung der Wartungsverträge,
      • Standardisierung der Toner,
      • Aussonderung von Altgeräten,
      • Reduzierung der Geräte durch gemeinsame Nutzung.

Reduzierung des administrativen Aufwands

      • Schnelles Rollout von Neu- und Ersatzsystemen,
      • Vereinfachung bei Support und Beschaffung.

Verbesserung der IT-Sicherheit

      • Schutz der Drucksysteme und Server gegen Schadsoftware und Hackerangriffe,
      • Schutz vertraulicher Dokumente gegen Einsichtnahme und Manipulation,
      • Umsetzung der geltenden Sicherheitsrichtlinien.

Bei der Verwendung der Drucker und Multifunktionsgeräte (MFP) wird zukünftig noch deutlicher zwischen den „Zentralen MFPs“ und den „Arbeitsplatz Drucker (MFP und Drucker)“ unterschieden.

Zentrale MFPs

Als „Zentrale MFPs“ werden zentral aufgestellte Geräte an der FU Berlin, die auch bereichsübergreifend von mehreren Beschäftigten genutzt werden können, bezeichnet. Die Nutzung dieser Zentralen MFPs erfolgt anwendergebunden. Die Anmeldung erfolgt durch Auflegen des persönlichen Schließtransponders des elektronischen Schließsystems der FU Berlin am Drucksystem.


Arbeitsplatz Drucker (MFP und Drucker)

Zu den „Arbeitsplatz Drucker (MFP und Drucker)“ werden die Geräte gezählt, die in den Büros einzelnen Beschäftigten bzw. Büros zugeordnet sind. Grundsätzlich ist zu prüfen, ob der Einsatz eines Arbeitsplatzgerätes notwendig ist.


MFP - Multifunction Printer, deutsch Multifunktionsgerät

Als „Zentrale MFPs“ werden zentral aufgestellte Geräte an der FU Berlin, die auch bereichsübergreifend von mehreren Beschäftigten genutzt werden können, bezeichnet. Die Nutzung dieser Zentralen MFPs erfolgt anwendergebunden. Die Anmeldung erfolgt durch Auflegen des persönlichen Schließtransponders des elektronischen Schließsystems der FU Berlin am Drucksystem.

Mit der Umstellung auf die neuen Geräte des Herstellers Ricoh geht die Verrechnung der Miete und der Verbräuche (ausgenommen Papier), der „Zentralen MFPs“ in eine zentrale Finanzierung über. Durch die zentrale Finanzierung und der neuen Funktion Follow-Me-Print ist die Nutzung der „Zentralen MFPs“ bereichsübergreifend möglich.

Die Neubeschaffung und der Abschluss neuer Verträge für „Zentrale MFPs“ erfolgt ausschließlich über den Zentralen Einkauf der FU Berlin (ZUV, Abteilung II, Referat IIC).

Zu den „Arbeitsplatz Drucker (MFP und Drucker)“ werden die Geräte gezählt, die in den Büros einzelnen Beschäftigten bzw. Büros zugeordnet sind. Grundsätzlich ist zu prüfen, ob der Einsatz eines Arbeitsplatzgerätes notwendig ist.

      • Beim Ausdruck auf einen einfachen Arbeitsplatzdrucker ohne Scan-Funktionen gibt es für die Benutzer von Arbeitsplätzen der ZEDAT gegenüber dem bisherigen Verfahren keine Veränderungen. Für jeden Arbeitsplatzdruck wird auf dem Druckserver eine individuelle Freigabe und damit Druckerwarteschlange eingerichtet. Mit der entsprechenden Berechtigung kann auf diesen Drucker wie gewohnt gedruckt werden (Direktdruck).
      • Multifunktionsgeräte hingegen benötigen prinzipiell die Follow-Me Print Funktion, damit die Scans dem jeweiligen Nutzer zugestellt werden können.

Ab sofort werden auch Arbeitsplatz Drucker nur noch im Mietmodell beschafft. Die Kosten für das Gerät, die Wartung und den Toner sind in der Miete inkludiert. Die Miete wird quartalsweise in Rechnung gestellt. Darüber hinaus werden noch die Verbräuche (Kosten für den Druck) separat abgerechnet, ebenfalls quartalsweise abgerechnet. Die Kosten für die Arbeitsplatzdrucker trägt die jeweilige Kostenstelle.

Aktuell können als Arbeitsplatzdrucker die folgenden drei Modelle bestellt werden:

LK*

Modell

Beschreibung

LK1

 

SP 4510DN

Drucker s/w A4

LK2

SP C352DN

Drucker color A4

LK4

 

MP C307SP

MFP color A4

inkl: Scan to Mail &
Scan to Home

*LK = Leistungsklasse

Die Neubeschaffung und der Abschluss neuer Verträge für „Arbeitsplatz Drucker (MFP und Drucker)“ erfolgt wie bei den „Zentralen MFPs“ ausschließlich über den Zentralen Einkauf der FU Berlin (ZUV, Abteilung II, Referat IIC). Hier erhalten Sie des Weiteren Beratung, die Kosten, Maße etc.

Grundsätzlich werden in der FU Berlin keine zentralen oder dezentralen Drucker umgestellt/umgezogen. Die Geräte sind so konfiguriert, dass Sie mit wenig Aufwand durch die ZEDAT und RICOH in der Lage sind, Drucker an einem neuen Standort nutzen können. Sollte ein Umzug dennoch unumgänglich sein, erfolgt dieser aus Versicherungsgründen ausschließlich durch die Firma RICOH selbst.

Sollten Sie einen Umzug von Druckern planen, wenden Sie sich für eine weitere Abstimmung an Frau Angela Hobracht. Sie wird den weiteren Prozess zwischen Ihnen, RICOH und der ZEDAT koordinieren.

Ansprechpartner/-in:

Sibylle Fink
Zentraler Einkauf und Zentrale Services
IIC3
+49 30 838 54917
s.fink@fu-berlin.de

Die Neubeschaffung und der Abschluss neuer Verträge für „Zentrale MFP“ und "Arbeitsplatz Drucker & MFP" erfolgt ausschließlich über den Zentralen Einkauf der FU Berlin (ZUV, Abteilung II, Referat IIC).

Bei Rückfragen wenden Sie sich zuerst an ihren IT Beauftragten im Bereich. Die IT Beauftragten sind über das Projekt informiert und können sicherlich erste Fragen klären. 

Darüber hinaus steht Ihnen selbstverständlich auch der Zentrale Einkauf für Auskünfte zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an: Frau Angela Hobracht E-Mail: einkauf@fu-berlin.de