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Glossar Haushaltswesen

Abbuchungen (Einzugsermächtigung für Lastschriftverfahren) 

Auszahlungen per Abbuchung (Einzugsermächtigung für Lastschriftverfahren) bedürfen der vorherigen Genehmigung durch die Hauptkasse der Freien Universität Berlin (II B 3). Sie sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig (bspw. Versorgungsunternehmen); normale Auszahlungen sind grundsätzlich durch Überweisung auf ein Konto des Empfangsberechtigten bei einem Kreditinstitut zu leisten. 

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Abschreibungen (Anlagenbuchhaltung)

An der Freien Universität Berlin wird die lineare Abschreibungsmethode angewendet.

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Änderungsanordnung (förmliche Zahlungsanordnung)

Ist eine durch das Rechnungswesen bereits erfasste Buchungen nachträglich zu ändern, so muss eine Änderungsanordnung gefertigt werden.

In der Praxis wird die Änderungsanordnung vor allem bei Daueraufträgen (z.B. mtl. Stipendienzahlungen) und pauschalen Annahmeanordnungen angewendet. Hier wird die Änderungsanordnung zum Beispiel für die Mitteilung von Adressänderungen der Zahlungsempfänger, Änderung der Kontoverbindung, Erhöhung oder Verminderung des Zahlbetrages oder aber der Laufzeitveränderung des Dauerauftrages verwendet. 

Das Formular muss durch die Arbeitsgruppe II A 1 (Haushaltswirtschaft und –planung) erstellt werden. Bitte kontaktieren Sie hierzu die für Ihren Bereich zuständigen Sachgebiete.

zum Formular 

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Anlage

Eine Anlage ist ein Gegenstand, Recht oder sonstiger wirtschaftlicher Wert des Betriebsvermögens, der im Unternehmen dauerhaft zu Verfügung steht und am Abschlussstichtag einzeln eindeutig identifizierbar ist.

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Anlagenbuchhaltung 

s. Inventarisierung 

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Anlagenart

Die Anlagenart ist ein kategorisches Zuordnungsmerkmal, welche Anlagegüter in nachfolgend aufgeführte Gruppen gliedert:

01 - Büro- und Laboreinrichtung

02 - Büromaschinen

03- Finanzanlagen (Wertpapiere, Aktien und Beteiligungen)

04 - Fahrzeuge

05 - Nichtwissenschaftl. Geräte und Ausstattung - zum Haushaltsjahr 2014 entfallen

06 - IT/EDV und TK Hardware, Ortungsgeräte

07 - Wissenschaftl. Geräte und Großgeräte, Laborgeräte

08 - Liegenschaften

09 - Gartengeräte/ -maschinen

10 - Haushalts- und Reinigungsgeräte, Werkzeuge

11 - Transportgeräte und -ausstattung.

13 - Medientechnik, Fotooptische Ausstattung

14 - Software und Lizenzen

15 - Sportgeräte und -fahrzeuge, Fahrräder

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Anlagenklassen

Die Anlagenklasse ist in der Anlagenbuchhaltung das Hauptkriterium für die Gliederung des Anlagevermögens nach betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Erfordernissen.

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Anlagennummer

Die Anlagennummer identifiziert eine Anlage eindeutig. Die Anlagennummer ist an der Freien Universität Berlin seit 2004 die Inventarnummer.

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Anlage zu Werkverträgen mit Privatpersonen 

Für Werkverträge mit Privatpersonen muss vor Abschluss des Vertrages eine sozialversicherungsrechtliche Statusüberprüfung vorgenommen werden. Diese erfolgt über die Anlage zu Werkvertragen mit Privatpersonen (Anlage 3 des Rundschreibens H 2 /2000), die durch den Beauftragenden auszufüllen ist. Dies macht erforderlich, dass der Beauftragende bestimmte personenbezogene Informationen vom Beauftragten einholt. 

Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts (Anstalten, Stiftungen und Körperschaften), des privaten Rechts (Aktiengesellschaft – AG, Gesellschaft mit beschränkter Haftung – GmbH und Kommanditgesellschaft – KG) sowie einer offenen Handelsgesellschaft (oHG) und Gesellschaft des Bürgerlichen Recht (GbR) bedarf es der Anlage nicht. 

Da es keine eindeutigen und abschließenden Abgrenzungsmöglichkeiten zwischen Gewerbebetreibenden, Freiberuflern und dergleichen zu einer nachhaltig selbstständigen/unternehmerisch tätigen Privatperson gibt, ist in allen anderen Fällen das vollständige Ausfüllen der Anlage zu Werkverträgen mit Privatpersonen geboten.

Durch die Prüfung mit der Anlage zu Werkverträgen sowie der Positiv-Negativ-Liste können sozialversicherungspflichtige Tätigkeiten identifiziert werden. Sollte eine solche festgestellt werden bzw. eine solche nicht auszuschließen sein, muss von einer Auftragsvergabe abgesehen werden. In den anderen Fällen wird mittels des Vordrucks der Beauftragte auf die Verpflichtung zur eigenständigen Versteuerung der Einkünfte sowie über die seitens der Freien Universität Berlin abzugebende Kontrollmitteilung an das zuständige Finanzamt hingewiesen. 

Vordruck Anlage Werkvertrag

s. auch Positiv-Negativ-Liste, Werkvertrag 

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Annahmeauftrag 

Formblatt für die Vereinnahmung jeglicher an die Freie Universität Berlin gerichteter Zahlungen. Der Annahmeauftrag ist mit Angaben und/oder Unterlagen zu versehen, welche die Hauptkasse in die Lage versetzt, den zu erwartenden Geldeingang zweifelsfrei der anzugebenden Kontierung zu zuordnen. Hierzu zählen in der Regel die Anschrift der/des Zahlungspflichtigen, Betrag sowie Grund der Zahlung. Der Vorgang muss in jedem Fall die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit einer hierzu befugten Dienstkraft aufweisen. 

Bei Geldeingängen in der Hauptkasse, für die keine Annahmeanordnung vorliegt, erfolgt die Benachrichtigung der Bereiche über die so genannte Kassenanzeige. Diese bildet die Grundlage für einen Annahmeauftrag. Die Fertigung von Annahmeaufträgen durch die/den Empfangende/n der Kassenanzeige und Weiterleitung zur Verbuchung an die Rechnungsstelle
(II B 1) sollte zeitnah erfolgen. 

Formulare der Abteilung II oder Formulare BIOS 

s. auch Anordnung, Kontierung, sachliche Richtigkeit 

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Anordnung (förmliche Zahlungsanordnung) 

Werden nach der Erfassung der den Wirtschafts- und Rechnungsstellen zugeleiteten Aufträgen (Annahmeauftrag, Auszahlungsauftrag, Umbuchungsauftrag u. dgl.) vom dem an der Freien Universität Berlin im Einsatz befindlichen Buchhaltungssystem erzeugt. Eine Ausnahme hiervon bildet die Kassenänderungsanordnung

s. Annahmeauftrag, Auszahlungsauftrag, Umbuchungsauftrag, Kassenänderungsanordnung 

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Ansatz (Budget) 

Im Ansatz werden zu erwartende Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen im Haushaltsplan dargestellt. Die Einnahmen werden nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen nach Zwecken getrennt in voller Höhe veranschlagt.

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Anordnungsbefugnis 

Ist die Befugnis, Anordnungen gegenüber der Hauptkasse der Freien Universität Berlin auszusprechen. 

Anordnungsbefugt ist die/der Beauftragte für den Haushalt (Kanzler/in) oder diejenige Dienstkraft, der von der/dem Beauftragten für den Haushalt eine entsprechende Anordnungsbefugnis übertragen worden ist 

Die Ausübung der Anordnungsbefugnis erfolgt durch die Unterzeichnung der förmlichen Zahlungsanordnung (s. z.B. Änderungsanordnung). Die/der Anordnungsbefugte darf dabei auf der förmlichen Zahlungsanordnung zugleich die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigen. 

Die/der Anordnungsbefugte übernimmt mit seiner Unterschrift die Verantwortung dafür, dass 

  • in der förmlichen Zahlungsanordnung keine offensichtlichen Fehler enthalten sind,
  • die Bescheinigungen der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit von den dazu befugten Dienstkräften abgegeben worden sind,
  • bei zusammengefasster Bescheinigung sich zu der förmlichen Zahlungsanordnung oder ihren Anlagen aus den beizufügenden Akten oder Unterlagen eine Zahlungsverpflichtung ergibt und Betrag, Zahlungspflichtige/r oder Empfangsberechtigte/r mit diesen Unterlagen übereinstimmen,
  • Ausgabemittel zur Verfügung stehen
  • die korrekte Kontierung (Buchungsmerkmal) angegeben ist
  • sowie bei Führen einer Kontroll-Liste über Abschlagszahlungen diese zur Prüfung bei der Anordnung vorgelegen hat 

s. rechnerische Richtigkeit; sachliche Richtigkeit, Wirtschaftsbefugnis 

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Auftragserteilung 

Bei Bestellungen/Aufträgen ab einem Wert von 150 Euro ist eine schriftliche Auftragserteilung erforderlich (Nr. 10.1 § 55 AV LHO). Hierfür sind regelmäßig die Bestellscheine der Freien Universität Berlin zu verwenden. Bitten beachten: Auch Beauftragungen ohne Bestellschein müssen von einer/einem Wirtschaftsbefugten unterschrieben sein (bspw. Erstattungsanträge). 

Bei Bestellungen/Aufträgen sind die einschlägigen Bestimmungen des § 55 LHO nebst AV (Öffentliche Ausschreibungen, auch „Offene Verfahren“) zu beachten. Diese werden im Wesentlichen bestimmt bzw. ergänzt durch die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A). Grundsätzlich besagen diese Bestimmungen, dass eine sog. freihändige Vergabe (auch „Verhandlungsverfahren“), d.h. die Auftragserteilung ist auf Grundlage von eingeholten Vergleichsangeboten nur bis zu einer Wertgrenze von 10.000 Euro zulässig. Wenn der Auftragswert über dieser Grenze liegt, wird daher dringlich empfohlen, die zuständige Bereichsverwaltung und/oder das Referat II C Zentraler Einkauf – hinzuzuziehen. Es wird in diesem Zusammenhang auf die Beachtung des Rundschreibens H 04/2015 zu den Wertgrenzen bei der Vergabe von Aufträgen hingewiesen. 

Grundsätzlich sind bei allen Bestellungen/Aufträgen Vergleichsangebote einzuholen. Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert bis zu 500 Euro ist ein formloser Preisvergleich ausreichend (€-Beträge jeweils inkl. MwSt.). Bei Beschaffungen über das Online-Bestellsystem UniKat der Freien Universität Berlin entfällt eine weitergehende Preisprüfung, da das Beschaffungsreferat II C nur bereits geprüfte bzw. über Ausschreibungen ausgewählte Produkte enthält. Bei günstigeren Angeboten ist ein Verweis auf die Preise und Verdingungsbedingungen im UniKat ausreichend. 

Wir bitten zu beachten, dass bei den Angeboten von UniKat i.d.R. weiterführende Serviceleistungen enthalten sind und so teilweise im Vergleich ein leicht erhöhter Preis zustande kommen kann. 

Vergabeentscheidungen sind aktenkundig zu machen, insbesondere erfordert ein Verhandlungsverfahren bei Wertgrenzen oberhalb von 10.000 Euro eine dezidierte Begründung unter Bezug auf die von der LHO bzw. der VOL/A zugelassenen Ausnahmetatbestände. Für alle Vergabeunterlagen gelten die Aufbewahrungsfristen für Belege, i.d.R. sechs Jahre. 

Beschaffungen im Bereich der Informationstechnik sind vor Erteilung des Auftrags mit den IT-Beauftragten (Liste der IT-Beauftragten) der dezentralen Bereiche abzustimmen. Siehe auch Beschaffung - EDV / IT

s. auch Bestellbefugnis, BIOS-FU, freihändige Vergabe, weitere Informationen zu UniKat

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Ausgeschlossene Personen 

Im Verwaltungsverfahren nach § 20 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) darf für die Freie Universität Berlin nicht tätig werden, wer (zitiert aus dem Gesetz)

  • selbst Beteiligter ist;
  • Angehöriger eines Beteiligten ist;
  • einen Beteiligten kraft Gesetz oder Vollmacht allgemein oder in einem Verwaltungsverfahren vertritt;
  • Angehöriger einer Person ist, die einen Beteiligten in diesem Verfahren vertritt;
  • wer bei einem Beteiligten gegen Entgelt beschäftigt ist oder bei ihm als Mitglied des Vorstands, des Aufsichtsrates oder eines gleichartigen Organs tätig ist; dies gilt nicht für den, dessen Anstellungskörperschaft Beteiligte ist;
  • wer außerhalb seiner ehrenamtlichen Eigenschaft in der Angelegenheit ein Gutachten abgegeben hat oder sonst tätig geworden ist.

Das Verwaltungsverfahrensgesetz bleibt hier auf relativ abstraktem Niveau, konkret heißt dies, dass bei allen Verwaltungsvorgängen von haushaltswirtschaftlichem Belang (Bestellungen, Feststellvermerke, Anordnungen usf.) keine Entscheidung getroffen und Unterschrift geleistet werden darf, da eine unbefangene Ausübung der eigenen Tätigkeit nicht (mehr) gewährleistet ist. Dies wird beim vorstehenden genannten Personenkreis grundsätzlich vermutet. 

s. Anordnungsbefugnis; Bestellbefugnis; rechnerische Richtigkeit; sachliche Richtigkeit

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Auslagen / -erstattung 

s. Erstattung 

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Aussonderungsantrag 

Anträge auf Aussonderung inventarisierungspflichtiger/ anlagenrelevanter Wirtschaftsgüter (vgl. Hinweise und Richtlinien zur Inventarisierung) sind mittels Formular über die jeweiligen Fachbereichsverwaltungen bzw. Bereichsleitungen an das Sachgebiet II B 12 zu richten. 

Zu den Formularen der Anlagenbuchhaltung

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Auszahlungsanordnung 

s. Auszahlungsauftrag 

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Auszahlungsauftrag 

Der Auszahlungsauftrag ist neben dem Rechnungsvorblatt bzw. dem Kontierungsstempel ein Formblatt für die Verausgabung/Zahlbarmachung von Mitteln.

Bei Zahlungsvorgängen, denen eine Rechnungen zugrunde liegt, ist das Rechnungsvorblatt oder der Kontierungsstempel zu verwenden. 

Das Formular „Auszahlungsauftrag“ soll nur genutzt werden, wenn keine Rechnung vorliegt, aus der die Angaben des Zahlungsempfängers zweifelsfrei hervorgehen bzw. kein Dokument vorliegt, das bereits von einer mit Wirtschaftsbefugnis ausgestatteten Person unterzeichnet wurde. Dies können z.B. Auszahlungen von Selbstbewirtschaftungsmitteln oder Erstattungen von Ausgaben sein. In diesen Fällen ist neben der Bestätigung der sachlichen Richtigkeit zusätzlich die Unterschrift einer mit entsprechenden Wirtschaftsbefugnissen ausgestatteten Person erforderlich. Beide Unterschriften können von einer Person geleistet werden, wenn diese die Wirtschaftsbefugnis besitzt. 

zum Formular 

s. Rechnungsanweisung, Kontierungsstempel, BIOS-Direktlink 

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Automatische Budgeterhöhende Einnahmen 

s. Budgeterhöhende Einnahmen 

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Bankverbindungen/ -zweigstellen 

  • für Neu-Immatrikulation:

Empfänger: Freie Universität Berlin
Kontonummer: 513 12 8908
Bankleitzahl: 100 708 48  (DEUTSCHE BANK PGK AG)
Verwendungszweck: Ihr Nachname / Ihr Vorname / Ihre Bewerber-Nummer / NEU
IBAN: DE 45 1007 0848 0513 1289 08
BIC: DEUTDEDB110

  • für Rückmeldungen:

Empfänger: Freie Universität Berlin
Kontonummer: 513 12 8903
Bankleitzahl: 100 708 48 (DEUTSCHE BANK PGK AG)
Verwendungszweck: Ihr Nachname / Ihr Vorname / Ihre Matrikelnummer
IBAN: DE 83 1007 0848 0513 1289 03
BIC: DEUTDEDB110

  • für den allgemeinen Geschäftsverkehr:

Empfänger: Freie Universität Berlin
Kontonummer: 0513128900

BLZ: 100 708 48 (DB Privat- und Firmenkundenbank AG),
IBAN: DE 67 1007 0848 0513 1289 00, BIC: DEUTDEDB110;

Empfänger: Freie Universität Berlin
Kontonummer: 228 08-109,

BLZ: 100 100 10 (PB Firmenkundenbank AG),
IBAN: DE 73 1001 0010 0022 8081 09, BIC: PBNKDEFF

  • für den Hochschulsport:

Empfänger: Freie Universität Berlin
Kontonummer: 513 128 906,

BLZ: 100 708 48 (DB Privat- und Firmenkundenbank AG)
IBAN: DE 02 1007 0848 0513 1289 06, BIC: DEUTDEDB110

  • für Drittmittelzuwendungen an die Freie Universität:

Empfänger: Freie Universität Berlin
Kontonummer: 0512158700,

BLZ: 100 708 48 (DB Privat- und Firmenkundenbank AG),
IBAN: DE 35 1007 0848 0512 1587 00, BIC: DEUTDEDB110

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

DE 811 304 768

Folgende Zweigstellen der DEUTSCHE BANK PGK AG befinden sich im Umfeld der Universität: 

  • Filiale Drakestr. 48A, 12205 Bln. (mit Kassenschalter)

  • Filiale Schlossstr. 114, 12163 Bln. (mit Kassenschalter)

  • Filiale Teltower Damm 2, 14169 Bln. (mit Kassenschalter)

  • Filiale Kranoldplatz 5, 12209 Bln. (mit Kassenschalter)

In zentraler Lage Berlins finden sich zudem die

  • Filiale Unter den Linden 13-15, 10117 Bln. (mit Kassenschalter)

  • Filiale Otto-Suhr-Allee 6-16, 10585 Bln. (mit Kassenschalter)

Safebag-Einzahlungen

Beachten Sie bitte, dass eine Einzahlung von Safebags in keiner Filiale der Hausbanken möglich ist! Safebags müssen während der Öffnungszeiten des Kassenschalters (Mo., Mi., Fr. 9.30 – 13 Uhr) in der Hauptkasse eingereicht werden. 

Auslandsüberweisung (Adresse) 

Für Zahlungen aus dem Ausland ist dem Zahlungspartner mitunter die Anschrift der Hausbank zu übermitteln. Die Anschrift der Zentrale der DB Privat- und Firmenkundenbank lautet: Unter den Linden 13 - 15, 10117 Berlin. 

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Bargeld 

Der unbare Zahlungsverkehr ist zu fördern, d. h., Zahlungen sind grundsätzlich unbar (grds. Banküberweisung) zu bewirken! 

Bevor für Bargeldeinnahmen eine (dezentrale) Annahmestelle eingerichtet wird, ist zu prüfen, ob diese Einzahlungen über den Kassenautomaten abgewickelt werden können. 

Die Entgegennahme von Zahlungen für die Freie Universität Berlin, sichere Aufbewahrung von Bargeld in Universitätseinrichtungen und Sicherung von Geldtransporten wird im Rundschreiben H 03/2016 dargestellt. 

Für die Inanspruchnahme sog. Selbstbewirtschaftungsmittel beachten Sie bitte das Rundschreiben H 3/2001

s. Barscheck, Erstattung, Kassenautomat, Selbstbewirtschaftungsmittel, Safebag

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Barscheck 

Barschecks werden für die Abwicklung von Vorschüssen zur Weiterzahlung an Dritte eingesetzt (z.B. im Rahmen von Tagungen, Veranstaltungen, der Einladung von Gastwissenschaftlerinnen/Gastwissenschaftlern, der Organisation von Feldforschungsaufenthalten und Exkursionen sowie bei Selbstbewirtschaftungsmitteln). Bei Gästen aus dem Ausland kann eine Banküberweisung auf das Privatkonto der Person wegen möglicher Gebühren, lang dauernder Zahlungswege oder einer fehlenden Versorgung mit Geldinstituten mitunter keine geeignete Lösung sein. In diesen Fällen kann mittels Barscheck eine schnelle Lösung erzielt werden, da diese Schecks im Anschluss an die persönliche Abholung bei der Universitätshauptkasse bei der Berliner Volksbank (bis 5.000 €) oder DB Privat- und Firmenkundenbank AG bzw. Deutsche Bank (über 5.000 €) eingelöst werden können. Details hierzu werden bei der Abholung erläutert oder können im Vorfeld bei der Universitätshauptkasse erfragt werden.

Ein Barscheck kann entweder direkt auf den Gast ausgestellt oder auf Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Universität ausgestellt werden. In der Regel sollte – auch mit Rücksicht auf die Wege an der Universität – der zweiten Lösung der Vorzug erteilt werden. Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Universität sind alle Personen, die in einem regulären Beschäftigungsverhältnis mit der Freien Universität Berlin stehen. Werkvertragsnehmerinnen/Werkvertragsnehmer, Stipendiatinnen/Stipendiaten oder Leiharbeitskräfte zählen hierzu nicht.

Sofern Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Universität einen Barscheck abholen, erhalten sie diesen prinzipiell als Vorschuss zur Weiterzahlung an Dritte. Die Geldübergabe ist durch den oder die Empfänger zu quittieren. Bei Kleinstbeträgen empfiehlt sich anstatt eines Barschecks die Vorverauslagung sowie nachträgliche Erstattung auf das Privatkonto.

Prinzipiell ist eine Vermischung von Geldbeständen auf einem Privatkonto eines Universitätsangehörigen aus haushaltsrechtlicher Sicht nicht zulässig. Aus diesem Grund wird die Zuteilung von Vorschüssen mittels Banküberweisung auf ein Privatkonto eines Universitätsangehörigen abgewiesen. Einzige Ausnahme hierfür bilden Vorschüsse im Rahmen von Feldforschungsaufenthalten, die in unwegsamen Gelände stattfinden. Bei Forschungsaufenthalten innerhalb der Europäischen Union sowie in Staaten, die Mitglied der Europäischen Freihandelszone (EFTA-Staaten) sind, wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass eine Überweisung auf ein Privatkonto nicht erforderlich ist und das reguläre Barscheckverfahren Anwendung findet.

Für Aufenthalte in dritten Staaten kann im begründeten Einzelfall sowie auf Antrag gegenüber der Arbeitsgruppe II A 1 ein separates Treuhandkonto eingerichtet werden. Ein solches Konto kann von Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftlern der Freien Universität Berlin eröffnet werden und darf nur Überweisungen der Freien Universität Berlin empfangen. Die Verwendung für weitere Zahlungseingänge ist unzulässig. Ein Musterschreiben, das die Grundlagen der Kontoeröffnung und Mittelverwaltung reguliert, muss vorab bei der Arbeitsgruppe II A 1 abgefordert werden. Das Schreiben ist im Rahmen der Vorschussabrechnung als zahlungsbegründende Unterlage in die digitale Akte (DMS) hochzuladen.

Für die Verwendung von Barschecks gelten die Regelungen zur sicheren Aufbewahrung von Bargeld nach Rundschreiben H 03/2016, die Regelungen zur Verwendung von SB-Mitteln gemäß Rundschreiben H 03/2001 sowie die Hinweise zur Durchführung von Exkursionen vom 01.09.1998.

s. Bankverbindungen/ -zweigstellen, Exkursionen, Selbstbewirtschaftungsmittel

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Beauftragte/r für den Haushalt 

An der Freien Universität Berlin ist die Kanzlerin die Beauftragte für den Haushalt. 

Ihr obliegt die Aufstellung der Unterlagen für die Finanzplanung und der Unterlagen für den Entwurf des Haushaltsplans (Voranschläge) sowie die Ausführung des Haushaltsplans. Im Übrigen ist die Beauftragte bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen. Sie kann Aufgaben bei der Ausführung des Haushaltsplans übertragen. 

s. Wirtschaftsbefugnis 

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Befangenheit 

Besorgnis der Befangenheit bedeutet, dass ein Misstrauen gegen eine unparteiische Amtsausübung seitens einer Amtsträgerin/eines Amtsträgers vorliegt. Die näheren Voraussetzungen einer möglichen Befangenheit werden in § 21 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) benannt. 

s. Ausgeschlossene Personen 

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Berufungs- und Bleibemittel 

Die mit Aufnahme bzw. Fortführung einer Professur an der Freien Universität Berlin vereinbarten Berufungs- bzw. Bleibemittel sind über die jeweilige Fachbereichsverwaltung abzurufen. Für ihre Bewirtschaftung gilt das einschlägige Haushaltsrecht als auch die Verfahrensgrundsätze der Freien Universität Berlin. 

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Beschaffungen – EDV / IT 

Grundsätzlich sind bei IT-Beschaffungen die Regelungen des FU-Rundschreiben V 07/2009 zu beachten. Der Zentrale Einkauf ZUV II C bietet die IT-Standardkomponenten im UniKat, dem FU-weiten Einkaufskatalog, zum Erwerb durch alle FU-Einrichtungen an. Die angebotenen IT-Standardkomponenten müssen grundsätzlich über UniKat beschafft werden. Bitte beziehen Sie bei IT-Beschaffungen immer die IT-Beauftragte/den IT-Beauftragten Ihres Bereiches (Übersicht IT-Beauftragte) mit ein.

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Beschaffungen - Mobiliar 

Der Zentrale Einkauf ZUV II C bietet Büromöbel und Stühle im UniKat, dem FU-weiten Einkaufskatalog, zum Erwerb durch alle FU-Einrichtungen an. Die angebotenen Büromöbel und Stühle müssen grundsätzlich über UniKat beschafft werden. Darüberhinaus benötigte Mobiliarbeschaffungen werden über das Zentralen Einkauf ZUV II C vorgenommen. Die Bezahlung erfolgt aus den dezentral zur Verfügung stehenden Mitteln.

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Bestellbefugnis 

Die Bestellbefugnis ist die Ermächtigung, im Namen der Freien Universität Berlin gegenüber Dritten rechtsverbindliche Verträge über Lieferungen und Leistungen abzuschließen bzw. Aufträge zu erteilen (rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht).

Grundsätzlich soll für alle notwendigen Bestellungen des täglichen Büroalltags ausnahmslos die Beschaffungsplattform UniKat benutzt werden.

Darüber hinausgehende Bestellungen können nur von Inhabern der sog. Wirtschaftsbefugnis ausgelöst werden. 

Die sog. Wirtschaftsbefugnis kann von den Fachbereichsverwaltungen sowie den Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung bei der Arbeitsgruppe Haushaltsplanung und –wirtschaft – II A 1 – beantragt werden. 

s. Wirtschaftsbefugnis

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Besucherbetreuung 

Aufwendungen für Besucherbetreuung sind auf notwendige Fälle zu beschränken. Hinsichtlich der Verfahrens- und Abrechnungsmodalitäten sind die Hinweise zur Finanzierung von Aufwendungen zur Besucherbetreuung zwingend zu beachten. 

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Betrieb gewerblicher Art 

Ein Betrieb gewerblicher Art grenzt die steuerpflichtigen Tätigkeiten der öffentlichen Hand von den steuerlich nicht zu erfassenden hoheitlichen Tätigkeiten ab. Die Besteuerung wirtschaftlicher Aktivitäten der öffentlichen Hand dient der Wahrung der Wettbewerbsneutralität im Verhältnis zu privatwirtschaftlichen, voll steuerpflichtigen Wettbewerbern.

Die gesetzliche Definition des Betriebs gewerblicher Art findet sich in § 4 Abs. 1 KStG (Körperschaftsteuergesetz). Danach liegt ein Betrieb gewerblicher Art vor, sofern es sich um eine Einrichtung handelt, „die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen außerhalb der Land- und Forstwirtschaft dient und diese sich innerhalb der Gesamtbetätigung der juristischen Person wirtschaftlich heraushebt. Die Absicht Gewinn zu erzielen, und die Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr sind nicht erforderlich.“ Die Definition des Betriebs gewerblicher Art ist auch für die Umsatzsteuer maßgeblich. So ist die öffentliche Hand nur mit ihren Betrieben gewerblicher Art Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und erbringt nur in deren Rahmen umsatzsteuerpflichtige Leistungen. 

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Bewirtung 

s. Besucherbetreuung 

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Buchungsmerkmal 

s. Kontierungselemente 

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Budget 

s. Ansatz 

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Budgeterhöhende Einnahmen 

Um die Bereiche zur eigenverantwortlichen Erzielung von Einnahmen zu motivieren, wird für Einnahmen bei den Titeln bzw. Finanzpositionen

  • 11101 (Verwaltungs- und Mahngebühren),
  • 11115-000 (Behandlungsentgelte; nur FB VetMed!)
  • 11120 (Entgelte für die Teilnahme an Lehrgängen und Kurse)
  • 11180 (Studiengebühren und –entgelte)
  • 11901 (Veröffentlichungen)
  • 11902-000 (Ablieferungen von Einnahmen aus Nebentätigkeit; nur FB VetMed!)
  • 11931 (Kostenbeteiligungen von Studierenden)
  • 11961-081 (Vorsteuererstattung für Betriebe gewerblicher Art)
  • 11979 (Verschiedene Einnahmen)
  • 11981 (Verkauf von Altmaterial und ausgesonderten Sachen)
  • 12504 (Entgelte für Dienstleistungen für andere)
  • 12511 (Verkaufserlöse)
  • 13201 (Verkauf von Fahrzeugen)
  • 13202 (Verkauf von ausgesonderten Investitionsgütern)
  • 38125 (Interne Verrechnungen)

automatisch in voller Höhe zusätzliches Budget zur Verfügung gestellt. Einer gesonderten Antragsstellung bedarf es nicht. 

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Budgetierung 

Budgetierung ist die Bereitstellung von Mitteln auf einer Kontierung bzw. die Verlagerung von Mitteln zur Deckung eines Bedarfs auf einer anderen Kontierung. 

Hierzu sind die Hinweise zu den Budgetierungsvarianten und Erweiterungen der dezentralen Berechtigungen für Budgetumbuchungen zu beachten; weitere Informationen folgen.  Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die AG II A 1.

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Dauerauftrag 

Der Dauerauftrag wird für turnusgemäß wiederkehrende Zahlungsvorgänge (Stipendien, Mieten u.a.) genutzt. Zentral vorgegebene Zahlungstermine sind der 1. oder 15. eines Monats. Diese Aufträge werden generell nur für ein jeweiliges Haushaltsjahr eingerichtet; der letzte Zahlungstermin eines Jahres ist somit der 1.12. bzw. 15.12. 

Änderungen im Zahlungsvorgang (Adressänderungen, Mitteilung einer neuen Bankverbindung, Änderung der Laufzeit und/oder der Höhe des auszuzahlenden Betrages) sind mittels Änderungsauftrag im elsa-Potal anzuzeigen.

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Diebstahl 

Diebstähle von Geldbeständen und Inventar der Freien Universität Berlin sind zur Anzeige zu bringen und dem Rechtsamt sowie den Referaten II A, der Anlagenbuchhaltung (II B 1) mit Hilfe des Aussonderungsantrages und II C  zu melden. Näheres zum Thema Diebstahl entnehmen Sie bitte Punkt 4 bis 7 des Rundschreibens zur Entgegennahme von Zahlungen für die Freie Universität Berlin. Sichere Aufbewahrung von Bargeld in Universitätseinrichtungen und Sicherung von Geldtransporten (H 03/2016).

Im Zusammenhang mit der Abrechnung von Selbstbewirtschaftungsmitteln und/oder der Arbeit in Zahlstellen der Universität sind die Rundschreiben H 03/2001 und  H 03/2016 zu beachten. 

s. Versicherung 

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Dienstkraftfahrzeuge 

s. hierzu die Richtlinien für die Beschaffung, Benutzung und Deckung von Betriebskosten von Dienstkraftfahrzeugen vom 27.02.1998. Weiterhin sind die einschlägigen Formulare zur Abrechnung von Dienstfahrten zu verwenden; diese sind auf der Seite der Reisekostenstelle abrufbar.

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Dienstreisen

s. hierzu den Eintrag Reisekosten.

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Digitales Dokumentenmanagement System (DMS) 

Mittels DMS erfolgt an der Freien Universität Berlin die Umstellung von Bestellvorgängen sowie deren anschließender Rechnungsbearbeitung auf ein elektronisches Verfahren. Auskünfte und Hilfestellungen erhalten Sie bei Ihrem Keyuser oder in der Clearingstelle

s. Workflow 

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Drittmittel 

Zuwendungen Dritter an die Freie Universität Berlin zur Finanzierung von konkreten Forschungsvorhaben werden gesondert im Kapitel 04, 05 sowie 06 des jeweiligen Haushaltsplans eingestellt. Für die Einrichtung und Betreuung von Drittmittelprojekten ist die Drittmittelverwaltung (VI DMV) zuständig. 

Zur Numerik von Drittmittelprojekten siehe Fonds.

Weiterführende Informationen zu Drittmitteln erhalten Sie auf der Homepage der Drittmittelverwaltung

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Druckkostenzuschuss 

Grundsätzlich ist die Gewährung von Druckkostenzuschüssen ausgeschlossen. Für entsprechende Ausnahmen gilt das Merkblatt Hinweise und Verfahrensregelungen zur Haushaltswirtschaft. Zuständig ist die jeweilige Fachbereichsverwaltung. 

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Einnahmen 

Alle der Freien Universität Berlin zustehenden Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig einzuziehen, unabhängig davon, ob sie im Haushaltsplan überhaupt oder in entsprechender Höhe veranschlagt sind. Die Einziehung hat zugunsten von Konten der Freien Universität Berlin, die bei der Hauptkasse geführt werden, zu erfolgen. 

Die Hauptkasse der Freien Universität Berlin ist durch Übersendung eines Annahmeauftrages über den erwarteten Geldeingang rechtzeitig zu informieren. Dem Annahmeauftrag sind zahlungsbegründende Unterlagen beizufügen bzw. eine aussagekräftige Begründung anzuführen. 

s. Formulare, s. Annahmeauftrag 

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Einzugsermächtigung 

s. Abbuchung 

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Entsorgungen von Sonderabfällen

Für die Entsorgung von Sonderabfällen ist die Stabsstelle Nachhaltigkeit und Energie zu kontaktieren. Sollen inventarisierte Vermögensgegenstände entsorgt werden, ist ein Aussonderungsantrag zu stellen. 

s. Aussonderungsantrag 

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Ergänzungsausstattung für Drittmittelprojekte (Kap. 02 und 07)

Zur Unterstützung von Forschungsprojekten wird den jeweiligen Projekten eine Ergänzungsausstattung zur Verfügung gestellt. Informationen hierzu finden Sie in den allgemeinen Erläuterungen zur Ergänzungsausstattung vom 15.12.2016.

Zuständig für die Berechnung der Ergänzungsausstattung ist die Geschäftsstelle der Forschungskommission, Abteilung VI B 2. 

s. Forschungsförderung 

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Erlass 

s. Veränderung von Ansprüchen 

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Erstattungen 

Private Vorverauslagungen zum Zwecke der Beschaffung notwendiger Materialien, Utensilien etc. sind auf unabweisbare sofort fällige Vorgänge zu begrenzen. Der Bedarf ist grundsätzlich unbar (Zahlung aufgrund einer Rechnung über die Hauptkasse) über das E-Commerce Unikat zu decken. Hierüber bleibt eine Sicherung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gewahrt, welcher bei jeglicher Beschaffung zu berücksichtigen ist. Die Eigenart der Sache oder die Umstände können jedoch eine Beschaffung durch Dritte rechtfertigen. Die Vorverauslagung muss vorab von einem/einer Wirtschaftsbefugten autorisiert werden; d.h. nur ein Wirtschaftsbefugter/eine Wirtschaftsbefugte darf notfalls außerhalb Unikat eine Beschaffung vornehmen bzw. einen Auftrag für diese erteilen. Für deren Abrechnung gilt, dass die geleisteten Ausgaben durch Belege, "zahlungsbegründende Unterlagen" (Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge o.ä.) zweifelsfrei nachgewiesen bzw. dokumentiert werden. Erstattungsansprüche gegenüber der Freien Universität Berlin sind mittels Rechnungsstellung eigenhändig geltend zu machen.

Die Zahlung ist mit dem Auszahlungsauftrag anzuweisen, welcher nicht vom Rechnungssteller/Zahlungsempfänger unterzeichnet werden darf. 

s. Ausgeschlossene Personen 

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Exkursionen 

Derzeit wird eine neue Exkursionsrichtlinie ausgearbeitet. Bitte wenden Sie sich bei Fragen vorerst an die AG II A 1.

s. Link Hinweise 

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EU-Mitgliedsstaaten 

Über den Link 

https://europa.eu/european-union/about-eu/countries/member-countries_de

erhalten Sie eine Übersicht über die derzeitigen Mitgliedstaaten der Europäischen Union. 

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Fellow 

s. Gastprofessur, Gastwissenschaftler/in

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Feststellvermerke 

Unter Feststellung versteht man die Bestätigung der sachlichen und/oder rechnerischen Richtigkeit bei Vorgängen im Haushaltswesen. 

Zur Feststellung sind diejenigen Dienstkräfte befugt, denen ein eigener Geschäftsbereich übertragen worden ist und die den Vorgang in seiner Gesamtheit inhaltlich beurteilen können (Dienstkräfte sind keine Stipendiaten, Werkvertragsnehmer, Auszubildende, Praktikanten u.a.) 

Dienstkräfte dürfen in Angelegenheiten, in denen sie selbst beteiligt sind (z.B. als Zahlungsempfänger) keinerlei Feststellbescheinigungen abgeben. 

s. Ausgeschlossene Personen; sachliche Richtigkeit; rechnerische Richtigkeit 

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Finanzposition 

Die Finanzposition ist Teil der Kontierungselemente. Der Begriff leitet sich aus dem Buchungssystem SAP ab. Finanzpositionen dienen der Kategorisierung einzelner Einnahmen wie Ausgaben nach ihrer Natur. Finanzpositionen setzen sich aus fünfstelligen Titeln (z.B. 52508 – Lehre & Forschung) sowie dreistelligen Kostenarten (z.B. 411 – Chemikalien) zusammen. 

Eine Übersicht der vorgehaltenen Hierarchien an Finanzpositionen kann nachfolgend abgerufen werde

s. Kontierungselemente 

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Finanzstelle 

Die Finanzstelle ist Teil der Kontierungselemente. Der Begriff leitet sich aus dem Buchungssystem SAP ab. Sie ist identisch mit der Kostenstelle. 

s. KostenstelleKontierungselemente
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FK-Mittel 

s. Forschungsförderung 

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Fonds 

Der Fonds ist Teil der Kontierungselemente. Der Begriff leitet sich aus dem Buchungssystem SAP ab. Er repräsentiert einen Finanzmittelbestand, der zeitlich (Finanzierungszeitraum) und sachlich (Finanzierungszweck) abgegrenzte Eigenmittel oder Fremdmittel darstellt, die zur Deckung der Ausgaben bereitstehen. Der Nummernaufbau folgt der Kapitelgliederung des Haushaltsplans. Die Fondsnummer ist identisch mit dem Innenauftrag (CO). 

Kapitel im Überblick 

Kapitel 01 – Universität

Kapitel 02 – Forschungsförderung

Kapitel 03 – Stiftungsvermögen

Kapitel 04 – Zuwendungen an die Freie Universität Berlin (Drittmittel)

Kapitel 05 – Zuwendungenan die Freie Universität Berlin (Drittmittel Exzellenz)

Kapitel 06 – Zuwendungen an die Freie Universität Berlin (Auftragsforschung)

Kapitel 07 – Ergänzungsausstattung Exzellenz

Kapitel 09 – Servicebereiche

Kapitel 10 – Botanischer Garten und Botanisches Museum

Kapitel 11 – Erstattungsstellen

Kapitel 12 – Hochschulsonderprogramme

Kapitel 14 – Veterinärmedizin

 

Nummernsystematiken der Fonds

Für die fünfstelligen Haushaltsfonds:

StelleBedeutung
1-2 Kapitel
3-5 Bewirtschaftungsart

Haushaltskapitel sind die Kapitel 01, 02, 03, 07, 09, 10, 11, 12 und 14.

Für die zehnstelligen Drittmittelfonds 04 und 06:

 

StelleBedeutung
1-2 Kapitel
3-4 Fachbereich
5-6 Professur
7-8 Zuwendungsgeber
9-10 lfd. Nummer

Für die zehnstelligen Drittmittelfonds 05 (Exzellenz):

StelleBedeutung
1-2 Kapitel
3-4 Exzellenzarten
5-6 Exzellenzförderungen
7-8 Zuwendungsgeber (7) und differenzierte Kennzahl (8)
9-10 lfd. Nummer

 

s. Kapitel; Kontierungselemente 

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Forderungsverzicht 

s. Veränderung von Ansprüchen 

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Formulare (Haushaltswesen) 

Das Angebot an PDF-Formulare wird derzeit überarbeitet und den aktuellen Bedürfnissen angepasst.

Alle für die Bearbeitung von Zahlungsvorgängen relevanten Formulare und Informationen finden Sie unter folgender Adresse: 

http://www.fu-berlin.de/sites/abt-2/service/formulare/index.html

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Forschungsförderung 

Die Vergabe von Forschungsfördermitteln der Freien Universität Berlin (Initiative zur Beantragung von Drittmittelprojekten, Forschungsverbünden, Graduiertenkollegs etc.) als auch die Gewährung von DFG-Komplementärmitteln für bereits etablierte DFG-Drittmittelprojekte obliegt der Forschungskommission (FK). 

Die einzuhaltenden Richtlinien für die Vergabe von Forschungsfördermitteln entnehmen Sie bitte folgendem Hinweis: 

Merkblatt zur Vergabe von Forschungsfördermitteln durch die Forschungskommission der FUB

Darüber hinausgehende Informationen zur Forschungsförderung und deren Institutionalisierung an der Freien Universität Berlin können über folgende Adresse abgerufen werden: http://www.fu-berlin.de/forschung/service/foerderung/index.html. Weitere Auskünfte erteilt die Geschäftsstelle der Forschungskommission (VI B 2). 

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Frauenförderung 

An der Freien Universität Berlin gibt es verschiedene Maßnahmen zur Gleichstellung von Frauen. Informationen hierzu erteilen die Frauenbeauftragten dezentralen Organisationseinheiten sowie die Zentrale Frauenbeauftrage der Freien Universität Berlin. 

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Freihändige Vergabe (auch „Verhandlungsverfahren“) 

siehe dazu ausführlich das FU-Rundschreiben H 04/2015.

s. Auftragserteilung; Beschaffungen EDV/IT; Beschaffungen Mobiliar; Vergabeverfahren; Wirtschaftsbefugnis 

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Gasteinladung / Gastwissenschaftler/in

Anträge auf Einladung von Gastwissenschaftlern sind an die jeweilige Fachbereichsverwaltung zu richten. 

Für Gastwissenschaftler/innen, die eine Aufwandsentschädigung aus Drittmitteln erhalten sollen, beachten Sie bitte die Hinweise der Drittmittelverwaltung.  

s. Gastprofessur 

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Gastprofessur 

Das Verfahren zur Einstellung von Gastprofessuren ist im FU-Rundschreiben 11/2009 dargestellt. 

Bitte beachten Sie für die Verwendung von Drittmitteln auch die Verfahrenshinweise der Drittmittelverwaltung zur Einladung von Gastwissenschaftlern/innen.

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Geschenke 

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses dürfen keinerlei Geschenke/Vergünstigungen, egal welcher Art und Umfang, angenommen werden. Darüber hinaus sind die Regelungen des FU-Rundschreiben Nr. V 05/2013 (Anlagen hierzu) zu beachten. 

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Grabungen (Feldforschung)

s. Barscheck, Exkursionen

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Großgeräte

Unter Großgeräten werden Forschungsgroßgeräte mit einer Bruttoinvestitionssumme ab 200.000 € (inkl. Mehrwertsteuer)  verstanden. Diese Geräte sind aufgrund eines Staatsvertrages der Länder gesondert bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) zu beantragen. Antragsformulare und weiterführende Informationen sind über den Server der DFG erhältlich (http://dfg.de/). Die Formulare sind ausgefüllt über die zuständige Bereichsverwaltung an die Arbeitsgruppe II A 1 zu übermitteln. 

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Gutschriften 

Eine Gutschrift kann ausschließlich mit einer Folgebestellung zu Lasten derselben Kontierung verrechnet werden. Anderenfalls ist die Gutschrift als Rückzahlung zu verbuchen. 

s. Kontierung 

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Hauptkasse 

Die Hauptkasse ist die zur Zahlbarmachung befähigte Verwaltungseinheit der Freien Universität Berlin. Sämtlicher barer wie unbarer Zahlungsverkehr ist über sie abzuwickeln (Ausnahmen bilden hiervon lediglich die dezentralen Zahlstellen/Geldannahmestellen, die Bewirtschaftung von Mittel im Rahmen sog. Selbstbewirtschaftung sowie Privatauslagen). 

Zahlungsvorgänge sind über die Rechnungsstellen der Hauptkasse zuzuleiten. 

Während der Öffnungszeiten des Kassenschalters (Mo., Mi., Fr. 9.30 – 13 Uhr) können Barschecks abgeholt sowie Safebags eingeliefert werden. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an das zuständige Sachgebiet (II B 3, Hr. Krüger, App. 52205). 

s. Barscheck; Safebag; Zahlstellen 

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Haushaltsjahr 

An der Freien Universität Berlin ist das jeweilige Haushaltsjahr identisch mit dem Kalenderjahr. 

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Haushaltsplan 

Der Haushaltsplan ist die für die Haushaltsführung der Freien Universität Berlin maßgebliche Zusammenstellung aller veranschlagten Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen, Planstellen und anderen Stellen für ein Haushaltsjahr. 

Er dient der Feststellung des Finanzierungsbedarfs, der zur Erfüllung der Aufgaben der Freien Universität Berlin im Genehmigungszeitraum voraussichtlich notwendig ist. 

Der Haushaltsplan wird vom Präsidium beschlossen, vom Kuratorium festgestellt und von der zuständigen Senatsverwaltung genehmigt. 

Folgende Haushaltspläne stehen zum Download zur Verfügung:

Haushaltsplan für das Jahr 2016/2017

Haushaltsplan für das Jahr 2014/2015

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Heinzelmännchen (Studenten- / Studierendenwerk)

Die Arbeitsvermittlung Die "HEINZELMÄNNCHEN"  ist eine Einrichtung des Studentenwerks Berlin – Anstalt des öffentlichen Rechts. Die Bezeichnung Studentenwerk wurde mit der Neufassung des Studentenwerksgesetzes vom 25.2.2016 in Studierendenwerk  geändert. Die Einrichtung vermittelt Arbeitsangebote an Studierende der Berliner Hochschulen (www.heinzelmaennchen-berlin.de).  Bei Bedarf an Dienstleistungen von studentischen Hilfskräften wenden Sie sich bitte an das Referat II A.

Eine Beauftragung der „Heinzelmännchen“ kommt bei vielerlei Tätigkeiten in Betracht. Sie können jedoch nicht langfristig zur Erledigung von Daueraufgaben eingesetzt werden; es kann sich vielmehr nur um die kurzfristige Erledigung von vorübergehenden Aufgaben handeln, die ohne Einarbeitungszeit auszuführen sind. 

Folgende Tätigkeiten sind denkbar: Archivierungsarbeiten, Aufsichtstätigkeiten, Inventurtätigkeiten, Kopierarbeiten, Verteilung von Publikationen, Aufräumarbeiten, Schreibarbeiten, Umzugs-Transportarbeiten, Veranstaltungsservice, Catering, Bewirtung u.a. 

Nähere Informationen sind dem Rundschreiben H 3/2008 zu entnehmen. 

s. Positiv-Negativ-Liste, Werkverträge 

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Hochschulsonderprogramme

s. Einstein-Stiftung

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Honorarverträge 

s. Werkverträge 

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Innenauftrag 

s. Fonds 

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Inventarisierung (Anlagenbuchhaltung) 

Bestandteil der SAP-Einführung im Rechnungswesen ist auch die Nutzung der Anlagenbuchhaltung. Das System ist so eingestellt, dass Anlagen ab einem Anschaffungswert von 150 Euro regelmäßig zu erfassen sind. Dies geschieht im Rahmen der Rechnungsbearbeitung, sobald anlagenrelevante Finanzpositionen angesprochen werden. 

Eine Konsolidierung der Daten in SAP, insbesondere die Festlegung von Abschreibungszeiträumen, erfolgt zentral durch das Sachgebiet II B 12. 

Die Anlagenbuchhaltung dient zunächst der Vereinheitlichung der Inventarisierung an der Freien Universität Berlin (vgl. FU-Rundschreiben H 06/1992). Für die Inventarisierung erhalten die Bereiche von dem Sachgebiet II B 12 ein maschinenlesbares Etikett, das auf der Anlage gemäß der geltenden Klebevorschrift anzubringen ist. Das Anbringen des Etiketts auf der Anlage ist gegenüber dem Absender auf der Empfangsbestätigung zu bescheinigen. 

Die Zuständigkeit für die Pflege der Sachverzeichnisse bleibt von der Einführung der Anlagenbuchhaltung unberührt. Für die Altanlagen müssen weiterhin Sachverzeichnisse durch die dezentralen Bereiche geführt werden, für die bereits in SAP erfassten Anlagen gilt die Anlagenbuchhaltung von SAP selbst als Sachverzeichnis. Um nutzbare Inventardaten zu erhalten, ist es dringend erforderlich, dass die dezentralen Bereiche diese ständig auf Vollständigkeit und Aktualität überprüfen. Anträge auf Aussonderung sind an das Sachgebiet II B 12 zu richten. 

Zu beachten sind in diesem Zusammenhang das FU-Rundschreiben H 04/2005 (Punkt V) sowie die Hinweise bzw. Richtlinien zur Inventarisierung (Anlagenbuchhaltung) an der Freien Universität Berlin

Eine mögliche Aussonderung von FU-Inventar hat sich daran zu orientieren, ob eine gemeinnützige Bewirtschaftung bei anderen öffentlichen Trägern (z .B. Schulen) nicht in Frage kommt sowie unter einer realistischen Preisermittlung zu erfolgen. Grundlage bilden die jeweiligen Werte der Anlagenbuchhaltung. Für vor der Einführung der Anlagenbuchhaltung beschaffte Geräte ist eine Preiskalkulation in Anlehnung an vergleichbare und inventarisierte Geräte unter Berücksichtigung des Abschreibungszeitraums durchzuführen. 

Eine Übersicht der aktuellen Anlagenklassen finden Sie unter der Rubrik "FAQ Anlagenbuchhaltung" auf der Service-Seite.

s. Aussonderung 

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Inventarnummer

s. Anlagennummer

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Investition 

Investitionsausgaben sind alle Baumaßnahmen als Neu-, Erweiterungs- oder Umbauten, die Beschaffung aller Fahrzeuge sowie der Erwerb dauerhaft beweglicher und unbeweglicher Sachen mit Gesamtkosten von mehr als 5.000 Euro. 

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Jahresannahmeanordnung/-auftrag 

Jahresannahmeanordnungen dienen der Hauptkasse zur vereinfachten Verbuchung von Zahlungseingängen innerhalb eines Haushaltsjahres:

  • bei wiederkehrenden Geldeingängen identischen Ursprungs.
  • nach Rücksprache im Drittmittelbereich bei Tagungen, Kongresse u.ä. der Universität
  • zur Abwicklung der zahlungsintensiven, sachlich abgrenzbaren Einzahlungen (z.B. Immatrikulations- und Semestergebühren, Mahngebühren in den Bibliotheken). 

Für welche Geschäftsvorfälle im Einzelnen auf solche Anordnungen abgestellt werden kann, ist regelmäßig vorab mit der Einnahmebuchhaltung der Hauptkasse II B 3 zu klären. 

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Kassenautomat 

An der Freien Universität sind derzeit folgende Kassenautomaten im Einsatz:

- Iltisstraße 1 (Studierendenverwaltung)

- Garystraße 39 (Universitätsbibliothek)

- Mensa FU II (Eingang Otto-von-Simson-Straße) 

Die Kassenautomaten werden ausschließlich für Einzahlungen in bar sowie unbar mit EC-Karte verwendet. Zuständig ist die Arbeitsgruppe II B 3 – Herr Krüger (App. -52205). 

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Kapitel 

Der Haushaltsplan der Freien Universität Berlin gliedert sich in Kapitel (z.B. 01 – Universität, 10 – Botanischer Garten oder 14 – Veterinärmedizin). Kapitel stellen die Grobgliederung des Finanzmittelbestandes nach Verwendungszusammenhängen dar, die durch Fonds näher differenziert werden. 

s. Fonds 

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Ko-Finanzierung 

s. Forschungsförderung 

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Komplementärmittel (DFG) 

s. Forschungsförderung 

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Kontierung 

Ist eine Kombination aus den Elementen Fonds, Finanzposition, Finanzstelle/Kostenstelle und ggf. PSP-Element. 

s. Finanzposition; Finanzstelle; Fonds; Kostenstelle; PSP-Elemente und Haushaltsjahr 

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Kontierungselemente (auch Buchungsmerkmale od. Buchungsstelle) 

Diese Elemente sind Bestandteil der Erfassung bzw. Bearbeitung von Finanzvorgängen im Rahmen der Bewirtschaftung der Haushalts- und Drittmittel. Auf deren vollständige Angabe ist bei Abwicklungen von Vorgängen stets zu achten, da sie für eine eindeutige Zuordnung/Bearbeitung erforderlich sind. 

s. FinanzpositionFinanzstelleFondsKostenstellePSP-Elemente und Haushaltsjahr 

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Kontierungsstempel 

Kann als ein Äquivalent für das Rechnungsvorblatt zur Abwicklung von Rechnungsvorgängen genutzt werden. 

s. Formulare 

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Kontoauszug (Haushalt/Drittmittel) 

Der Kontoauszug enthält alle Buchungen, die in dem dort genannten Zeitraum von der Wirtschafts- und Rechnungsstelle und Hauptkasse getätigt worden sind. 

Die entsprechenden Erläuterungen zu den Kontoauszügen sind über den folgenden Link in der Rubrik Hinweise und Richtlinien erreichbar: 

http://www.fu-berlin.de/zuv/abt-1/formulare/haushalt/index.html 

Bei Verständnisfragen wenden Sie sich bitte an Frau Pann (App.: 52255, E-Mail: nicole.pann@fu-berlin.de), Herrn Scheel (App.: 53065, E-Mail: marco.scheel@fu-berlin.de ) bzw. Herrn Grüner (App.: 56615, E-Mail michael.gruener@fu-berlin.de). 

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Kontostandslisten 

Mittels der Kontostandslisten werden die im Kontoauszug enthaltenden Summen in Form eines Gesamtüberblicks auf einer Seite saldiert aufbereitet. 

s. Kontoauszug (Haushalt/Drittmittel) 

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Kostenart 

Die Kostenart ist ein Kontierungselement, das darüber informiert, welche Kosten entstanden sind. 

s. Finanzposition; Kontierung 

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Kostenstelle 

Die Kostenstelle ist Teil der Kontierungselemente. Der Begriff leitet sich aus dem Buchungssystem SAP ab. Sie ist identisch mit der Finanzstelle. Sie bildet einen eindeutig abgrenzbaren Verantwortungsbereich innerhalb der Haushaltsführung ab und stellt zugleich die strukturelle Gliederung in Abteilungen, Fachbereiche, Institute, Professuren etc. dar.  Sie weist eine Numerik in achtstelliger Länge auf (Bsp: 13000000 – FB Geschichts- und Kulturwissenschaften). Bei der Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben ist grundsätzlich eine achtstellige Kostenstelle zu verwenden. 

In der Regel ist die Numerik der Kostenstelle wie folgt aufgebaut: 

StelleBedeutung
1-2 Kennzahl des Fachbereichs bzw. der Abteilung der ZUV
3-4 Wissenschaftliche Einrichtung bzw. Referat
5-6 Professur bzw. Arbeitsgruppe
7-8 fortlaufend

s. Finanzstelle; Kontierung 

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Kreditkarten 

Kreditkarten werden an der Freien Universität Berlin nicht vergeben. Die Abrechnungsmodalitäten sind hier nur schwer in Einklang mit den haushaltsrechtlichen Vorgaben zu bringen. Im Zweifelsfall sind andere Möglichkeiten der finanziellen Abwicklung (Leistung auf Rechnung oder Verauslagung) zu erwägen. In unabweisbaren Fällen ist die Entscheidung des Referats II B - II B 3 - einzuholen. Für Beschaffungsvorgänge, die nur über Kreditkarte abgewickelt werden können, sind folgende Einrichtungen zu kontaktieren für: 

Literaturbeschaffungen – Universitätsbibliothek

Softwarebeschaffungen – ZEDAT

sonstige Beschaffungen – II C 

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Kunstwerke 

Kunstwerke sind im Rahmen der Vermögensrechnung wertmäßig zu erfassen. Bestandsveränderungen sind der Arbeitsgruppe II A 1 alljährlich über das Formular „Zu- und Abgänge bei den vermögenswirksamen beweglichen Sachen“ mitzuteilen. 

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Landeshaushaltsordnung 

Die Landeshaushaltsordnung (LHO) ist ein Gesetz des Landes Berlin, welches die finanziellen und haushaltswirtschaftlichen Grundprinzipien für die Verwaltung verbindlich festlegt. Sie ist daher für alle am Verwaltungsverfahren Beteiligte bindend. Die LHO und die Ausführungsvorschriften (AV LHO) bewegen sich in der Regel auf einem relativ abstrakten Niveau. Daher wird die Haushalts­wirtschaft der Freien Universität Berlin durch eine Reihe von FU-Rundschreiben, Hinweisen als auch Dienstvereinbarungen ergänzt, die für die Einhaltung gemeinsamer Standards sorgen und den Bereichen Unterstützung bei der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln bieten. 

FU-Rundschreiben: 

http://www.fu-berlin.de/service/zuvdocs/fu-rundschreiben/index.html 

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Lastschriften 

s. Abbuchung 

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Leergut 

Pfand für Leergut ist keine erstattungsfähige Ausgabe. Dies gilt auch im Rahmen von BIOS-Bestellungen. 

s. Besucherbetreuung 

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Lehrauftrag 

Die Definition des Lehrbeauftragten entnehmen Sie bitte der gültigen Fassung des Berliner Hochschulgesetzes (BerlHG). Grundsätzlich sind Anträge auf Vergabe eines Lehrauftrages an die jeweilige Fachbereichsverwaltung mit der Bitte um Zustimmung zu stellen. Gleiches gilt für die Abrechnung angefallener Honorare. Die Höhe der Lehrauftragsvergütung wird in den FU-Mitteilungen 65/2008 dargestellt. 

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Leistungsmittel 

Gemäß Hochschulvertrag wird seit 2002 eine leistungsbezogene Mittelvertei­lung zwischen den Vertragshochschulen praktiziert; während der Vertragslaufzeit wird das Volumen der leistungsbezogenen Mittelverteilung von 20% in 2006 auf 30% ab 2008 angehoben, sodass zukünftig bis zu 154 Mio. Euro zwischen den Berliner Universitäten umverteilt werden. Der Hochschulvertrag sieht ferner vor, dass sich die interne Mittelverteilung der Vertragshoch­schulen ebenfalls an diesen Kriterien orientieren soll.

Daher wurde das bisher an der Freien Universität Berlin praktizierte Mittelbemessungs­modell mit dem Haushaltsjahr 2006 an das Berliner Landesmodell angepasst. Die bei der Umverteilung heranzuziehenden Leistungskriterien teilen sich in die Bereiche Lehre und Studium (50 %), Forschung und Nachwuchsförderung (45 %) sowie Gleichstellung (5 %). 

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Mittelbindung 

Mit der Mittelbindung werden für einen konkreten Zweck und vorgegebenen Zeitraum bzw. Anzahl von Zahlungen Mittel reserviert/gebunden. Die reservierten/gebundenen Beträge werden durch die Zahlungen abgebaut. 

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Nebentätigkeiten 

Nebentätigkeiten bedürfen im Einzelfall der Zustimmung des primären Arbeitgebers. Sie sind daher gegenüber der Personalstelle anzeigepflichtig. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang das Rundschreiben V 07/2002

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Nutzungsdauern (Anlagenbuchhaltung)

Die Nutzungsdauer der Anlagegüter wird über die Anlagenklassen  sowie die Anlagearten gesteuert. Die Nutzungsdauer beschreibt den Zeitraum (Jahre), in dem das Wirtschafts-/Anlagegut voraussichtlich genutzt und abgeschrieben werden soll. Eine Übersicht der Anlagenklassen inkl. der Nutzungsdauer finden Sie hier.

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Niederschlagung 

s. Veränderung von Ansprüchen 

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Obligo 

s. Mittelbindung 

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Obligoprozessor 

Ist ein Programm innerhalb von SAP, welches für alle vorhandenen Personalvorgänge bis zum Jahresende bzw. bei befristeten Stellen bis zum Beschäftigungsende am Anfang eines Haushaltsjahres Obligos erzeugt. Durch den täglichen Lauf des Obligoprozessors wird für neue Personalvorgänge neues Obligo erzeugt bzw. die bereits gebunden Mittel an die sich ändernden Personaldaten angepasst. 

s. Mittelbindung 

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Onlinebestellung 

Gem. den haushaltsrechtlichen Regelung und Richtlinien sind Aufträge ab 150,- EUR schriftlich zu erteilen. Hierbei ist in der Regel der Bestellschein der Freien Universität Berlin zu verwenden, denn dieser enthält Bestimmungen mit denen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragsnehmers zugunsten der Freien Universität Berlin abgeändert werden. 

In den Fällen, bei denen eine Online-Auftragsvergabe unabwendbar ist, müssen die Daten gespeichert (s. Online-Rechnungen) sowie der gesamte Schriftverkehr ausgedruckt und von einer Dienstkraft, der die Befugnis zur Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln – sog. Wirtschafterbefugnis – übertragen wurde, unterzeichnet werden. 

Der unterschriebene Schriftverkehr ist der eingehenden Rechnung als begründende Unterlage beizufügen. 

s. Auftragserteilung, Bestellbefugnis, BIOS sowie Wirtschafterbefugnis 

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Onlinerechnung 

Im Geschäftsverkehr wird zunehmend auf Online-Bestellungen und damit auch auf Online-Rechnungen abgestellt. Daraus ergibt sich die Frage, wie mit solchen Rechnungen zu verfahren ist. 

Grundsätzlich unterscheidet sich eine Online-Rechnung nicht von der einer mit der Post zugesandten Rechnung. Diese Rechnungen werden daher wie Originale behandelt. 

Die Wirtschafts- und Rechnungsstellen und die Universitätshauptkasse haben allerdings keine Möglichkeit zur Überprüfung, ob die abgedruckte Rechnung mit dem Original (Datei) übereinstimmen. Je nach Dateiformat wären hier Manipulationen möglich, z.B. beim Betrag oder beim Zahlweg. Dies gilt auch für vermeintlich sichere Dateiformate wie das weit verbreitete PDF-Format. 

Nur die auslösende Stelle kann die Übereinstimmung mit dem Datei-Original bestätigen und tut dies bereits durch die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Ein gesonderter handschriftlichen Vermerk auf der ausgedruckten Rechnung selbst ist nicht notwendig. 

Das Datei-Original ist mindestens für einen Zeitraum von sechs Monaten, besser für einen Zeitraum von zwei Jahren nach Ende des Kalenderjahres zu sichern. Erst dann verjährt die Forderung. 

Achtung Erstattungsanträge von Privatpersonen sind in Schriftform mit Originalunterschrift einzureichen. Hier dürfen keine Online-Briefe (E-Mails) eingereicht werden. 

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Parkgebühren

Parkgebühren sind grundsätzliche nur im Rahmen genehmigter Dienstreisen oder nach vertraglicher Vereinbarung erstattungsfähig. Zu näheren Details s. FU-Rundschreiben V 7/2006 (Abrechnung von Dienstreisen).

s. Dienstkraftfahrzeuge, Reisekosten, Werkvertrag

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Pfand

s. Leergut 

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PSP-Element 

Mittels der PSP-Elemente (= Projektstrukturplan) werden an der Freien Universität Berlin die Kostenträger der Kosten- und Leistungsrechnung abgebildet. 

s. Kontierungselemente 

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Rechnerische Richtigkeit 

Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit von Zahlungsunterlagen – insbesondere Rechnungen, vorbereitenden Annahme- und Auszahlungsaufträgen – hat durch die Dienstkräfte der Einrichtungen/Bereiche zu erfolgen, von denen die betreffenden Maßnahmen (Beschaffungen, Vertragsabschlüsse über Lieferungen und Leistungen usw.) veranlasst worden sind. In der Regel handelt es sich dabei um die Einrichtungen, denen Mittel zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung zur Verfügung stehen (Arbeitsgruppen, Institute, Fachbereiche, Zentralinstitute. Zentraleinrichtungen usw.). 

Lediglich Dienstkräfte der Freien Universität Berlin dürfen die rechnerische Richtigkeit feststellen. So sind beispielsweise Werkvertragsnehmer und Stipendiaten nicht zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit berechtigt. 

Die Feststellung darf nur ausüben, wer die erforderlichen Kenntnisse besitzt und alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu überblicken und beurteilen vermag (Nr. 7.3.1 AV § 70 LHO). 

Der Feststeller übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks „rechnerisch richtig“ die Verantwortung dafür, dass: 

  • die Richtigkeit des anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrages sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung bzw. sonstigen Formularen im Rechnungswesenbereich, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen,
  • die Richtigkeit der Angaben zum Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten und der den Berechnungen zugrundeliegenden Ansätze nach den Berechnungsgrundlagen (z.B. Bestimmungen, Verträge, Tarife),
  • die Berücksichtigung von Skontobeträgen. 

Hierbei werden verschiedene Formen der Bescheinigung unterschieden: 

  • „Rechnerisch richtig“,
  • „Rechnerisch richtig mit … EURO“, wenn Endbeträge in Anlagen zu förmlichen Zahlungsanordnungen bzw. sonstigen Formularen im Rechnungswesenbereich oder in begründenden Unterlagen geändert wurden,
  • „Sachlich und rechnerisch richtig“ / „Sachlich und rechnerisch richtig mit….EURO“, als zusammengefasste Bescheinigung, sofern der Feststeller den Sachverhalt zu überblicken und zu beurteilen vermag. 

s. sachliche Richtigkeit 

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Rechnungsanweisung 

Wie für jede Form der Buchhaltung gilt auch für die Kameralistik der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Im Regelfall sind die für die Rechnungsanweisung benötigten Unter­lagen die Originalrechnung  und der zugrunde liegende Bestellschein, ergänzt um ein sog. Rechnungsvorblatt/Auftrag oder Kontierungsstempel, welches die benötigten Kontierungsangaben enthält. Bei Zahlungen, für die weder eine Rechnung noch ein Bestellschein vorliegt, sind die ent­sprechenden Formulare (z.B. Auszahlungsauftrag) zu verwenden, die Raum für schriftliche Erläuterungen bieten. Aus den Erläuterungen muss der Zahlungsgrund zweifelsfrei hervorgehen. 

Titelgenaue Verbuchung von Ausgaben: Während das Budget eines Bereichs grundsätzlich als Gesamtsumme im Rahmen des sog. Titelverbundes zur Verfügung gestellt wird, ist bei der Verbuchung von Ausgaben strikt auf die Titelbindung der Einzelpositionen zu achten. Es empfiehlt sich daher u.U. bereits bei der Bestellung unterschiedliche Sachverhalte (z.B. Kleingeräte und Verbrauchsmaterial) über getrennte Bestellscheine zu realisieren. Über die Titelbindung ist ein eigenes Merkblatt im Intranet verfügbar. 

Die wesentlichen Bestimmungen über die Verantwortlichkeiten sowie Form und Inhalt der Rechnungsanweisung sind in den Ausführungsvorschriften zu § 70 LHO festgelegt. 

s. Formulare (Haushaltswesen); rechnerische Richtigkeit; sachliche Richtigkeit; Wirtschaftsbefugnis 

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Reisekosten 

Eine Erstattung von Reisekosten von Beschäftigten der Freien Universität Berlin erfolgt in der Regel nach Maßgabe des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und unter Anwendung der FU-Rundschreiben. Vor jeder dienstlich veranlassten Reise sind daher entsprechende Anträge an die Reisekostenstelle - I A RK - bzw. über die jeweilige Fachbereichsverwaltung zu stellen. Beachten Sie hierzu bitte jedenfalls die Richtlinien über die Genehmigung/Anordnung und Abrechnung von Dienstreisen an der Freien Universität Berlin, die Sie hier einsehen können.

Ferner stellt I A RK hier weitere erläuternde Formulare und Abrechnungsbögen bereit.

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Rundfunkgebühren 

Gebühren sind nur nach Rücksprache mit dem Beschaffungsreferat II C anzuweisen. 

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Sachliche Richtigkeit 

Dieser Feststellvermerk darf nur von Dienstkräften abgegeben werden, denen ein eigener Verantwortungsbereich übertragen worden ist. Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit muss alle betreffenden Sachverhalte überblicken und beurteilen können und übernimmt mit Unterzeichnung des Vermerks „sachlich richtig“ die Verantwortung dafür, dass: 

  • die in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden Angaben, richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht vom Feststeller der rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen ist,
  • die erforderlichen übrigen Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthalten sind,
  • nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist *,
  • die Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,
  • die Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
  • Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind und
  • die Erteilung der Zahlungsanordnung bzw. Zahlungsaufträgen aus den Aktenvorgängen ersichtlich ist (Nr. 7.1 AV § 70 LHO) 
  • Grundsätzlich hat der/die Wirtschaftsbefugte die Pflicht, die Wirtschaftlichkeit und Angemessenheit einer Beschaffung zu prüfen und nur der/die Wirtschaftsbefugte ist zur Unterzeichnung von Bestellscheinen berechtigt. Im Zusammenhang mit der Rechnungs­anweisung wird die Unterschrift unter den Bestellschein daher zugleich als Bestätigung der sachlichen Richtigkeit nach Nr. 7.1.2 (Wirtschaftlichkeit) und 7.1.2.2 (Angemessenheit der Leistung) AV § 70 LHO gewertet. Bei der nachvollziehenden Rechnungsanweisung ist dann lediglich die sachliche Richtigkeit in den übrigen Bereichen zu prüfen und zu bestätigen (z.B. Vollständigkeit der Unterlagen, Anlieferung und Fehlerfreiheit der Waren, etc.) sowie die rechnerische Richtigkeit. Dies kann von allen Dienstkräften bestätigt werden, die Einblick in den Vorgang haben; eine förmliche Wirtschafterbefugnis ist hierzu nicht notwendig (vgl. Hinweise zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit). 

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Safebag 

Sogenannte Safebags finden bei der Einzahlung von Bargeldbeständen am Kassenschalter der Universitätshauptkasse Anwendung. Diese werden von der Hauptkasse ausgegeben. Üblich ist dies insbesondere bei der Abrechnung von Selbstbewirtschaftungsmitteln (SB-Mittel) oder aber der Entgegennahme von Zahlungen in den dezentralen Verwaltungseinheiten (Bibliotheken, Prüfungsbüros u.a.). Beachten Sie hierzu bitte die Öffnungszeiten des Kassenschalters der Hauptkasse von Mo., Mi. und Fr. jeweils von 9.30-13 Uhr. 

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Selbstbewirtschaftungsmittel 

Grundsätzlich ist der unbare Zahlungsverkehr an der Freien Universität Berlin zu fördern. 

Selbstbewirtschaftungsmittel werden nur auf begründeten Antrag zur Leistung unbedingt notwendiger, unabweisbarer und sofort fälliger Barzahlungen bereitgestellt. 

 Dabei ist auf die betragliche Begrenzung von max. 250 Euro im Einzelfall zu achten. In diesen Zusammenhang verweisen wir auf das FU-Rundschreiben H 3/01, das alle Einzelheiten zum Verfahrensablauf (Beantragung, Aufbewahrung, Abrechnung etc.) detailliert darstellt. 

Zum Abrechnungsformular:

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Skonto /-verlust 

Sofern die Vertragsbedingungen zusätzlichen Skontoabzug zugestehen, ist dieser im Rahmen des Zahlungsziels abzuziehen; etwaige Rabatte bleiben hiervon unberührt. Rechnungen sind grundsätzlich vorrangig zu bearbeiten und weiterzuleiten, damit der Universität keine Nachteile durch Zahlungsver­zögerungen entstehen.
Es ist daher im Hinblick auf die spätere Rechnungsprüfung erforderlich, die Gründe für die Verzögerung auf der Rechnung oder in einer Anlage zu vermerken. Urlaub allein ist regelmäßig kein anzuerkennender Grund, da hierfür Vertretungsregelungen vorzusehen und sicherzustellen sind. In größeren Arbeitsgruppen oder Verwaltungsbereichen gilt dies auch für krankheitsbedingte Ausfälle. Der Vermerk ist mit vollständigem Namen zu unterzeichnen und zu datieren. 

s. BIOS; rechnerische Richtigkeit; Wirtschaftlichkeit 

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Sollumbuchung 

s. Ansatz 

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Sparsamkeit 

s. Wirtschaftlichkeit 

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Sponsoring

Die Begriffe „Spende“ und „Sponsoring“ teilweise synonym gebraucht.

Hinsichtlich der Bewertung und des Umgang mit diesbezüglichen Einnahmen gibt es wichtige Unterschiede.

Spenden sind Zuwendungen, die nicht an eine Gegenleistung geknüpft sind. Spendeneinnahmen unterliegen nicht der Steuerpflicht und können daher zu 100% vom empfangenden Bereich verausgabt werden. Die Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung) für den Spender ist möglich.

Bei Einnahmen aus Sponsoring hingegen werden  vom Sponsor in  eine Gegenleistung erwartet. Damit liegt wirtschaftliches Handeln vor, das steuerlich besonders zu betrachten ist.

Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Merkblatt

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Stipendien /-richtlinie 

Grundsätzlich werden an der Freien Universität Berlin Stipendien nur von den im Haushaltsplan genannten wissenschaftlichen Einrichtungen/Programmen vergeben. Die aktuellen Fördermöglichkeiten können dem Haushaltsplan (Kapitel 01, Titel 681 70) entnommen werden. 

Eine Auslobung aus Mitteln des Grundhaushaltes (Titelverbund) ist nicht zulässig. Darüber hinaus können drittmittelfinanzierte Stipendien vergeben oder auf das Programm der Dahlem Research School (DRS) zurückgegriffen werden. Näheres regeln die jeweiligen Zuwendungsbestimmungen; Fragen hierzu beantwortet die Drittmittelverwaltung. Die Stipendienrichtlinie der FUB informiert überblicksartig über die Fördermöglichkeiten. Sie ist unter folgendem Link abrufbar: 

http://www.fu-berlin.de/forschung/service/dmv/formular/formular_4/stipendienrichtlinie.pdf 

Stipendien begründen kein Arbeits- oder Beschäftigungsverhältnis. Stipendiaten sind insofern weder weisungsgebunden, noch bedürfen etwaige Abwesenheiten oder Urlaub der gesonderten Genehmigung. Ausnahmen bilden die allgemein verbindlichen sicherheitstechnischen und praxisbezogenen Anforderungen an den Aufenthalt in universitären Einrichtungen. Da Stipendien nur als sog. Zuschuss zum Lebensunterhalt vergeben werden können, besteht keine steuer- und sozialversicherungspflicht; der Abschluss einer Krankenversicherung muss daher selbstständig erfolgen. Ein Unfallversicherungsschutz ist über die ordentliche Immatrikulation gewährleistet. Ausnahmen und Ergänzungen werden über den Stipendienvertrag geregelt.

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Studentische Hilfskraft - Durchschnittssatz

Basierend auf dem Tarifvertrag für studentische Beschäftigte II (TV Stud II) vom 24.02.1986 gilt für Berechnungen der Durchschnittssätze für studentische Hilfskräfte an der Freien Universität Berlin, die 41 - 80 Monatsstunden arbeiten, folgende Berechnungsformel:

tariflicher Stundensatz (momentan 10,98 Euro) + RV-Anteil (9,35 %) + U2-Umlage

Bei geringfügig beschäftigten studentischen Hilfskräften, die weniger als 41 Monatsstunden arbeiten, ist zusätzlich noch der KV-Anteil zu leisten.

Daraus ergeben sich folgende Durchschnittssätze, die bei Berechnungen zu Grunde zu legen sind:

  • Studentische Hilfskräfte bis 40 Monatsstunden: 14,09 €
  • Studentische Hilfskräfte ab 41 Monatsstunden: 12,04 €

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Stundung 

s. Veränderung von Ansprüchen 

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Titel 

Der Titel ist ein Begriff aus dem Haushaltsrecht und immer fünfstellig. An der Freien Universität Berlin werden zur Verbuchung von Zahlungsvorgängen stets achtstellige Finanzpositionen benutzt, die sich aus dem fünfstelligen Titel und der dreistelligen Kostenart zusammensetzen. 

s. Kontierung 

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Titelverbund (TV) 

Der Titelverbund ist ein Begriff aus der Haushaltswirtschaft. Er ist die Zusammenfassung von im Rahmen der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung zu bewirtschaftenden Finanzpositionen. Je Haushaltsjahr erhalten die Verwaltungseinheiten zur Deckung des laufenden Sachmittelbedarfs dieses Budget zur Verfügung. Die im Titelverbund bewirtschafteten Finanzpositionen sind dem aktuellen Finanzpositionskatalog TV zu entnehmen (Link). 

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Trinkgeld 

Nicht erstattungsfähige Position im Rahmen von Gästebewirtung/Besucherbetreuung. 

s. Besucherbetreuung 

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Umbuchung 

Sofern nach Verbuchung eines Vorgangs festgestellt wurde, dass eine falsche Kontierung verwendet worden ist, besteht die Notwendigkeit mittels Umbuchungsauftrag für eine Korrektur zu sorgen. Unabhängig von Korrekturbuchungen kann über den Umbuchungsauftrag auch eine anteilige Begleichung von Kostenübernahmen sowie FU-internen Dienstleistungen zwischen zwei Verwaltungseinheiten (z.B. Softwarekauf, Weiterbildung) veranlasst werden. 

Umbuchungen von Haushaltsfonds in Drittmittelfonds sind unter Beteiligung der Arbeitsgruppe II A 1 und Drittmittelverwaltung abzustimmen. 

Sofern der betroffene Bereich am DMS-Verfahren teilnimmt, ist das entsprechende BIOS-Formular Umbuchungsauftrag zu verwenden; dieses kann über den Portalzugang abgerufen werden.

s. DMS; Fonds; Formulare; Kontierungselemente 

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Umbuchungsauftrag 

s. Formulare; Umbuchung 

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Vakanzprofessur 

s. Gastprofessur 

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Veranstaltung 

s. Besucherbetreuung 

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Verauslagung

s. Erstattung 

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Veränderung von Ansprüchen 

  1. Die Niederschlagung ist eine verwaltungsinterne Maßnahme, mit der von der Weiterverfolgung eines fälligen Anspruchs abgesehen wird. 
  2. Stundung ist eine Maßnahme, durch die die Fälligkeit eines Anspruchs hinausgeschoben wird. Stundung wird nur auf Antrag gewährt. Bei Gewährung der Stundung ist eine Stundungsfrist festzulegen. 
  3. Erlass ist eine Maßnahme, mit der auf einen fälligen Anspruch verzichtet wird.Durch den Erlass erlischt der Anspruch. 

Es sind die AV zu § 59 LHO von den durch den Beauftragten für den Haushalt zum Erlass von Ansprüchen befugten Dienstkräften sowie das FU-Rundschreiben H 06/2001 zu beachten

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Vergabeverfahren 

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s. Auftragserteilung 

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Verkauf 

s. Aussonderung; Inventarisierung 

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Verrechnung 

Für eine anteilige Begleichung von Kosten sowie FU-internen Dienstleistungen zwischen zwei Verwaltungseinheiten finden Verrechnungen statt. Dies geschieht beispielsweise für die Bereitstellung von Anschlüssen im kabelgebundenen Datennetz als auch im Telefonnetz der ZEDAT finden Verrechnungen der anteiligen Kosten je nach Anschluss statt. Die Abrechnung erfolgt quartalsweise im jeweils darauffolgenden Quartal. 

s. Umbuchung 

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Versicherung 

Den an der Freien Universität Berlin bestehenden Versicherungsschutz entnehmen Sie bitte dem FU-Rundschreiben H 02/2004. Anfragen können Sie an das zuständige Sachgebiet II C 4 - Frau Warns Tel: 558 38) richten. 

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Wegstreckenentschädigung 

s. hierzu die Richtlinien zu Dienstkraftfahrzeugen vom 27.02.1998. 

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Weiterbildung 

Die Weiterbildungsangebote des Referats II A - Finanzen, und Stellenwirtschaft sind dem  Veranstaltungsprogramm des Weiterbildungszentrums zu entnehmen. 

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Werkvertrag 

Grundsätzlich sind alle anfallenden und notwendigen Arbeiten von Dienstkräften der Freien Universität Berlin im Rahmen ihrer Dienst- oder Arbeitspflicht auszuführen. Werkverträge sind daher nur in begründeten Ausnahmefällen zu vergeben und an verschiedene Voraussetzungen geknüpft, die Sie bitte dem folgenden Hinweisblatt entnehmen und um deren Beachtung und Einhaltung strengstens gebeten wird: 

Hinweise zum Thema: Werkverträge 

Des Weiteren wird auf die maßgeblichen FU-Rundschreiben H 2/2000 sowie V 08/2004 und auf die sog. Positiv-Negativ-Liste verwiesen, die im Bereich der Werkvertragsvergabe das äußerst wichtige Kriterium der Sozialversicherungspflicht näher beleuchtet und aufweist, was von der auftragserteilenden Stelle unbedingt zu berücksichtigen ist! Sich hieraus ergebende Rückfragen richten Sie bitte an die Sachgebiete der Arbeitsgruppe II A 1 - Haushaltsplanung und Haushaltwirtschaft.

Der Abschluss von Werkverträgen aus Haushaltsmitteln obliegt ausschließlich Verwaltungsleitungen der Fachbereiche, der Zentralinstitute, Zentraleinrichtungen und  Abteilungen. In Drittmittelprojekten obliegt dies den zuständigen Projektleitungen. Eine Verfügbarkeit der Mittel muss vor jedem Auftrag gewährt sein. 

s. Heinzelmännchen, Positiv-Negativ-Liste

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Wirtschaftsbefugnis 

Die Wirtschaftsbefugnis ist eine aus der LHO abgeleitete Sonderregelung an der Freien Universität Berlin. Sie umfasst standardgemäß sowohl die Anordnungsbefugnis gegenüber der Universitätshauptkasse sowie die rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht (Bestellbefugnis), aufgrund der Bestellungen und Aufträge im Namen der Freien Universität veranlasst werden können. Diese wird vom Kanzler in seiner Funktion als Beauftragter des Haushalts auf Antrag übertragen. 

Die Wirtschaftsbefugnis kann von den Fachbereichsverwaltungen sowie den Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung bei der Arbeitsgruppe Haushaltsplanung und               -wirtschaft – II A 1 – beantragt werden (weitere Informationen); Änderungen in den Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten sind fortlaufend II A 1 mitzuteilen und auf Aktualität durch die dezentralen Bereichsverwaltungen zu prüfen. 

s. Anordnungsbefugnis; Auftragsvergabe; Bestellbefugnis; Wirtschaftlichkeit 

Weitere Informationen und ein Antragsformular finden sich hier.

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Wirtschaftlichkeit 

Die Ausrichtung jeglichen Verwaltungshandelns nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit soll die bestmögliche Nutzung von Ressourcen bewirken. Damit gehört zur Beachtung dieser Grundsätze auch die Prüfung, ob eine Aufgabe durchgeführt und ob sie durch die staatliche Stelle durchgeführt werden muss. 

Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln (Ressourcen) anzustreben. Die günstigste Zweck-Mittel-Relation besteht darin, dass ein bestimmtes Ergebnis mit möglichst geringem Einsatz von Mitteln oder mit einem bestimmten Einsatz von Mitteln das bestmögliche Ergebnis erzielt wird. 

Nach dem Grundsatz der Sparsamkeit sind die einzusetzenden Mittel auf den zur Erfüllung der Aufgabe unbedingt notwendigen Umfang zu beschränken. 

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Workflow (Arbeitsprozess)

Als Workflow werden die Arbeitsschritte im DMS bezeichnet.

s. DMS 

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Zahlstellen 

Zahlstellen der Freien Universität Berlin dienen der Entgegennahme von Bargeldeinzahlungen. Die Einrichtung einer Zahlstelle ist bei der Arbeitsgruppe II A 1 zu beantragen. Für die Aufbewahrung von Bargeld gelten die Kassensicherheitsbestimmungen; ein entsprechendes Rundschreiben wird in kürzester Zeit hier abrufbar sein. 

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Zielvereinbarungen 

Zielvereinbarungen werden zwischen dem Präsidium und den jeweiligen Fachbereichen der Freien Universität Berlin für einen bestimmten Zeitraum geschlossen. Sie dienen der Festschreibung von zu erreichenden Ergebnis- und/oder Prozesszielen im Rahmen der Qualitätssicherung sowie stetigen Verbesserung von Lehre und Forschung. Die Bewirtschaftung von Mitteln aus Zielvereinbarungen unterliegt den geltenden haushaltsrechtlichen Grundsätzen. 

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