Frau Samstag, die Freie Universität hat ihre Beschäftigten mit FFP2-Masken ausgestattet – wie und wo wird das koordiniert?

Die Beschaffung von Pandemie-Produkten wird in enger Abstimmung zwischen dem Referat Zentraler Einkauf und Zentrale Services und dem Präsidium koordiniert. Seit Beginn der Pandemie stehen wir in intensivem Kontakt mit allen Bereichen der Universität, um beim Einkauf der knappen Artikel zu unterstützen.

Wie groß ist der Aufwand für diese Koordination?

Die Beschaffung und Verteilung der stark nachgefragten Produkte hat uns seit Beginn der Pandemie vor große Herausforderungen gestellt. Weil die Freie Universität eine sehr große Einrichtung ist und wir den großen Bedarf zentral bündeln können, können wir zu guten Konditionen einkaufen. Inzwischen konnten wir einen guten Stamm an Lieferanten aufbauen, über die wir kurzfristig zertifizierte Masken bestellen können.

Auch für Artikel wie Desinfektionsmittel, medizinische Einmal-Masken, Einmal-Handschuhe sowie IT-Produkte (z. B. Webcams & Headsets) konnten wir einen Vorrat anschaffen, auf den die Bereiche nun zurückgreifen können.

Die Lagerhaltung ist eine neue Aufgabe für uns, dafür musste erst einmal eine neue Struktur aufgebaut werden. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Zentralen Einkauf haben tatkräftig dabei unterstützt: Sie haben Kisten gepackt, Listen erstellt und einen Prozessablauf zur internen Weitergabe erarbeitet.

Ganz wichtig für die interne Logistik war und ist die Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen in der Hauptpoststelle. Sie haben die Lagerhaltung und die Verteilung der Pandemieprodukte auf dem Campus organisiert, zusätzlich zu den besonderen Herausforderungen, vor die die Pandemie-Situation auch sie derzeit stellt.

Wie wurde entschieden, wer wie viele Masken erhält?

Das haben wir in enger Abstimmung mit der Haushaltsabteilung und der Kanzlerin festgelegt: Jedem Bereich wurden pro Beschäftigter bzw. Beschäftigtem fünf FFP2-Masken zur Verfügung gestellt.

Wie viele Masken wurden insgesamt angeschafft, und woher kommen sie?

Wir haben im Januar 50000 FFP2-Masken eingekauft, die der Norm DIN EN 149:2001+A1:2009 entsprechen und mit der CE-Zertifizierung CE2841 durch die EU-Kommission zugelassen sind.

Bezogen haben wir sie nach einer Marktanalyse über einen regionalen Händler aus Brandenburg, der die Masken wiederum aus der Türkei bezieht.

Wie kommen die Masken zu den Beschäftigten?

Die Masken wurden in der ersten Februarwoche durch die Hauptpoststelle an die Bereiche ausgeliefert. Koordiniert wurde die Auslieferung in enger Abstimmung mit den Abteilungs- und Fachbereichsverwaltungen, dort werden sie durch die jeweiligen Ansprechpartnerinnen und -partner vor Ort verteilt.

Wann werden alle mit Masken versorgt sein?

Spätestens vom 8. Februar an sollten die Masken in den Bereichen zur Verteilung bzw. zur Abholung bereitliegen.

Wie schnell hat die Freie Universität auch im Vergleich zu anderen Einrichtungen ihre Beschäftigten mit FFP2-Masken versorgen können?

Das ist schwer einzuschätzen. Richtig ist, dass wir mit dem Einkauf an der Freien Universität Berlin sehr gut aufgestellt sind. Weil der Digitalisierungsgrad in der Verwaltung sehr hoch ist, war es möglich, auch vom Homeoffice aus, alles gut zu organisieren. Grundsätzlich hat die Pandemie gezeigt, wie gut es ist, auf ein starkes Lieferantenmanagement zurückgreifen zu können. Das gute Netz an Rahmenvertragspartnern hat uns hier sicherlich aufgefangen.

Gibt es ein Vorbild für die Masken-Beschaffungsaktion? Gab es an der Freien Universität bei anderer Gelegenheit eine vergleichbare Koordinationsarbeit?

Nein, Vorbilder dafür gab es nicht. Wir haben in unserer Abteilung sofort zu Beginn der Pandemie mit einer Risikoanalyse begonnen: Schon im Januar vergangenen Jahres zeichneten sich Probleme für die Beschaffung von Produkten aus Asien ab, der Grund dafür waren Produktionsausfälle und unterbrochene Lieferketten. Das betraf damals vor allem Produkte wie Notebooks, PC, IT-Zubehör, Webcams.

Gemeinsam mit der ZEDAT haben wir uns damals kurzfristig darum gekümmert, alternative Produkte im Sortiment aufzunehmen, damit die Beschäftigten im Homeoffice arbeitsfähig sind.

Als Deutschland Mitte März 2020 in den ersten Lockdown ging, war uns klar, dass wir im Bereich der persönlichen Schutzausrüstung schnell reagieren müssen. Nach einer Analyse der Produkte und Waren, die wir für die Tätigkeiten unserer Beschäftigten etwa in den Tierklinken und den Laboren sowie im Homeoffice benötigen, haben wir die Bedarfe abgefragt und uns bemüht, das Erforderliche kurzfristig zu beschaffen.

Ich finde, dass wir insgesamt als Universität sehr schnell und gut gehandelt haben – und handeln, auch weil die Zusammenarbeit zwischen der Arbeitssicherheit, der Technischen Abteilung, dem Einkauf sowie den Fachbereichen und Verwaltungsbereichen sehr gut funktioniert.

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