Was ist beim Zahlungsverkehr zu beachten?

Allgemeines:

Bitte bedenken Sie in jedem Fall, Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung rechtzeitig über die jeweilige Art und Höhe der entstehenden Kosten zu informieren, damit die Mittel entsprechend budgetiert werden können und die Rechnungserstattung zügig erfolgen kann. Idealerweise sollte dies zu Beginn des Projektes (also bei Erhalt des Zuwendungsbescheides) geschehen.

Barzahlungsverkehr

Barzahlungsverkehr im eigentlichen Sinne gibt es an der FU Berlin nicht mehr. Insbesondere bei der Drittmittelbewirtschaftung sollte auch davon abgesehen werden. In einigen Ausnahmefällen ist es möglich, über das Barscheckverfahren beispielsweise Honorare für Gastwissenschaftler auszuzahlen, siehe dazu die Hinweise der Drittmittelverwaltung. Wenden Sie sich in solchen Fällen bitte zunächst an Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.

Erstattung von Auslagen

Im Rahmen der Forschungsarbeit ist es ab und zu notwendig, dass Projekt-Mitarbeiter/innen zu verschiedenen (projektbezogenen) Zwecken privates Geld verauslagen. Die Erstattung solcher Auslagen erfolgt folgendermaßen:

  1. Alle Ausgaben müssen mit Originalquittungen (Bankbelegen bei Überweisung oder Kreditkartenzahlung) belegt werden und gegebenenfalls aufsummiert werden (siehe Rechenfeld Rechnungsvorblatt).
  2. Setzen Sie ein formloses Schreiben zur Rückerstattung auf, aus dem die private Anschrift, die Bankverbindung und der Betrag hervorgehen und unterschreiben Sie es.
  3. Füllen Sie ein Rechnungsvorblatt aus, das "sachlich und rechnerisch richtig" gezeichnet ist. Achten Sie darauf, dass Zahlungsempfänger und Zeichner der sachlichen Richtigkeit nicht identisch sein dürfen.
  4. Reichen Sie die Unterlagen bei der Rechnungsstelle der FU Berlin ein.

Erstattung von Rechnungen

Der Erstattung von Rechnungen aus Drittmitteln liegen die gleichen gesetzlichen Regelungen wie bei der Erstattung von Rechnungen aus Haushaltsmitteln zugrunde:

  1. Bitte füllen Sie für jede Rechnung ein Rechnungsvorblatt aus, das "sachlich und rechnerisch richtig" gezeichnet ist. Achten Sie darauf, dass Zahlungsempfänger und Zeichner der sachlichen Richtigkeit nicht identisch sein dürfen.
  2. Fügen Sie die Rechnung(en) stets im Original bei.
  3. Beachten Sie bitte, dass der Adressat der Rechnung (bei Erstattung aus FU-Zuwendungen) in erster Linie die FU Berlin (also die Institution) und nicht der Projektleiter oder ein(e) andere(r) Mitarbeiter(in) ist. Selbstverständlich dürfen die entsprechenden Namen zusätzlich vermerkt sein.
  4. Reichen Sie die Unterlagen bei der Rechnungsstelle der Freien Universität Berlin ein.

Wichtig:
Sofern Sie Waren aus den EU-Nachbarländern bestellen, ist es wegen der Verrechnung der Mehrwertsteuer notwendig, das EU-Rechnungsvorblatt verwenden, sowie ein Formular zur statistischen Erfassung auszufüllen.

Erstattung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten im Rahmen des Forschungsvorhabens werden erstattet, wenn die Zuwendungsbedingungen seitens des Mittelgebers dies ausdrücklich zulassen und wenn das Treffen dem Fortgang des Projektes dient (Arbeitsessen, Empfang, Workshop, Tagung, Konferenz etc.).

  1. Bitte reichen Sie eine detaillierte Abrechnung mit Originalbelegen ein und geben Sie den konkreten Anlass der Bewirtung an.
  2. Fügen Sie eine Teilnehmerliste bei (Workshops, Konferenzen etc.) bzw. notieren Sie die Namen der bewirteten Personen mit Angabe von Funktion und Einrichtung (Arbeitsessen u.ä.)
  3. Reichen Sie die Unterlagen zusammen mit einem ausgefüllten Rechnungsvorblatt bei der Rechnungsstelle der FU Berlin ein.

Erstattung von Reisekosten

Soweit im Zuwendungsvertrag bzw. Bewilligungsbescheid vereinbart, werden aus Drittmitteln auch Reisekosten erstattet. Hierbei orientiert sich die Bezuschussung an den Richtlinien des Bundesreisekostengesetzes sowie den vom Land Berlin erlassenen Rechtsverordnungen (siehe hierzu auch das Rundschreiben V 7/05). Darüber hinaus gelten die Bestimmungen des jeweiligen Zuwenders.

Reisekosten werden erstattet im Rahmen von Dienstreisen (für hauptberuflich an der FU Berlin beschäftigtes Personal sowie für studentische Hilfskräfte) oder im Rahmen einer Kostenerstattung (z.B. Privatdozenten, Beschäftigte mit Privatdienstverträgen, Stipendiaten, Studierende, sonstige Personen), soweit mit dem Mittelgeber vereinbart.

Fall A: Dienstreisen
Der/die Projektleiter/in stellt den Dienstreiseantrag an die/den jeweilige/n Vorgesetzte/n (Dekan/in, Institutsratsvorsitzende/n, Leitung der Zentraleinrichtung oder Abteilung der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), die/der auch die entsprechende Genehmigung erteilt. Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt dann nach Abschluss der Reise über das Referat I A 30. Dort sind eine Reisekostenrechnung mit Originalbelegen, sowie die Dienstreisegenehmigung und die Kopie des Dienstreiseantrages einzureichen.
Die Genehmigung von Dienstreisen für andere im Forschungsprojekt und an der FU Berlin beschäftigte Mitarbeiter/innen (s.o.) erfolgt mittels Dienstreiseantrag durch die/ den Projektleiter/in bzw. eine von ihr/ihm dazu bestimmte sachkundige Person. Die Abrechnung mit den Originalbelegen erfolgt ebenfalls über das Referat I A 3.
Fall B: Kostenerstattung
Personen, die nicht hauptberuflich an der FU Berlin beschäftigt sind (Privatdozenten, Lehrbeauftragte, Stipendiaten etc.) benötigen keine Dienstreisegenehmigung. Die Projektleitung bestätigt durch Unterschrift auf dem Reisekostenformular, dass die Erstattung der Kosten genehmigt ist. Die Abrechnung mit Originalbelegen erfolgt über das Referat I A 3.

Erstattung von Honoraren/Reisekosten an Gastwissenschaftler

Hinweise zur Vorgehensweise bei Einladungen von Gastwissenschaftlern/innen, sowie zur Abrechnung von Honoraren und Reisekosten finden Sie unter dieser Adresse.

Erstattung von Honoraren/Werkverträgen

Für die Erstattung von Honoraren oder Vergütungen aus Werkverträgen muss vom Auftragnehmer eine Rechnung gestellt werden, die im Original gemeinsam mit einer Kopie des Honorarvertrags bzw. Werkvertrags (Bestellschein) und im Falle eines Werkvertrages zusätzlich mit der ausgefüllten "Anlage zu Werkverträgen mit Privatpersonen" sowie einem ausgefüllten Rechnungsvorblatt bei der Rechnungsstelle der FU Berlin zur weiteren Bearbeitung eingereicht wird. Teilzahlungen der vereinbarten Gesamtsumme sind ebenfalls möglich.

Auszahlung von Stipendien

Stipendien werden in der Regel anhand einer Wiederkehrenden Zahlung / neu: Dauerauftrag zur Auszahlung beauftragt. Voraussetzung ist natürlich ein vom Zuwender bewilligtes Stipendium, welches anhand eines Stipendienvertrages mit dem Stipendiaten schriftlich fixiert wird. Dem Dauerauftrag sollte dieses Schriftstück in Kopie beigelegt werden.

Wichtig hierbei ist auch, dass die Auszahlung von Stipendien nur aus FU-Zuwendungen (Unterkonten) erfolgen darf.