Wenn sich Prozesse im Lauf der Zeit verändern – etwa durch geänderte gesetzliche Anforderungen, den Einsatz neuer Technologien oder durch Reorganisationsmaßnahmen – werden auch die Prozessbeschreibungen überarbeitet. Der Bearbeitungsstand bzw. die fortlaufende Aktualisierung wird über den Index dokumentiert (0.01 = Erstentwurf, 1.00 = erste freigegebene Version usw.).

Auf eine Erstdokumentation erfolgt vor Veröffentlichung im Prozessportal immer auch eine Freigabe durch die Prozessverantwortlichen. Bei späteren Prozessanpassungen wird zwischen einfachen Aktualisierungen und einer tatsächlichen Prozessüberarbeitung mit veränderten Zuständigkeiten und Abläufen unterschieden. Prozessüberarbeitungen werden grundsätzlich in einen erneuten Prüf- und Freigabeprozess eingebettet und der Index wird auf eine neue volle Version (2.00, 3.00 …) hochgesetzt. Einfache Aktualisierungen können sich z. B. auf Rechtschreibkorrekturen, die Weiterentwicklung der Modellierungsstandards oder Anpassungen im Zusammenhang mit der Umbenennung eines Organisationsbereichs beziehen.