Glossar
Ist etwas nicht ganz klar? An dieser Stelle finden Sie kurze Erläuterungen zu zentralen Begriffen rund um das Prozessmanagement.
Wenn sich Prozesse im Lauf der Zeit verändern – etwa durch geänderte gesetzliche Anforderungen, den Einsatz neuer Technologien oder durch Reorganisationsmaßnahmen – werden auch die Prozessbeschreibungen überarbeitet. Der Bearbeitungsstand bzw. die fortlaufende Aktualisierung wird über den Index dokumentiert (0.01 = Erstentwurf, 1.00 = erste freigegebene Version usw.).
Auf eine Erstdokumentation erfolgt vor Veröffentlichung im Prozessportal immer auch eine Freigabe durch die Prozessverantwortlichen. Bei späteren Prozessanpassungen wird zwischen einfachen Aktualisierungen und einer tatsächlichen Prozessüberarbeitung mit veränderten Zuständigkeiten und Abläufen unterschieden. Prozessüberarbeitungen werden grundsätzlich in einen erneuten Prüf- und Freigabeprozess eingebettet und der Index wird auf eine neue volle Version (2.00, 3.00 …) hochgesetzt. Einfache Aktualisierungen können sich z. B. auf Rechtschreibkorrekturen, die Weiterentwicklung der Modellierungsstandards oder Anpassungen im Zusammenhang mit der Umbenennung eines Organisationsbereichs beziehen.
Der Erfüllung von Aufgaben bzw. deren organisatorische Umsetzung ist u. a. durch gesetzliche Regelungen, Zielvorgaben oder Verträge ein äußerer Rahmen gesetzt. So dürfen insbesondere Verwaltungsvorgänge nicht willkürlich ablaufen. Welche rechtlichen und organisatorischen Vorgaben bei der Ausführung eines Prozesses zu beachten sind, kann den mitgeltenden Vorgaben entnommen werden.
Ein Prozess ist eine wiederkehrende, inhaltlich abgeschlossene Abfolge von Tätigkeiten mit einem definierten Startereignis (Auslöser) und einem konkreten Ergebnis (Produkt, Leistung). Dabei werden die Tätigkeiten unter Verwendung von Ressourcen (u. a. Sachmittel, Personal, Informationen) ausgeführt und deren zeitliche Reihenfolge nach sachlogischen Gesichtspunkten (z. B. Ergebnis B kann erst nach Ergebnis A vorliegen) festgelegt. Nicht selten werden (Zwischen-)Ergebnisse in nachgelagerten Prozessen weiterverarbeitet. Zwischen diesen Prozessen besteht dann eine Wechselwirkung.
Für jede Prozessbeschreibung werden auf zentraler und / oder dezentraler Ebene Prozessansprechpartner*innen festgelegt. Diese sind i. d. R. Prozessbeteiligte, die aufgrund ihrer operativen Erfahrung über einen guten Gesamtüberblick zum Prozess sowie über fachliches Know-how verfügen. Sie werden daher maßgeblich in die Prozessaufnahme bzw. -aktualisierung sowie in den formalisierten Prüfprozess vor der Freigabe einer Prozessbeschreibung eingebunden.
Prozessarten
Prozesse können entsprechend ihrer Merkmale in drei Prozessarten unterschieden werden: Steuerungsprozesse, Kernprozesse sowie Unterstützungsprozesse.
Prozessbeschreibungen oder auch Prozessmodelle sind vereinfachte Abbildungen von Arbeitsabläufen. Diese werden i. d. R. mittels eines Flussdiagramms (Flowchart) strukturiert und unter Verwendung einer Symbolsprache graphisch dargestellt. Ausgehend von einem definierten Startereignis (Prozessauslöser) werden die einzelnen Aktivitäten in einer zeitlich und sachlogisch festgelegten Reihenfolge bis zur Erreichung eines bestimmten Ergebnisses (Produkt, Verwaltungsleistung) beschrieben. Dabei wird zu jedem Prozessschritt angegeben, wer diesen ausführt bzw. wer an dessen Ausführung beteiligt ist.
Wie detailliert und genau die Prozesse beschrieben werden, hängt zum einen vom Modellierungszweck und zum anderen von der Nutzerperspektive ab. Prozesse, die z. B. im Zusammenhang mit IT-Entwicklungsprojekten zur Spezifikation von Anforderungen erhoben werden, müssen sehr präzise dargestellt werden, damit sie den besonderen fachlichen Ansprüchen gerecht werden. Demgegenüber sind Prozessbeschreibungen, bei denen der organisatorische Ablauf im Vordergrund steht, für einen breiteren Nutzerkreis bestimmt. Die angegebenen Details sollen bei der Ausführung der Prozessschritte unterstützen, ohne jedoch zu überfordern.
Bei der Beschreibung von Prozessen ist deren Zusammenwirken mit anderen Prozessen stets mitzubetrachten. So kann etwa bei einer hohen Abhängigkeit die Gestaltung des einen Prozesses das Ergebnis eines anderen Prozesses maßgeblich beeinflussen. In diesen Fällen müssen bei Veränderungen die Auswirkungen auf den anderen Prozess mitbedacht und aufeinander abgestimmt werden. Die Verflechtungen mit anderen vor- oder nachgelagerten Prozessen werden daher als Prozessschnittstellen im Ablauf dargestellt.
Prozesse lassen sich auf verschiedenen Abstraktionsebenen darstellen. Ganz oben in der Hierarchie des Prozessebenenmodells ist die Prozesslandkarte verortet, die eine schnelle Orientierung zu den Prozessen einer Gesamtorganisation oder auch nur eines Teilbereichs, wie etwa dem Bereich Studium und Lehre, bietet.
Die weitere Zergliederung eines Prozesses in verschiedene Ebenen hängt von dessen Komplexität ab. Bei sehr komplexen Prozessen kann es sinnvoll sein, thematisch zusammenhängende Prozesse in mehreren Prozessbeschreibungen darzustellen und diese in einer Prozessgruppe zusammenzufassen. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Lesbarkeit können Prozesse weiter in mehrere Teilprozesse untergliedert werden, die dann jeweils separat innerhalb einer Prozessbeschreibung abgebildet werden. Einfache Prozesse können direkt mit der Beschreibung der Abfolge von Prozessschritten beginnen, was üblicherweise in einem Flussdiagramm prägnant visualisiert wird.
Ergänzend hierzu können auf der Ebene der Prozessschritte weitere Prozessdetails aufgeführt werden, die genauer spezifizieren wie, wann und auf welcher Grundlage etwas getan werden soll. Hierbei kann es sich auch um Hinweise zu rechtlichen Vorgaben oder um Querverweise auf weitere Prozessdokumente (u. a. Anleitungen, Arbeitsanweisungen, Checklisten, Merkblätter, Vorlagen, Formulare) handeln. Diese sehr spezifischen Informationen dienen in erster Linie den Ausführenden (operative Ebene) als Unterstützung.
Prozessebenen
Bei sehr komplexen Prozessen werden thematisch zusammengehörige Prozesse in einer übergeordneten Prozessgruppe zusammengefasst. Häufig hängen diese Prozesse in einer Prozesskette zusammen und beeinflussen sich über Prozessschnittstellen gegenseitig, sodass bspw. die Bereitstellung von Ressourcen, die Genehmigung eines Antrags oder eine Entscheidung des vorgelagerten Prozesses eine Voraussetzung für den Start des Folgeprozesses ist.
Die Prozesslandkarte steht ganz oben in der Hierarchie des Prozessebenenmodells. Sie bietet auf einem sehr abstrakten Niveau eine schnelle Orientierung, welche Prozesse es in einer Organisation bzw. einem Teilbereich gibt. Die Prozesse werden dabei den drei Prozessarten Steuerungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse zugeordnet und sind oftmals – um die Übersichtlichkeit zu wahren – in Prozessgruppen zusammengefasst.
Wie sind die Prozesse einer Organisation ausgestaltet und aufeinander abgestimmt? Prozessmanagement nimmt die Ablauforganisation in den Blick. Zentrale Aufgaben sind (a) die Identifikation und Dokumentation von Prozessen, (b) deren zielorientierte, d. h. auf das gewünschte Ergebnis ausgerichtete Gestaltung, (c) die regelmäßige Überprüfung der Prozess- und Ergebnisqualität sowie (d) deren kontinuierliche Weiterentwicklung bzw. Verbesserung.
Prozesse laufen i. d. R. nicht isoliert voneinander ab, sondern stehen in Beziehung zu anderen Prozessen. An Prozessschnittstellen werden Informationen, Daten, Dokumente oder sonstige Ressourcen als Ergebnis eines vorgelagerten Prozesses an einen nachgelagerten Prozess übergeben. Voneinander abhängige Prozesse sollten daher immer in ihrem Zusammenwirken betrachtet und beschrieben werden.
Da Prozesse i. d. R. bereichsübergreifend organisiert sind, bedarf es einer übergeordneten Instanz, die diese verantwortet, d. h. diese strategisch plant und bei Problemen Maßnahmen einleitet. Die Prozessverantwortlichen sind daher auch für die Freigabe der Prozessbeschreibungen zuständig. In Bezug auf die FU-Prozessbeschreibungen sind das die Mitglieder des Präsidiums, bei bereichsspezifischen Prozessbeschreibungen ist das i. d. R. die Leitung der Organisationseinheit, die den Prozess federführend betreut bzw. dessen Ergebnisse verantwortet.