Da Prozesse i. d. R. bereichsübergreifend organisiert sind, bedarf es einer übergeordneten Instanz, die diese verantwortet, d. h. diese strategisch plant und bei Problemen Maßnahmen einleitet. Die Prozessverantwortlichen sind daher auch für die Freigabe der Prozessbeschreibungen zuständig. In Bezug auf die FU-Prozessbeschreibungen sind das die Mitglieder des Präsidiums, bei bereichsspezifischen Prozessbeschreibungen ist das i. d. R. die Leitung der Organisationseinheit, die den Prozess federführend betreut bzw. dessen Ergebnisse verantwortet.