Prozesse lassen sich auf verschiedenen Abstraktionsebenen darstellen. Ganz oben in der Hierarchie des Prozessebenenmodells ist die Prozesslandkarte verortet, die eine schnelle Orientierung zu den Prozessen einer Gesamtorganisation oder auch nur eines Teilbereichs, wie etwa dem Bereich Studium und Lehre, bietet.

Die weitere Zergliederung eines Prozesses in verschiedene Ebenen hängt von dessen Komplexität ab. Bei sehr komplexen Prozessen kann es sinnvoll sein, thematisch zusammenhängende Prozesse in mehreren Prozessbeschreibungen darzustellen und diese in einer Prozessgruppe zusammenzufassen. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Lesbarkeit können Prozesse weiter in mehrere Teilprozesse untergliedert werden, die dann jeweils separat innerhalb einer Prozessbeschreibung abgebildet werden. Einfache Prozesse können direkt mit der Beschreibung der Abfolge von Prozessschritten beginnen, was üblicherweise in einem Flussdiagramm prägnant visualisiert wird.

Ergänzend hierzu können auf der Ebene der Prozessschritte weitere Prozessdetails aufgeführt werden, die genauer spezifizieren wie, wann und auf welcher Grundlage etwas getan werden soll. Hierbei kann es sich auch um Hinweise zu rechtlichen Vorgaben oder um Querverweise auf weitere Prozessdokumente (u. a. Anleitungen, Arbeitsanweisungen, Checklisten, Merkblätter, Vorlagen, Formulare) handeln. Diese sehr spezifischen Informationen dienen in erster Linie den Ausführenden (operative Ebene) als Unterstützung.