Im Mai 2002 wurde von der Verwaltung ein neues Rundschreiben veröffentlicht, das den Umgang mit Personalvorgängen in den Beschäftigungsstellen regelt. Nachdem die bisherigen Regelungen unübersichtlich und datenschutzrechtlich bedenklich waren, stellt diese Fassung eine deutliche Verbesserung dar.

Personalvorgänge in den Fachbereichen, wissenschaftlichen Einrichtungen, Zentralinstituten, Zentraleinrichtungen und sonstigen Beschäftigungsstellen

In Abänderung des Verwaltungsrundschreibens Nr. 3/01 vom 15.03.2001 werden für die Behandlung von Personalvorgängen in den Beschäftigungsstellen die ab sofort geltenden Richtlinien bekannt gegeben:

Die Fachbereiche, wissenschaftlichen Einrichtungen, Zentralinstitute, Zentraleinrichtungen und die weiteren Beschäftigungsstellen sind berechtigt, sog. Nebenakten zu führen.Diese Nebenakten dürfen nur solche Vorgänge enthalten, die im Original oder als Doppel in der Personalakte, die ausschließlich in der zuständigen Personalstelle zu führen ist, enthalten sind und deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung der Beschäftigungsstellen zwingend erforderlich ist.

Dazu gehören insbesondere nicht:

• Kopien ärztlicher Atteste,
• Kopien von Dienstunfallanzeigen,
• Hinweise auf Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft
• sowie Notizen über die Einhaltung der Arbeitszeit, Pausenregelungen, Arbeitsverhalten o.ä.,

d.h. das Kopieren solcher Vorgänge und deren Ablage ist den Beschäftigungsstellen ausdrücklich untersagt. In die Personalvorgänge können hingegen das Beschäftigungsverhältnis betreffende Anordnungen aufgenommen werden, die von den Beschäftigungsstellen im Rahmen des Direktionsrechts erlassen worden sind (z.B. Verteilung von Teilzeitbeschäftigung auf Wochenarbeitstage).

Negative Beurteilungen (Beanstandungen, Rügen, Beschwerden etc.), die mit der Aufgabenerfüllung in den Beschäftigungsstellen im Zusammenhang stehen, sind nach Kenntnisnahme durch die/den Betroffene/n grundsätzlich an die Personalstelle weiterzuleiten. Sie gehören in der Regel nicht in die Personalunterlagen der Beschäftigungsstellen.

In Fällen, in denen die Bedeutung derartiger Beurteilungen noch nicht erkennbar ist, eine Aufbewahrung aber zur Wahrung der Rechte der/des Einzelnen oder der Beschäftigungsstelle notwendig werden kann, ist die schriftliche Niederlegung und Aufbewahrung solcher negativen Beurteilungen in den Personalvorgängen der Beschäftigungsstellen unter folgenden Voraussetzungen zulässig:

Die Verfasserinnen/Verfasser von Beschwerden o. ä. müssen aus dem Schriftstück erkennbar sein; anonyme Schreiben sind der/der Betroffenen auszuhändigen.

Die negative Beurteilung muss der/dem Betroffenen umgehend schriftlich zur Kenntnis gegeben werden.

Es ist in angemessener Zeit (ca. acht Wochen) eine Klärung herbeizuführen. Sollte sich die negative Beurteilung als gegenstandslos erweisen, werden alle Unterlagen, die diese betreffen, vernichtet.

Anweisungen und/oder einvernehmliche Absprachen sind schriftlich festzuhalten.

Die Aufbewahrung erfolgt für ein Jahr. Hat sich innerhalb dieses Zeitraumes keine neue negative Sachlage oder Erkenntnis ergeben, sind die Unterlagen unter Wahrung des Datenschützes zu vernichten.

Kann eine Klärung im o. g. Sinne nicht herbeigeführt werden, ist die zuständige Personalstelle einzuschalten.

Personalvorgänge der Beschäftigungsstellen unterliegen dem besonderen Schutz von Personaldaten und sind daher verschlossen aufzubewahren. Über ihren Inhalt ist Vertraulichkeit zu wahren.

Alle Dienstkräfte sind zu informieren, welche Mitarbeiter/innen mit der Bearbeitung von Personalvorgängen befasst sind. Die mit der Bearbeitung dieser Vorgänge betrauten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind zur besonderen Schweigepflicht unter Verwendung des beigefügten Vordrucks von der Leiterin/dem Leiter der dezentralen Einheit zu verpflichten. Die zweite Ausfertigung dieser Verpflichtung wird der Personalstelle zugeleitet und zur Personalakte genommen.

Ein Recht auf Einsichtnahme in diese Vorgänge haben nur die Betroffenen, die Vorgesetzten sowie die mit der Bearbeitung dieser Vorgänge betrauten Beschäftigten (z. B. Büroleitungen, Mitglieder des Dekanats).

Die Personalvorgänge sind unverzüglich unter Wahrung des Datenschutzes zu vernichten, sobald die Notwendigkeit für deren Führung nicht mehr besteht (Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Versetzung, Umsetzung in eine andere Beschäftigungsstelle).

Im Falle der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, der Umsetzung in eine andere Beschäftigungsstelle bzw. Versetzung in eine andere Dienststelle sind etwaige Aufzeichnungen über Urlaub, Freizeitausgleich, krankheitsbedingte Abwesenheiten ebenfalls unter Wahrung des Datenschutzes zu vernichten. Etwaige Urlaubsansprüche der/des Beschäftigten sind der neuen Beschäftigungs- oder Dienststelle gesondert schriftlich mitzuteilen.

In Zweifelsfragen ist die zuständige Personalstelle einzuschalten.

Es wird um Beachtung und hinsichtlich der Verpflichtung zur datenschutzrechtlichen Geheimhaltung nach § 8 des Berliner Datenschutzgesetzes um weitere Veranlassung gebeten, sofern noch nicht erfolgt.

Soweit der Wortlaut des Rundschreibens.

Sollten Sie dazu Fragen haben oder Beschwerden über den Umgang mit solchen Unterlagen in Ihrem Bereich, so wenden Sie sich bitte an den Personalrat.