I. Rechtliche Grundlage und wozu ein Leitfaden zur Dienstplangestaltung?

1. Der Personalrat hat nach § 85 Abs. 1 Nr. 1 Personalvertretungsgesetz, soweit nicht eine – zwingende und abschließende – gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und der Pausen sowie die Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage mitzubestimmen. Diese Mitbestimmung übt er zum Beispiel über das Genehmigungsverfahren bei Dienstplänen aus.
2. Der Leitfaden soll Verfasser:innen der Dienstpläne einen Überblick geben, worauf der Personalrat bei der Genehmigung von Dienstplänen achtet.
3. Ziel des Leitfadens ist es, schrittweise eine sachgerechte Dienstplangestaltung zu erreichen, die den Arbeitszeitgesetzen, familienfreundlichen Arbeitszeiten sowie dem Gesundheitsschutz der Beschäftigten und den betrieblichen Belangen gerecht wird.
4. Der Leitfaden ersetzt keine Dienstvereinbarungen, tarifrechtlichen und gesetzlichen Bestimmungen, einschließlich etwaiger künftiger tariflicher Bestimmungen, sondern dient ausschließlich der Orientierung.

II. Welche Dienstpläne gibt es?

Wir unterscheiden im Wesentlichen zwei Dienstplanarten:

1. Soll-Dienstplan, über den die Leitung Dienste anweist und die Beschäftigten Planungssicherheit erhalten.
2. Ist-Dienstplan, der nach Ablauf des Planungszeitraumes Grundlage für die Lohnabrechnung ist.

III. Wann und wie werden Dienstpläne erstellt und zugestellt?

1. Soll-Dienstpläne werden mindestens zwei Monate im Voraus erstellt und an den Personalrat zur Mitbestimmung versandt. Der Soll-Dienstplan soll den Beschäftigten spätestens sechs Wochen vor Beginn des Planungszeitraumes bekannt gegeben werden.
2. Der Ist-Dienstplan soll dem Personalrat im Nachgang, also unmittelbar nach Ablauf des Dienstplanzeitraums zugestellt werden.
3. Dienstpläne sollten elektronisch verfasst werden; handschriftliche Eintragungen sind nicht vorgesehen. Der Arbeitgeber sollte ggf. gewährleisten, dass Verfasser:innen von Dienstplänen entsprechend mit IT-Geräten und Software ausgestattet und durch Schulungen befähigt werden, die Dienstpläne sachgerecht erstellen zu können.

IV. Was müssen Dienstpläne enthalten?

1. Laufzeit des Dienstplanes (Beginn und Ende).
2. Beschäftigtencode (Beispiel: Mitarbeiter 001); Beschäftigte sollen aus Gründen des Datenschutzes nicht namentlich aufgeführt werden. Der Personalrat erhält eine aktuelle Schlüsseltabelle.
3. Die Diensteinteilung der Beschäftigten (Art des Dienstes und Schichtbezeichnung, Nachtschicht, Tagschicht etc.). Den Dienstarten werden in einer Legende Beginn und Ende der Arbeitszeit zugeordnet.
4. Abwesenheitszeiten zum Beispiel Krankheit, Urlaub etc. werden ohne Konkretisierung des Grundes der Abwesenheit eingetragen.
5. Der Umfang der geplanten Arbeitszeit im Gültigkeitszeitraum wird im Soll-Dienstplan eingetragen.
6. Der Umfang der geleisteten Arbeitszeit im Gültigkeitszeitraum wird im Ist-Dienstplan eingetragen.
7. Alle geänderten Dienste werden im Ist-Dienstplan farblich sichtbar gemacht.

V. Mitbestimmung und Veröffentlichung:

1. Der Dienstplan ist ein Dokument, das nur mit Zustimmung des Personalrats wirksam wird und erst nach Zustimmung durch den Personalrat veröffentlicht werden darf.
2. Sollte ein Dienstplan abgelehnt werden, treten Personalrat und Dienststelle unverzüglich in Kontakt um eine Lösung zu finden. Jede Verzögerung zu Lasten der Planungssicherheit der Beschäftigten soll vermieden werden.
3. Die rechtlichen Bestimmungen sehen vor, dass jede Dienstplanänderung mitbestimmungspflichtig ist. Ausgenommen ist einvernehmlicher Diensttausch unter Kolleg:innen. Die derzeitige Praxis wird aus Gründen der Umsetzbarkeit wie unter Ziffer III beschrieben durchgeführt und kann widerrufen werden.

VI. Worauf soll bei der Diensteinteilung im Allgemeinen geachtet werden?

1. Mindestens 15 Wochenenden im Kalenderjahr sollten einteilungsfrei bleiben.
2. Es ist eine tägliche Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach § 5 ArbZG zu gewährleisten.
3. Mitarbeiter:innen sollen nur während der Arbeitszeit gefragt werden, ob sie Dienste übernehmen. Das bedeutet insbesondere:

• Die Beschäftigten müssen in der Freizeit nicht erreichbar sein.
• Die Beschäftigten müssen nicht in der Freizeit mit Vorgesetzten Arbeitsgespräche führen.
• Telefonate zu Hause zu diesem Zweck sind von Seiten der Vorgesetzten und der anderen Beschäftigten zu unterlassen.

Werden diese drei Punkte regelmäßig nicht eingehalten, handelt es sich ggf. um eine tarifvertraglich, geregelte zu entlohnende Rufbereitschaft (siehe TV-L/FU §8 (5)).

VII. Dienstplanänderungen

1. Häufige Dienstplanänderungen stellen eine ernstzunehmende Belastung für Beschäftigte dar und belasten das Familienleben. Diese sind deshalb zu vermeiden!
2. Häufige Dienstplanänderungen deuten auf einen Personalmangel hin!
3. Sollten Beschäftigte häufig von Dienstplanänderungen betroffen sein, sollten sie sich an den Personalrat wenden und/oder eine Überlastungsanzeige stellen.