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Alumniverwaltung

Institution:

Abt. IV, Verfahrensverantwortlich: Hr. Grieshop, Fr. Brand
Dieser Service ist Teil des IT-Verfahrens Alumniverwaltung

Ansprechpartner/in:
Die Betreuung der Lösung für die Alumniverwaltung erfolgt durch die Gruppe "Personalsysteme" - Serviceverantwortlich: Fr. Cirpan-Ocak
E-Mail:
Homepage:

Seit Beginn der Alumni-Arbeit verzeichnet die Freie Universität einen stetigen Zuwachs an registrierten Ehemaligen, mittlerweile 17.500 allein im Bereich Alumni-Büro Für die IT-Unterstützung der Alumni-Arbeit wird ein Service im SAP-System angeboten.

Mit einer FU-weiten Softwarelösung auf Basis des bestehenden SAP ERP-Systems wurde ein Alumni-CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) der Firma MFplus mit Online-Komponente und angeschlossenem Buchhaltungs- / Finanzmodul, das Schnittstellen zu allen internen relevanten Systemen besitzt und automatisierte Datenabgleiche ermöglicht, eingeführt.

Die Alumni-DB dient als Instrument für…

  • Effiziente Verwaltung und Pflege der wachsenden (Adress-)datenmengen der Alumni und fachlichen Netzwerke
  • Ausbau der inhaltlichen Angebote für und von Alumni
  • Veranstaltungsorganisation

Komponenten der eAS Service-Leistung für die Alumniverwaltung

Betreuung der Adressverwaltung, des Schriftverkehrs und des Einladungsmanagements

  • Einrichten (Customizing) der Programme der Alumnidatenbank
  • Einrichten und Anpassen von Attributen, Aktionsgruppen und –merkmale sowie Titel
  • Betreuung des Alumnnibüros bei Fragen zur Alumnidatenbank
  • Diagnose und Bearbeitung gemeldeter Probleme

 

Betreuung von Berechtigungen

  • Konzeption, Einrichtung, Änderung, Test und Dokumentation von Berechtigungen zur sicherheitskonformen Nutzung des SAP Systems MFplus Alumniverwaltung

Support

  • Annahme von Problemmeldungen der Key-User
  • Fehlersuche und –behebung in der Anwendung
  • Unterstützung und Beratung der Anwender bei Problemen mit der Anwendung
  • Koordination der Fehlerbeseitigung mit der Herstellerfirma (MFplus) und Durchführung von Tests

Änderungsmanagement

  • Einspielen von Supportpackages und Updates
  • Anpassung der Programme an Änderungen
  • Aufnahme und Analyse der Änderungswünsche der Anwender
  • Technische und inhaltliche Konzeptionierung der Änderungen
  • Anfertigung von Dokumentationen zu Änderungen
  • Schulung der Key-User bzgl. neuer oder geänderter Funktionen
  • Erstellung von Schulungsunterlagen

Reporting

  • Konzeption und Anforderungsspezifikation (u. a. Lastenheft, Pflichtenheft, Fachkonzept) von angeforderten Reports aller Art
  • Koordination der Anforderungsumsetzung der beauftragten Reports mit der Herstellerfirma (MFplus) und Durchführung von Tests
  • Customizing und Erstellung angeforderter Auswertungen im Einladungsmanagement
  • Bereitstellung von Reports zum Einladungsmanagement

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Links zum Thema

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