Im Ansatz werden zu erwartende Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen im Haushaltsplan dargestellt. Die Einnahmen werden nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen nach Zwecken getrennt in voller Höhe veranschlagt.
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Anordnungsbefugnis
Ist die Befugnis, Anordnungen gegenüber der Hauptkasse der Freien Universität Berlin auszusprechen.
Anordnungsbefugt ist die/der Beauftragte für den Haushalt (Kanzler/in) oder diejenige Dienstkraft, der von der/dem Beauftragten für den Haushalt eine entsprechende Anordnungsbefugnis übertragen worden ist.
Die Ausübung der Anordnungsbefugnis erfolgt durch die Unterzeichnung der förmlichen Zahlungsanordnung (s. z.B. Änderungsanordnung). Die/der Anordnungsbefugte darf dabei auf der förmlichen Zahlungsanordnung zugleich die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigen.
Die/der Anordnungsbefugte übernimmt mit seiner Unterschrift die Verantwortung dafür, dass
•    in der förmlichen Zahlungsanordnung keine offensichtlichen Fehler enthalten sind,
•    die Bescheinigungen der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit von den dazu befugten Dienstkräften abgegeben worden sind,
•    bei zusammengefasster Bescheinigung sich zu der förmlichen Zahlungsanordnung oder ihren Anlagen aus den beizufügenden Akten oder Unterlagen eine Zahlungsverpflichtung ergibt und Betrag, Zahlungspflichtige/r oder Empfangsberechtigte/r mit diesen Unterlagen übereinstimmen,
•    Ausgabemittel zur Verfügung stehen,
•    die korrekte Kontierung (Buchungsmerkmal) angegeben ist
•    sowie bei Führen einer Kontroll-Liste über Abschlagszahlungen diese zur Prüfung bei der Anordnung vorgelegen hat.
s. rechnerische Richtigkeit; sachliche Richtigkeit, Wirtschaftsbefugnis
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Auftragserteilung
Bei Bestellungen/Aufträgen ab einem Wert von 150 Euro ist eine schriftliche Auftragserteilung erforderlich (Nr. 10.1 § 55 AV LHO). Hierfür sind regelmäßig die Bestellscheine der Freien Universität Berlin zu verwenden. Bitten beachten: Auch Beauftragungen ohne Bestellschein müssen von einer/einem Wirtschaftsbefugten unterschrieben sein (bspw. Erstattungsanträge).
Bei Bestellungen/Aufträgen sind die einschlägigen Bestimmungen des § 55 LHO nebst AV (Öffentliche Ausschreibungen, auch „Offene Verfahren“) zu beachten. Diese werden im Wesentlichen bestimmt bzw. ergänzt durch die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A). Grundsätzlich besagen diese Bestimmungen, dass eine sog. freihändige Vergabe (auch „Verhandlungsverfahren“), d.h. die Auftragserteilung ist auf Grundlage von eingeholten Vergleichsangeboten nur bis zu einer Wertgrenze von 10.000 Euro zulässig. Wenn der Auftragswert über dieser Grenze liegt, wird daher dringlich empfohlen, die zuständige Bereichsverwaltung und/oder das Referat II C Zentraler Einkauf – hinzuzuziehen. Es wird in diesem Zusammenhang auf die Beachtung des Rundschreibens H 04/2015 zu den Wertgrenzen bei der Vergabe von Aufträgen hingewiesen.
Grundsätzlich sind bei allen Bestellungen/Aufträgen Vergleichsangebote einzuholen. Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert bis zu 1.000 Euro ist ein formloser Preisvergleich ausreichend (€-Beträge jeweils inkl. MwSt.). Bei Beschaffungen über das Online-Bestellsystem UniKat der Freien Universität Berlin entfällt eine weitergehende Preisprüfung, da das Beschaffungsreferat II C nur bereits geprüfte bzw. über Ausschreibungen ausgewählte Produkte enthält. Bei günstigeren Angeboten ist ein Verweis auf die Preise und Verdingungsbedingungen im UniKat ausreichend.
Wir bitten zu beachten, dass bei den Angeboten von UniKat i.d.R. weiterführende Serviceleistungen enthalten sind und so teilweise im Vergleich ein leicht erhöhter Preis zustande kommen kann.
Vergabeentscheidungen sind aktenkundig zu machen, insbesondere erfordert ein Verhandlungsverfahren bei Wertgrenzen oberhalb von 10.000 Euro eine dezidierte Begründung unter Bezug auf die von der LHO bzw. der VOL/A zugelassenen Ausnahmetatbestände. Für alle Vergabeunterlagen gelten die Aufbewahrungsfristen für Belege, i.d.R. sechs Jahre.
Beschaffungen im Bereich der Informationstechnik sind vor Erteilung des Auftrags mit den IT-Beauftragten der dezentralen Bereiche abzustimmen. Die IT-Beauftragten können im elSA-Portal (Kachel Information Beschäftigte) abgerufen werden. Siehe auch Beschaffung - EDV / IT