Bereits jetzt nutzen Einrichtungen der Freien Universität soziale Medien, um mit Studierenden, Studieninteressierten, Alumni und Journalisten in Kontakt zu treten. Als Orientierung und Unterstützung der Bereiche, der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie als Grundlage eines einheitlichen Auftretens in sozialen Medien, hat die Universität „Grundregeln zur Verwendung sozialer Netzwerke“ verabschiedet.

Dezentrale Kommunikation – zentrale Verantwortung

Die Grundregeln skizzieren den Rahmen einer möglichen Nutzung von sozialen Medien an der Freien Universität und regeln  insbesondere die Verantwortlichkeiten bei der Kommunikation im Social Web. „In den Grundregeln wird beispielsweise beschrieben, wer unter welchen Bedingungen im Namen seines Bereichs, seiner Einrichtung – oder im Namen der Universität als Gesamtinstitution – über offizielle Benutzerkonten im Social Web kommunizieren darf“, sagt Professor Nicolas Apostolopoulos, Leiter des Centers für Digitale Systeme (CeDiS). Er hat das Regelwerk zur Nutzung sozialer Medien gemeinsam mit der Zentralen Online-Redaktion und dem Rechtsamt der Freien Universität entwickelt.

Neben einem zentralen Angebot in sozialen Netzwerken, ermöglichen die Grundregeln auch dezentralen Einrichtungen im Social Web aktiv zu sein. Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung, Zentraleinrichtungen oder dem Präsidium zugeordnete Bereiche müssen vor der Einrichtung eines offiziellen Benutzerkontos zunächst die Stabsstelle Presse und Kommunikation informieren und sich ihre Teilnahme an Facebook, Twitter & Co vom Präsidium genehmigen lassen. Dezentrale Einrichtungen wie Fachbereiche, Institute oder sonstige Einrichtungen können im Namen ihrer Einrichtung im Social Web agieren. Doch auch sie sollten die Pressestelle über ihre Aktivitäten in sozialen Medien informieren.

Mit der Teilnahme an Facebook, Twitter oder anderen sozialen Medien stellt sich eine Einrichtung nicht nur selbst dar; sie repräsentiert gleichzeitig die Freie Universität Berlin und nimmt damit eine besondere kommunikative Verantwortung wahr. „Mit der Nutzung sozialer Netzwerke tritt die Universität automatisch vielstimmiger auf. Es ist deshalb wichtig, dass sich jede einzelne Einrichtung darüber im Klaren ist, dass sie als ein Teil der Gesamtinstitution auftritt. Mit den Grundregeln bekommen sie nun einen Leitfaden an die Hand, der sie dabei unterstützten soll“, sagt Stephan Töpper, der die Zentrale Online-Redaktion leitet.

Ein einheitliches Erscheinungsbild auch im Social Web

Ergänzt werden diese Regelungen durch ein neues, ausschließlich für soziale Medien bestimmtes Logo, das in das Corporate Design der Freien Universität integriert wurde und allen Bereichen zur Nutzung im Social Web zur Verfügung steht (www.fu-berlin.de/sites/cd/socialweb). Das neue Social-Web-Logo folgt den speziellen Rahmenbedingungen für Darstellungen in sozialen Medien und findet daher nur dort seine Verwendung. Es kann auf unterschiedliche Art und Weise in den jeweiligen Social-Media-Auftritt eingebunden werden – im Titelbild (Facebook) oder im Hintergrund (z. B. Twitter, YouTube).

„Durch das Social-Web-Logo wird die Zugehörigkeit einer Einrichtung oder eines Bereichs zur Freien Universität deutlich. So ist die Freie Universität in ihrer Vielfalt auch in sozialen Netzwerken schnell wiedererkennbar. Das jeweilige Profilbild kann jede Einrichtung individuell gestalten, sodass sie auch als solche unverwechselbar bleibt“, sagt Nicolas Apostolopoulos. 

Leitlinien für die erfolgreiche Kommunikation in sozialen Netzwerken

Die „Leitlinien zur Verwendung sozialer Netzwerke“ geben Handlungsempfehlungen für die berufliche und offizielle Kommunikation im Social Web. Sie informieren über die „Netiquette“, also die allgemeinen Umgangsformen, beschreiben aber auch, wie Social-Media-Angebote sinnvoll und verantwortungsvoll genutzt werden können.

Viele Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sind privat in sozialen Netzwerken unterwegs, sie kommunizieren mit Freunden, teilen interessante Links, bewerten oder empfehlen Produkte und diskutieren über aktuelle Themen. Im täglichen Umgang mit sozialen Medien lauern auch Gefahren, die auch bei der beruflichen Nutzung sozialer Medien beachtet werden sollten.

Wie regelt man zum Beispiel die Datenschutzeinstellungen bei Facebook? Welche Fotos kann man einstellen, ohne Persönlichkeitsrechte zu verletzen? „Der große Unterschied zwischen dem Internetauftritt der Freien Universität und Präsenzen in sozialen Medien liegt hier darin, dass man Inhalte auf externe Seiten stellt und damit – wie im Falle von Facebook – Nutzungsrechte überträgt“, sagt Stephan Töpper. 

Konkrete Fragen zur Verwendung einzelner Plattformen, zur Einrichtung und Pflege von Präsenzen im Social Web, zu rechtlichen Aspekten oder zum Datenschutz im Umgang mit Facebook & Co. werden in dem übergreifenden Leitfaden nicht berührt.

„Die Funktionalitäten sozialer Netzwerke entwickeln sich rasant. Dadurch ergeben sich nicht nur neue Möglichkeiten, sondern auch Risiken, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz“, sagt Nicolas Apostolopoulos. „Deshalb haben wir uns entschieden, diese Informationen in einer ergänzenden FAQ-Sammlung bereitzustellen. Diese wird kontinuierlich aktualisiert und erweitert.“ Die Sammlung ist zu finden unter www.fit.fu-berlin.de/it-richtlinien/social_web/faq-soziale-netzwerke.

Medienkompetenz, Praxistipps, Vernetzung und Austausch

Alle Informationen zum Thema „Social Web“ wurden für die Beschäftigten der Freien Universität aufbereitet und stehen in gebündelter Form unter www.fu-berlin.de/themen/social-media zur Verfügung. Ein spezielles Workshop-Angebot für die Beschäftigten der Universität, das vom Center für Digitale Systeme in Zusammenarbeit mit der Zentralen Online-Redaktion angeboten wird, soll ihnen bei der praktischen Anwendung sozialer Medien in Öffentlichkeitsarbeit, Lehre und Forschung helfen.

Die Teilnehmenden erhalten Praxistipps, einen Überblick über die wichtigsten Social-Media-Anwendungen und erfahren, wie sie datenschutzrechtliche Probleme und rechtliche Risiken beim Umgang mit sozialen Medien vermeiden. Die Termine finden Sie unter www.cedis.fu-berlin.de/e-learning/schulungen/workshops/social_media.

Weitere Informationen Lesen Sie in den nächsten Tagen in der campus.leben-Reihe „Der Einsatz sozialer Medien an der Freien Universität“ mehr zu den Themen Datenschutz in sozialen Netzwerken, erfolgreiche Beispiele aus der Praxis. Lesen Sie hier den Auftakt der Artikelreihe.