Prozessaufnahme und -modellierung
Vorgehen bei der Prozessmodellierung
Die hier im Prozessportal veröffentlichten Prozessbeschreibungen gelten für den Bereich Studium und Lehre der Freien Universität Berlin. Daneben können – auf Anfrage – ggf. auch bereichsspezifisch Prozesse dokumentiert werden.
Am Anfang erfolgt immer eine Bedarfsklärung, in der u. a. die Ziele und das genaue Vorgehen zur Prozessaufnahme bzw. -anpassung situationsbezogen festgelegt wird.
Die Qualität der Prozessbeschreibungen wird über ein Abstimmungsverfahren mit den Vertreter*innen der am Prozess beteiligten Bereiche sowie durch ein systematisches Prüf- und Freigabeverfahren gewährleistet. Letzteres ist ein entscheidender Schritt, um mittels der Prozessbeschreibungen eine Verfahrensverbindlichkeit herzustellen.
Das partizipativ angelegte Verfahren fördert nicht nur ein gemeinsames Prozessverständnis. Nicht selten regt der bereichsübergreifende Austausch auf Prozessebene zur Reflexion der alltäglichen Arbeit an und führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Verwaltungspraxis.
Grundsätze für Prozessmodellierung
Was gibt es zu beachten?
Die Dokumentation von Prozessen ist eine Herausforderung, in der es gilt, die Realität mit z. T. recht komplexen Sachverhalten in einem stark vereinfachten Modell abzubilden. Es ist zu entscheiden, wie sich Prozesse voneinander abgrenzen (wo beginnt der Prozess, wo hört er auf?) und welche Informationen dargestellt bzw. weggelassen werden. Eng damit verknüpft sind die Fragen, woraus sich der konkrete Bedarf für die Prozesserhebung ableitet (Modellierungszweck) und wie der zu erwartende Aufwand im Verhältnis zum Nutzen steht.
Nicht jeder Prozess muss aufwendig dokumentiert und gepflegt werden. Gleichwohl kann eine Prozessbeschreibung dazu beitragen, ein einheitliches Verwaltungshandeln zu gewährleisten oder etwa in Vorbereitung auf die Einführung eines neuen Verfahrens einen umsetzungsfähigen Soll-Ablauf zu definieren. Im Vordergrund steht dabei die Prozessgestaltung aus organisatorischer Sicht (Wer macht was, wann und wie?). Die Dokumentationstiefe und Detailgenauigkeit sind darauf ausgerichtet, organisationales Handeln zu unterstützen und zu verbessern, indem sie Regelungen der Zusammenarbeit konkretisieren, als Ressource des Wissensmanagements dienen und eine Analyse der Ablauforganisation ermöglichen.
Eine besondere Herausforderung bei der Dokumentation von FU-weiten Prozessen ist das Dezentralitätsprinzip. So können die Fachbereiche und Zentralinstitute innerhalb formaler und rechtlicher Rahmenvorgaben ihre Prozesse im Bereich Studium und Lehre so organisieren und gestalten, dass sie die an sie gerichteten Aufgaben unter Berücksichtigung ihrer Größe und Struktur bestmöglich erfüllen können. Diese Gestaltungsspielräume führen dazu, dass sich Prozesse nicht immer auf eine einheitliche Sicht reduzieren lassen. Die FU-Prozessbeschreibungen bilden daher den Verfahrensstandard bzw. die groben Verfahrensvarianten ab, wie sie nach Abstimmung und im Konsens mit den Fachbereichen und Zentralinstituten überwiegend praktiziert werden.
Um die Prozessbeschreibungen einem möglichst breiten Nutzerkreis zugänglich zu machen, wird eine leicht verständliche und standardisierte Symbolsprache eingesetzt. Dieser Modellierungsstandard ermöglicht es den Nutzer*innen sich schnell an den Lesefluss und die Symbolik zu gewöhnen. Gleichzeitig ermöglicht er es, Prozesse miteinander zu vergleichen und Gemeinsamkeiten bzw. Unterschiede herauszufiltern. Die zentral organisierte Erhebung und Aktualisierung der Abläufe gewährleistet die Einhaltung dieser Dokumentationsstandards sowie darüber hinaus die Konsistenz der Prozessbeschreibungen im Systemzusammenhang. Wechselwirkungen zwischen Prozessen können auf diese Weise leicht identifiziert und mitbedacht werden.