Ergebnisse eines Austauschs von Schulungsteilnehmer*innen zum Nutzen des Prozessmanagements
Bildquelle: Katja Buchholz
Was bieten Ihnen die Prozessdokumentationen?
Reibungslose Abläufe: Mit den Prozessdokumentationen wollen wir bei allen Prozessbeteiligten Klarheit und Verbindlichkeit in Bezug auf Abläufe, Zuständigkeiten, Verfahrensstandards und die zugrundeliegenden Rahmenvorgaben herstellen. Denn ein gemeinsames Prozessverständnis schafft Verfahrenssicherheit über die Bereichsgrenzen hinaus (Wer macht was, wann und wie?).
Weitergabe von Prozesswissen: Mitarbeiter*innen können das in den Prozessbeschreibungen festgehaltene Wissen nutzen, um sich z. B. in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten oder sich zu den Abläufen zu vergewissern.
Grundlage für Prozesseinführungen, -anpassungen und -optimierungen: Durch die Visualisierung der Abläufe machen wir auch komplexere Prozesse auf eine einfache Art transparent und verständlich. Auf dieser gemeinsamen Basis können neu zu etablierende Verfahren definiert und auch notwendige Prozessanpassungen gezielt kommuniziert und abgestimmt werden, etwa im Rahmen von Reorganisationsprojekten, im Zuge der Implementierung neuer IT-Verfahren oder aufgrund veränderter gesetzlicher Vorgaben und Anforderungen. Gleichzeitig können die Prozessbeschreibungen auch als Ausgangspunkt für die systematische Betrachtung und kritische Analyse von Prozessen und ihren vielfältigen Verflechtungen genutzt werden, um z. B. die bereichs- oder prozessübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und Verwaltungsverfahren zu optimieren.